Lösungen

Organisieren Sie Ihre Ressourcen fachspezifisch in Lösungen.

Lösungen beschäftigen sich mit einer spezifischen Aufgabe, einem Projekt oder einem Thema innerhalb Ihres Arbeitsbereichs. Eine Lösung ist der Ort, an dem Sie Ressourcen erstellen und aktiv einsetzen können. Zur Unterstützung Ihrer fachlichen Aufgaben können Sie Datensätze, Auswertungen, Berichte oder Formulare erstellen, mit Mitgliedern der Lösung zusammenarbeiten und teilen.

Lösung erstellen

Sie können Lösungen auf der Übersichtsseite in einem Arbeitsbereich erstellen. Gehen Sie zu Startseite → [Ihr Arbeitsbereich] → Übersicht. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht Ihrer Lösungen in einer Tabelle. Über dieser Tabelle können Sie über die Schaltfläche Lösung erstellen eine neue Lösung erstellen.

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Schritt 1: Name und Beschreibung

Geben Sie Ihrer Lösung einen Namen und eine Beschreibung. Klicken Sie auf Weiter.

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Schritt 2: Weisungsregister-Eintrag erstellen

Nach der Erstellung von Name und Beschreibung öffnet sich automatisch der Assistent zum Erstellen eines Eintrags im Weisungsregister. Dies ist verpflichtend für jede neue Lösung.

Dokumentieren Sie hier, ob und welche personenbezogenen Daten Sie in dieser Lösung verarbeiten werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Eintrag erstellen.

Erst nach Abschluss dieses Schrittes wird die Lösung erstellt.

Warum ist das Weisungsregister verpflichtend?

Die DSGVO verlangt von Ihnen als Verantwortlichem, dass Sie vor Beginn der Datenverarbeitung dokumentieren, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten. Das Weisungsregister hilft Ihnen dabei, diese Anforderung direkt beim Erstellen der Lösung zu erfüllen.

Lösung teilen

Sie können Mitglieder in die Lösung für die Zusammenarbeit einladen:

1. Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

2. Wählen Sie Lösung teilen

3. Suchen und wählen Sie Nutzer oder Gruppen aus

4. Wählen Sie pro Nutzer eine Rolle:

   • Administrator - kann bearbeiten/teilen

   • Mitglied - kann nur sehen

5. (Optional) Fügen Sie eine Nachricht hinzu

6. Klicken Sie auf Speichern

Nur Lösungs-Administratoren können Mitglieder zur Lösung einladen.

Weisungsregister und Datenschutz

Das Weisungsregister ist der zentrale Ort für die Dokumentation Ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO. Beim Erstellen einer neuen Lösung erstellen Sie automatisch den ersten Eintrag im Weisungsregister.

Wo finde ich das Weisungsregister?

Öffnen Sie Ihre Lösung und klicken Sie auf den Reiter Weisungsregister. Hier sehen Sie alle Einträge und können neue erstellen oder bestehende verwalten.

Was dokumentiere ich im Weisungsregister?

In jedem Eintrag dokumentieren Sie:

• Ob und welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten

• Wessen Daten Sie verarbeiten (betroffene Personengruppen)

• Zu welchem Zweck Sie die Daten verarbeiten

• Wie Sie die Daten schützen (Sicherheitsmaßnahmen)

Beispiel: Eine Gesundheitsbehörde dokumentiert, dass sie "Gesundheitsdaten (Impfstatus)" der "Bürgerinnen und Bürger des Landkreises" zum Zweck "Infektionsmonitoring" verarbeitet.

Weitere Informationen:

• Vollständige Anleitung zum Weisungsregister

• Eintrag erstellen

• Einträge verwalten

• Datenschutz in Polyteia

Lösung löschen

• Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

• Wählen Sie Lösung löschen

Sie verlieren damit alle Ressourcen in dieser Lösung. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Rollen und Berechtigungen

Lösungen in Polyteia haben drei Rollen:

• Administratoren haben vollständigen Zugriff, einschließlich Bearbeitung von Metadaten, Einladung von Nutzern und Verwaltung des Zugriffs.

• Mitglieder können Ressourcen (z. B. Datensätze, Formulare oder Berichte) erstellen, verwalten und anzeigen, aber keine Nutzer oder Einstellungen der Lösung verwalten.

Eine Lösung kann mehrere Administratoren haben. Der Ersteller einer Lösung ist standardmäßig Administrator der Lösung.

Bewährte Vorgehensweisen

• Beschränken Sie den Administrator-Zugriff auf diejenigen, die tatsächlich Nutzer und Einstellungen verwalten müssen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

• Weisen Sie Mitglieder sorgfältig zu, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Formulare und Workflows erstellen, bearbeiten sowie Datensätze einsehen können.

• Verwenden Sie Gäste für reine Lesezugriffe, um unnötige Offenlegung sensibler Lösungsdaten zu vermeiden.

Dokumentation

Um eine ausführlichere Beschreibung und Kontext zur Lösung zu geben, können Sie als Lösungs-Administrator eine Dokumentation aufsetzen und regelmäßig aktualisieren. Wie das allgemein funktioniert, lesen Sie hier.