Seiten, Gruppen und Abschnitte

Erstellen Sie gut strukturierte Berichte mit Hilfe von Seiten, Seitengruppen und Abschnitten

Stellen Sie sich die Organisation eines Berichts vor wie die Planung einer Gemeinderatssitzung. Sie benötigen verschiedene Bereiche für unterschiedliche Themen. Außerdem brauchen Sie eine klare Navigation, damit die Teilnehmer finden können, was sie benötigen. Und schließlich einen logischen Ablauf, der für alle Anwesenden verständlich ist.

Das dreistufige System

Die Berichtsstruktur verwendet drei Arten von Organisationselementen. Diese arbeiten zusammen, um klare und navigierbare Dokumente zu erstellen:

Seiten (Inhaltsbereiche)

Seiten sind der Ort, an dem Ihr tatsächlicher Inhalt lebt - wie einzelne Räume in einem Gebäude:

• Zusammenfassung - Überblick auf hoher Ebene mit wichtigen Kennzahlen

• Haushaltsanalyse - Detaillierte finanzielle Aufschlüsselung und Diagramme

• Behördenleistung - Einzelne Berichte der Behörden

• Empfehlungen - Maßnahmenpunkte und nächste Schritte

Seiten enthalten:

• Text-Blöcke

• Datenvisualisierungen (Auswertungen)

• Bilder und Fotos

• Spaltenlayouts

Gruppen (Behälter)

Gruppen organisieren verwandte Seiten zusammen - wie Abteilungen in einem Gebäude:

• Übersichtsgruppe - Enthält Zusammenfassungs- und Einführungsseiten

• Finanzgruppe - Enthält alle Haushalts- und Finanzanalyseseiten

• Behördengruppe - Enthält einzelne Behördenleistungsseiten

• Anhanggruppe - Enthält unterstützende Dokumentation und detaillierte Daten

Gruppen enthalten:

• Mehrere verwandte Seiten

• Logische Organisation

• Einklappbare Navigation

• Hierarchische Struktur

Abschnitte (Überschriften)

Abschnitte sind einfache Trenner - wie Schilder in einem Gebäude:

• Einführung - Überschrift vor einleitendem Inhalt

• Methodik - Überschrift zur Erklärung Ihres Ansatzes

• Datenquellen - Überschrift für technische Informationen

• Danksagungen - Überschrift für Würdigungen

Abschnitte enthalten:

• Nur einen Titel/eine Überschrift

• Keinen untergeordneten Inhalt

• Visuelle Trennung

• Themenkennzeichnungen

Wann Sie jeden Typ verwenden sollten

Verwenden Sie Seiten, wenn:

• Sie umfangreichen Inhalt zu präsentieren haben

• Themen separate Aufmerksamkeit und Raum benötigen

• Verschiedene Zielgruppen möglicherweise auf verschiedene Inhalte zugreifen

• Sie umfangreiche Formatierung und mehrere Inhaltsblöcke wünschen

Beispiele:

• Umfassende Haushaltsanalyse mit Diagrammen und Erklärungen

• Behördenleistungsüberprüfung mit Kennzahlen und Kommentaren

• Zusammenfassung mit wichtigen Highlights und Empfehlungen

Verwenden Sie Gruppen, wenn:

• Sie mehrere verwandte Seiten haben

• Inhalt logische Organisation benötigt

• Benutzer von hierarchischer Navigation profitieren

• Sie einklappbare Abschnitte für eine bessere Übersicht wünschen

Beispiele:

• Alle Finanzseiten unter "Haushalt & Finanzen" gruppiert

• Mehrere Behördenberichte unter "Behördenleistung" gruppiert

• Verschiedene Anhänge unter "Unterstützende Dokumentation" gruppiert

Verwenden Sie Abschnitte, wenn:

• Sie einfache Thementrennung benötigen

• Überschriften keine untergeordneten Inhalte erfordern

• Visuelle Pausen die Lesbarkeit verbessern

• Einfache Organisation ausreichend ist

Beispiele:

• "Methodik" - erklärt nur den Ansatz, keine Unterseiten erforderlich

• "Zusammenfassung" - einzelnes Thema, nicht mehrere Seiten

• "Danksagungen" - einfache Überschrift für Würdigungen

Erstellung Ihrer Berichtsstruktur

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Planen Sie Ihre Inhaltshierarchie

Bevor Sie Strukturelemente erstellen, skizzieren Sie, was Sie benötigen:

Einfacher Bericht

Grundstruktur für fokussierte Berichte:

• Zusammenfassung (Seite)
Methodik (Abschnitt)
• Analyseergebnisse (Seite)
• Empfehlungen (Seite)
Datenquellen (Abschnitt)

Gut geeignet für: Einthema-Berichte, kurze Analysen, fokussierte Präsentationen

Behördenbericht

Struktur für Mehrbehörden-Analyse:

• Übersicht (Gruppe)
  ├─ Zusammenfassung (Seite)
  └─ Wichtige Erkenntnisse (Seite)
• Behördenanalyse (Gruppe)
  ├─ Öffentliche Sicherheit (Seite)
  ├─ Gesundheitsdienste (Seite)
  └─ Öffentliche Arbeiten (Seite)
• Empfehlungen (Seite)

Gut geeignet für: Mehrbehörden-Überprüfungen, vergleichende Analysen

Umfassender Bericht

Struktur für komplexe Berichte mit mehreren Zielgruppen:

• Führungsübersicht (Gruppe)
  ├─ Wichtige Highlights (Seite)
  └─ Strategische Empfehlungen (Seite)
• Finanzanalyse (Gruppe)
  ├─ Haushaltszusammenfassung (Seite)
  ├─ Einnahmenanalyse (Seite)
  └─ Ausgabendetails (Seite)
• Betrieb (Gruppe)
  ├─ Dienstleistungserbringung (Seite)
  └─ Leistungskennzahlen (Seite)
Methodik (Abschnitt)
• Anhänge (Gruppe)
  ├─ Detaillierte Daten (Seite)
  └─ Technische Hinweise (Seite)

Gut geeignet für: Jahresberichte, umfassende Überprüfungen, Präsentationen für mehrere Interessengruppen

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Erstellen Sie Ihre Strukturelemente

Bauen Sie Ihre Organisation schrittweise auf:

1. Hauptelemente hinzufügen:

   • Klicken Sie auf "Seite hinzufügen", "Gruppe hinzufügen" oder "Abschnitt hinzufügen"

   • Geben Sie jedem Element einen klaren, beschreibenden Namen, indem Sie doppelt auf den Namen klicken

   • Denken Sie an den logischen Ablauf und die Reihenfolge

2. Hierarchisch organisieren:

   • Ziehen Sie Seiten in Gruppen, um verschachtelte Struktur zu erstellen

   • Ordnen Sie Elemente neu durch Ziehen nach oben oder unten

   • Benennen Sie Elemente um, indem Sie auf ihre Namen klicken

3. Navigation testen:

   • Klicken Sie sich durch Ihre Struktur

   • Stellen Sie sicher, dass der logische Ablauf für Ihre Zielgruppe funktioniert

   • Überprüfen Sie, ob die Gruppierungen Sinn ergeben

Beginnen Sie einfach und erweitern Sie nach Bedarf. Sie können später jederzeit neu organisieren, indem Sie Elemente herumziehen.

3

Inhalt zu Seiten hinzufügen

Sobald die Struktur bereit ist, füllen Sie Ihre Seiten:

1. Klicken Sie auf eine Seite, um sie zur Bearbeitung zu öffnen

2. Inhaltsblöcke hinzufügen mit der "+" Schaltfläche:

   • Text für Erklärungen und Analysen

   • Auswertungen für Datenvisualisierungen

   • Bilder für unterstützende Grafiken

   • Spalten für professionelle Layouts

3. Inhalt fokussiert halten:

   • Jede Seite sollte einen klaren Zweck haben

   • Verwenden Sie Überschriften, um langen Inhalt aufzuteilen

   • Fügen Sie Kontext und Erklärungen für Daten hinzu

Profi-Tipp: Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung oben auf jede Seite, die erklärt, was Leser finden werden. Dies hilft bei der Navigation und setzt Erwartungen.

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Für verschiedene Zielgruppen optimieren

Berücksichtigen Sie, wie verschiedene Personen Ihren Bericht nutzen werden:

Führungskräfte

Führungsfreundliche Struktur erstellen:

• Setzen Sie wichtige Erkenntnisse an den Anfang

• Gruppieren Sie detaillierte Analysen am Ende

• Verwenden Sie klare, beschreibende Benennung

• Fügen Sie Navigationshilfen hinzu

Beispielstruktur:

• Zusammenfassung (Seite) ← Hier beginnen
• Wichtige Empfehlungen (Seite)
• Detaillierte Analyse (Gruppe) ← Optionale Lektüre
  └─ Verschiedene Analyseseiten

Behördennutzer

Behördenspezifische Inhalte leicht auffindbar machen:

• Nach Behörde oder Funktion gruppieren

• Vertraute Terminologie verwenden

• Behördenspezifische Auswertungen einbeziehen

• Kontext für behördenübergreifende Daten bereitstellen

Beispielstruktur:

• Übersicht (Seite)
• Nach Behörden (Gruppe)
  ├─ Ihre Behörde (Seite) ← Hervorgehoben
  ├─ Verwandte Behörden (Seite)
  └─ Alle Behörden Zusammenfassung (Seite)

Öffentliche Zielgruppen

Zugängliche Struktur für externe Leser erstellen:

• Mit Hintergrund und Kontext beginnen

• Einfache Sprache in der Navigation verwenden

• Technische Details separat gruppieren

• Erklärende Inhalte einbeziehen

Beispielstruktur:

• Was dieser Bericht zeigt (Seite)
• Wichtige Erkenntnisse (Seite)
Hintergrund (Abschnitt)
• Detaillierte Daten (Gruppe) ← Optionaler technischer Inhalt

Tipps

Benennungskonventionen

• Verwenden Sie klare, beschreibende Namen, die den Inhalt anzeigen

• Vermeiden Sie interne Fachsprache, besonders für öffentlich zugängliche Berichte

• Seien Sie konsistent mit Benennungsmustern bei ähnlichen Elementen

• Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe - verwenden Sie Terminologie, die sie verstehen

Strukturtiefe

• Begrenzen Sie Verschachtelung auf 2-3 Ebenen für Klarheit

• Gruppieren Sie verwandte Inhalte, aber vermeiden Sie Über-Kategorisierung

• Testen Sie die Navigation mit echten Benutzern, wenn möglich

• Halten Sie ähnliche Inhalte zusammen für einfachen Vergleich

Inhaltsverteilung

• Gleichen Sie Seitenlängen aus - vermeiden Sie übermäßig lange oder sehr kurze Seiten

• Gruppieren Sie ergänzende Informationen im selben Abschnitt

• Verwenden Sie Abschnitte sparsam - nur wenn einfache Überschriften ausreichen

• Berücksichtigen Sie den Lesefluss und logische Progression

Denken Sie daran: Gute Struktur dient Ihren Lesern, nicht nur Ihrer Organisation. Testen Sie Ihre Struktur mit Personen aus Ihrer Zielgruppe, um sicherzustellen, dass sie aus deren Perspektive Sinn ergibt.