Lösungen

Organisieren Sie Ihre Ressourcen fachspezifisch in Lösungen.

Lösungen beschäftigen sich mit einer spezifischen Aufgabe, einem Projekt oder einem Thema innerhalb Ihres Arbeitsbereichs. Eine Lösung ist der Ort, an dem Sie Ressourcen erstellen und aktiv einsetzen können. Zur Unterstützung Ihrer fachlichen Aufgaben können Sie Datensätze, Auswertungen, Berichte oder Formulare erstellen, mit Mitgliedern der Lösung zusammenarbeiten und teilen.

Lösungsübersicht

Die Lösungsübersicht ist die Hauptansicht Ihrer Lösung. Wenn Sie eine Lösung öffnen, sehen Sie automatisch den ersten Bericht. Alle Berichte und die Dokumentation erscheinen als Reiter oben:

• Berichte - Ihre Berichte erscheinen als Reiter. Der erste Bericht wird automatisch angezeigt

• Dokumentation - Ein eigener Reiter für Hintergrundinformationen und Erklärungen

Wenn Sie eine Lösung öffnen, landen Sie direkt beim ersten Bericht. So sehen Nutzer sofort die wichtigsten Daten und Auswertungen. Die Dokumentation finden Sie als eigenen Reiter.

Navigation in der Seitenleiste:

Über die Seitenleiste können Sie schnell auf alle Bereiche Ihrer Lösung zugreifen:

• Lösungsübersicht - Zurück zur Hauptansicht mit Berichten und Dokumentation

• Berichte - Alle Berichte verwalten und bearbeiten

• Auswertungen - Einzelne Auswertungen erstellen und verwalten

• Formulare - Formulare zur Datenerfassung

• Datensätze - Ihre Datenquellen verwalten

• Weisungsregister - Dokumentation Ihrer Datenverarbeitung gemäß DSGVO

• Einstellungen - Name, Beschreibung und Zugriffsrechte verwalten

Ressourcen verwalten

Die Seitenleiste bietet schnellen Zugriff auf alle Ressourcen in Ihrer Lösung. Wenn Sie mit der Maus über einen Ressourcentyp (Berichte, Auswertungen, Formulare, Datensätze) fahren, öffnet sich ein Fenster mit weiteren Optionen:

Ressourcen-Fenster:

• Suche - Finden Sie schnell eine bestimmte Ressource

• Neu erstellen - Klicken Sie auf das + Symbol, um eine neue Ressource zu erstellen

• Favoriten - Ihre als Favorit markierten Ressourcen erscheinen oben

• Nach Tags gruppiert - Ressourcen werden nach ihren Tags gruppiert angezeigt

• Aktionen - Über das Menü (drei Punkte) können Sie jede Ressource bearbeiten, teilen oder löschen

Favoriten helfen Ihnen, häufig genutzte Ressourcen schnell wiederzufinden. Markieren Sie eine Ressource als Favorit über das Aktionsmenü.

Ressourcentypen im Überblick:

Ressource	Beschreibung	Mehr erfahren
Berichte	Kombinieren Sie Auswertungen und Texte in strukturierten Dokumenten	Berichte
Auswertungen	Erstellen Sie Diagramme und Tabellen aus Ihren Daten	Auswertungen
Formulare	Erfassen Sie strukturiert Daten von Nutzern	Formulare
Datensätze	Verwalten Sie Ihre Datenquellen	Datensätze

Lösung erstellen

Lösungen werden innerhalb eines Arbeitsbereichs erstellt. So geht's:

1. Gehen Sie zur Startseite Ihrer Organisation

2. Finden Sie den gewünschten Arbeitsbereich und klicken Sie auf den Pfeil, um ihn aufzuklappen

3. Klicken Sie auf Neue Lösung hinzufügen

1

Schritt 1: Name und Beschreibung

Geben Sie Ihrer Lösung einen Namen und eine Beschreibung. Klicken Sie auf Weiter.

2

Schritt 2: Weisungsregister-Eintrag erstellen

Nach der Erstellung von Name und Beschreibung öffnet sich automatisch der Assistent zum Erstellen eines Eintrags im Weisungsregister. Dies ist verpflichtend für jede neue Lösung.

Dokumentieren Sie hier, ob und welche personenbezogenen Daten Sie in dieser Lösung verarbeiten werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Eintrag erstellen.

Erst nach Abschluss dieses Schrittes wird die Lösung erstellt.

Warum ist das Weisungsregister verpflichtend?

Die DSGVO verlangt von Ihnen als Verantwortlichem, dass Sie vor Beginn der Datenverarbeitung dokumentieren, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten. Das Weisungsregister hilft Ihnen dabei, diese Anforderung direkt beim Erstellen der Lösung zu erfüllen.

Lösung teilen

Sie können Mitglieder in die Lösung für die Zusammenarbeit einladen:

1. Öffnen Sie Ihre Lösung

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen

3. Im Bereich Zugriff können Sie Nutzer oder Gruppen hinzufügen

4. Suchen und wählen Sie Nutzer oder Gruppen aus

5. Wählen Sie pro Nutzer eine Rolle:

   • Administrator - kann die Lösung mit anderen Arbeitsbereichsmitgliedern teilen

   • Mitglied - kann selbst Datensätze, Berichte, Formulare oder Auswertungen in der Lösung erstellen und teilen

6. Klicken Sie unten auf Speichern

Nur Lösungs-Administratoren können Mitglieder zur Lösung einladen.

Ressourcen innerhalb der Lösung teilen

Einzelne Ressourcen (Datensätze, Auswertungen, Berichte, Formulare) können eigene Zugriffsrechte haben. Für jede Ressource können Sie festlegen, wer sie sehen oder bearbeiten darf:

• Vollzugriff - Die Person kann die Ressource sehen und bearbeiten

• Lesezugriff - Die Person kann die Ressource nur ansehen

• Kein Zugriff - Die Person hat keinen Zugriff

Zusätzlich können Sie den Zugriff für alle Lösungsmitglieder festlegen:

• Mitglieder können ansehen - Alle Lösungsmitglieder können die Ressource sehen

• Mitglieder können bearbeiten - Alle Lösungsmitglieder können die Ressource bearbeiten

• Individueller Zugriff - Nur explizit eingeladene Personen können die Ressource sehen

Einstellungen

In den Einstellungen Ihrer Lösung können Sie:

• Name und Beschreibung ändern

• Zugriff verwalten - Nutzer und Gruppen hinzufügen oder entfernen

• Rollen anpassen - Berechtigungen für einzelne Mitglieder festlegen

So öffnen Sie die Einstellungen:

1. Öffnen Sie Ihre Lösung

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen

Weisungsregister und Datenschutz

Das Weisungsregister ist der zentrale Ort für die Dokumentation Ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO. Beim Erstellen einer neuen Lösung erstellen Sie automatisch den ersten Eintrag im Weisungsregister.

Wo finde ich das Weisungsregister?

Öffnen Sie Ihre Lösung und klicken Sie in der Seitenleiste auf Weisungsregister. Hier sehen Sie alle Einträge und können neue erstellen oder bestehende verwalten.

Was dokumentiere ich im Weisungsregister?

In jedem Eintrag dokumentieren Sie:

• Ob und welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten

• Wessen Daten Sie verarbeiten (betroffene Personengruppen)

• Zu welchem Zweck Sie die Daten verarbeiten

• Wie Sie die Daten schützen (Sicherheitsmaßnahmen)

Beispiel: Eine Gesundheitsbehörde dokumentiert, dass sie "Gesundheitsdaten (Impfstatus)" der "Bürgerinnen und Bürger des Landkreises" zum Zweck "Infektionsmonitoring" verarbeitet.

Weitere Informationen:

• Vollständige Anleitung zum Weisungsregister

• Eintrag erstellen

• Einträge verwalten

• Datenschutz in Polyteia

Lösung löschen

So löschen Sie eine Lösung:

1. Gehen Sie zur Startseite Ihrer Organisation

2. Finden Sie die Lösung, die Sie löschen möchten

3. Klicken Sie auf das Menü (drei Punkte) auf der Lösungskarte

4. Wählen Sie Lösung löschen

Sie verlieren damit alle Ressourcen in dieser Lösung. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Rollen und Berechtigungen

Lösungen in Polyteia haben drei Rollen:

• Administratoren haben vollständigen Zugriff, einschließlich Bearbeitung von Name/Beschreibung der Lösung, Einladung von Nutzern aus dem Arbeitsbereich und Verwaltung des Zugriffs und Verwaltung des Weisungsregisters.

• Mitglieder können Ressourcen (z. B. Datensätze, Formulare oder Berichte) erstellen, verwalten und anzeigen, aber keine Nutzer oder Einstellungen der Lösung verwalten.

Eine Lösung kann mehrere Administratoren haben. Der Ersteller einer Lösung ist standardmäßig Administrator der Lösung.

Bewährte Vorgehensweisen

• Beschränken Sie den Administrator-Zugriff auf diejenigen, die tatsächlich Nutzer und Einstellungen verwalten müssen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

• Weisen Sie Mitglieder sorgfältig zu, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Formulare und Workflows erstellen, bearbeiten sowie Datensätze einsehen können.

• Verwenden Sie Gäste für reine Lesezugriffe, um unnötige Offenlegung sensibler Lösungsdaten zu vermeiden.

Dokumentation

Die Dokumentation finden Sie als eigenen Reiter in der Lösungsübersicht. Hier können Sie wichtiges Wissen und Zusammenhänge rund um die Lösung festhalten.

Wozu dient die Dokumentation?

• Hintergrundinformationen für neue Teammitglieder

• Erklärungen zu Datenquellen und Methodik

• Anleitungen zur Nutzung der Berichte

• Kontaktinformationen und Verantwortlichkeiten

Dokumentation bearbeiten:

1. Öffnen Sie Ihre Lösung

2. Klicken Sie oben auf den Reiter Dokumentation

3. Klicken Sie in den Textbereich, um zu bearbeiten

4. Nutzen Sie die Formatierungsoptionen (Überschriften, Listen, Links, etc.)

5. Änderungen werden automatisch gespeichert

Nur Lösungs-Administratoren können die Dokumentation bearbeiten.