Berichtsansichten

Erstellen und teilen Sie angepasste Versionen Ihrer Berichte mit verschiedenen Filtern und Berechtigungen.

Stellen Sie sich Berichtsansichten wie verschiedene Wege vor, ein und dasselbe Fotoalbum zu betrachten. Sie haben ein Hauptalbum (den Bericht), aber Sie können verschiedene Ansichten erstellen, die nur bestimmte Fotos zeigen oder sie für verschiedene Personen anders organisieren.

Was Berichtsansichten sind

Berichtsansichten ermöglichen es Ihnen, angepasste Versionen Ihrer Berichte zu erstellen mit:

• Verschiedenen Seitenauswahlen - Zeigen Sie nur bestimmte Teile Ihres Berichts

• Vereinfachtem Teilen - Geben Sie Personen Zugriff ohne vollständige Berichtsberechtigung

• Mehreren Perspektiven - Derselbe Bericht, verschiedene Schwerpunkte für verschiedene Zielgruppen

• Zugriff nur zum Ansehen, nicht zum Bearbeiten - Personen können die Ansicht sehen, aber nicht den ursprünglichen Bericht bearbeiten

Praxisbeispiel: Der Haushaltsplan Ihrer Gemeinde könnte eine Ansicht für Abteilungsleiter haben (zeigt alle Abteilungen) und eine andere Ansicht für den Gemeinderat (zeigt nur Gesamtsummen und wichtige Highlights).

Ansichten vs. Berichte: Was ist der Unterschied?

Berichte (Vollzugriff)

Berichte sind wie das Hauptdokument:

• Können von Eigentümern und Bearbeitern bearbeitet werden

• Zeigen alle Daten und alle Seiten

• Vollständige Funktionalität verfügbar

• Können sensible oder detaillierte Informationen enthalten

• Berechtigungen werden von Berichtseinstellungen übernommen

Wer nutzt Berichte:

• Berichtersteller und Mitarbeiter

• Teammitglieder, die Inhalte bearbeiten müssen

• Personen mit vollständigem Zugriff auf die zugrunde liegenden Daten

Ansichten (Angepasster Zugriff)

Ansichten sind wie angepasste Kopien:

• Nur schreibgeschützter Zugriff

• Können bestimmte Seiten oder Gruppen ausblenden

• Sicher für breiteres Teilen

• Separates Berechtigungssystem

Wer nutzt Ansichten:

• Externe Interessengruppen

• Personen, die nur spezifische Informationen benötigen

• Verschiedene interne Zielgruppen

• Abteilungsleiter, die nur ihren Bereich betrachten

Wann Berichtsansichten verwendet werden sollten

1

Teilen mit internen Interessengruppen

Wenn Sie Berichtseinsichten mit verschiedenen Gruppen innerhalb Ihrer Organisation teilen müssen:

• Stadtverwaltung teilt Haushaltszusammenfassungen mit Abteilungsleitern

• Gesundheitsamt teilt Impfdaten mit dem Stadtrat

• Schulbezirk teilt Einschreibungsdaten mit Vorstandsmitgliedern

2

Abteilungsspezifische Ansichten

Wenn verschiedene Gruppen verschiedene Teile desselben Berichts sehen müssen:

• Jede Abteilung sieht nur ihre Haushaltszuweisungen

• Verschiedene Regionen betrachten ihre spezifischen Leistungskennzahlen

• Verschiedene Teams greifen auf ihre relevanten Projektdaten zu

3

Vereinfachte Präsentationen

Wenn Sie wichtige Einsichten ohne überwältigende Details zeigen möchten:

• Zusammenfassungen für Führungskräfte aus detaillierten Betriebsberichten

• Übergeordnete Trends ohne komplexe Analysen

• Wichtige Leistungsindikatoren für Stakeholder-Meetings

Wie Ansichten funktionieren

Die Beziehung

1. Sie erstellen einen Bericht mit all Ihren Daten, Diagrammen und Analysen

2. Sie erstellen Ansichten aus diesem Bericht mit spezifischen Seitenauswahlen oder Konfigurationen

3. Sie teilen die Ansichts-Links anstelle des vollständigen Berichts

4. Betrachter sehen nur das, was die Ansicht zu zeigen konfiguriert ist

Berechtigungsstruktur

• Berichtsberechtigungen: Kontrollieren, wer den ursprünglichen Bericht bearbeiten kann

• Ansichtsberechtigungen: Kontrollieren, wer jede spezifische Ansicht sehen kann

• Ansichtszugriff: Immer schreibgeschützt, unabhängig von Berichtsberechtigungen

• Ansichtsverwaltung: Nur Berichtseigentümer und -bearbeiter können Ansichten erstellen, bearbeiten und verwalten

Ansichten aktualisieren sich automatisch, wenn sich die zugrunde liegenden Berichtsdaten ändern. Wenn Sie Ihren Hauptbericht aktualisieren, spiegeln alle Ansichten die neuen Daten wider, während sie ihre spezifischen Seitenauswahlen und Konfigurationen beibehalten.

Erste Schritte mit Ansichten

Bereit, Ihre erste Berichtsansicht zu erstellen? Hier ist, was Sie tun können:

• Ansicht erstellen - Richten Sie Seitenauswahlen ein und teilen Sie sie mit anderen

• Ansichten verwalten - Bearbeiten, organisieren und pflegen Sie Ihre Ansichten

Profi-Tipp: Erstellen Sie zuerst eine Ansicht für sich selbst, um zu testen, wie sie aussieht und funktioniert, bevor Sie sie mit anderen teilen. So können Sie sicherstellen, dass die Filterung und Präsentation genau so sind, wie Sie es wollen.