Organisationsverwaltung
Verwalten Sie Mitglieder, Gruppen, Tags und Verbindungen.
Eine Organisation ist das Zuhause für alle Arbeitsbereiche und Lösungen. Wir empfehlen, mit Ihrer öffentlichen Verwaltung innerhalb einer einzigen Organisation zu arbeiten – das ist der ideale Weg, um effizient mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten.
Eine Organisation in der Polyteia-Plattform steht für Ihre Verwaltungseinheit oder ihre Behörde (z. B. Landkreisverwaltung oder Landesbehörde). Sie ist der zentrale Ort zur Verwaltung von Nutzern, Gruppen, Tags und Verbindungen.
Alles geschieht im Kontext einer Organisation:
Nutzer und ihre Rollen werden hier definiert
Der Zugriff auf Daten und Lösungen wird organisationsbasiert gesteuert
Über Connect ist eine Zusammenarbeit mit anderen Organisationen möglich
Nur Administratoren können die Einstellungen der Organisation verwalten.
Bestandteile einer Organisation
Jede Organisation umfasst:
Mitglieder
Nutzer:innen und ihre Rollen (Administrator oder Mitglied) verwalten
Gruppen
Benutzergruppen zum einfachen Teilen und für Rechteverwaltung
Tags
Labels zur Organisation und Filterung von Datensätzen, Lösungen u.v.m.
Persönliche Zugriffsschlüssel
API-Zugänge für Integrationen generieren
Connect
Einseitige Verbindungen mit anderen Organisationen einrichten
Sie finden all diese Bereiche unter Einstellungen → [Ihre Organisation].
Administratoren können:
Neue Mitglieder per E-Mail einladen
Rollen zuweisen (Administrator, Mitglied)
Rollen bearbeiten oder Mitglieder entfernen
Gruppen helfen Ihnen:
Zugriff für mehrere Personen gleichzeitig zu steuern
Zwischen Bearbeiten und Lesen zu unterscheiden
Nutzer:innen thematisch oder organisatorisch zu gruppieren
Tags erleichtern das Filtern und Suchen in:
Datensätzen
Auswertungen
weiteren Ressourcen
Jeder Tag hat einen Namen, eine Farbe und eine optionale Beschreibung.
PAKs ermöglichen den API-Zugriff ohne Benutzername/Passwort. Sie sind:
Zeitlich begrenzt (z. B. 30 Tage)
Rechtegesteuert
Für Integrationen und Automatisierung geeignet
Mit Polyteia Connect können Sie:
Eine einseitige Verbindung zu einer anderen Organisation initiieren
Bestimmte Mitglieder freigeben, damit sie eingeladen werden können
Eingehende Verbindungen akzeptieren
Auf Ebene der Organisation in der Polyteia-Plattform gibt es grundsätzlich zwei Rollen:
Administratoren haben volle Kontrolle. Dazu gehört das Bearbeiten von Organisations-Metadaten, das Einladen von Nutzern, das Erstellen von Arbeitsbereichen sowie das Verwalten von Nutzerlizenzen
Mitglieder besitzen eingeschränkte Berechtigungen und können lediglich die Organisations-Metadaten einsehen.
Im Folgenden ein umfassender Überblick:
Organisation
Organisationsnamen, Beschreibung und alle Organisationseinstellungen anzeigen und bearbeiten
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Verbindungen zu anderen Polyteia-Organisationen (geteilte Arbeitsbereiche)
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Erstelle Zugriffschlüssel (PAKs)
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Organisationsnamen und Beschreibung anzeigen
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Nutzerverwaltung
Nutzer zur Organisation als Mitglieder einladen
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Erstellen und anzeigen von Gruppen
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Arbeitsbereiche
Arbeitsbereiche erstellen
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Details eines Arbeitsbereichs einsehen
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Liste aller Arbeitsbereiche einsehen
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Ressourcen
Tags erstellen
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Bewährte Vorgehensweisen
Beschränken Sie den Administrator-Zugriff, damit nur notwendige Nutzer Einstellungen ändern, Benutzer einladen und Arbeitsbereiche erstellen können.
Nutzen Sie die Rolle Mitglieder, um Benutzergruppen zu verwalten und gleichzeitig deren Möglichkeit einzuschränken, Organisationseinstellungen zu verändern.
Fügen Sie Nutzer, die zur Organisation hinzugefügt werden, gleichzeitig relevanten Arbeitsbereichen und Lösungen hinzu (sofern Berechtigungen dies zulassen), damit sie aktiv beitragen können.
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