Formulare

Erstellen Sie Online-Formulare, sammeln Sie strukturierte Daten und verwalten Sie Einreichungen direkt in Ihren Datensätzen.

Mit Formularen sammeln Sie strukturierte Daten online – von einfachen Umfragen bis zu komplexen Anträgen mit bedingter Logik. Die eingereichten Daten fließen automatisch in Ihre Datensätze und können sofort analysiert werden.

Funktionen

• Daten sammeln: Von Bürgerbefragungen über Veranstaltungsanmeldungen bis zu Förderanträgen – ohne Programmierung

• Intelligent anpassen: Felder erscheinen nur, wenn sie relevant sind; Pflichtfelder ändern sich je nach Kontext

• Automatisch auswerten: Einreichungen landen direkt im Datensatz zur sofortigen Analyse

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Einfach oder erweitert?

Einfache Formulare

Perfekt für Umfragen, Anmeldungen, Kontaktformulare:

• Standardfelder (Text, Zahl, Datum, Auswahl)

• Mehrseitige Formulare

• Öffentlich oder mit Zugangsbeschränkung

→ Formular erstellen

Erweiterte Formulare

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Der Ablauf in 4 Schritten

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1. Formular erstellen

Visueller Editor mit 17 Feldtypen, mehrseitigen Formularen und Echtzeitvorschau.

→ Formular-Editor

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2. Konfigurieren und Freischalten

Zugriffsrechte festlegen (öffentlich/privat), Zeiträume konfigurieren und freischalten.

→ Freischalten und Teilen

3

3. Link teilen

Link per E-Mail, Webseite oder soziale Medien verteilen.

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4. Daten auswerten

Einreichungen automatisch im Datensatz analysieren, exportieren und weiterverarbeiten.

→ Einreichungen verwalten

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Dokumentation

Erste Schritte

1. Formular-Editor – Mit dem Editor vertraut machen

2. Feldtypen – Verfügbare Felder kennenlernen

3. Erstes Formular – Schritt-für-Schritt zum ersten Formular

4. Freischalten – Formular zugänglich machen

Formular erstellen

Erweiterte Funktionen

Formulare ausfüllen

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Wichtige Konzepte

Freischalten: Legt fest, wer wann ausfüllen darf und wo die Daten landen. Einige Einstellungen (öffentlich/privat) können später nicht mehr geändert werden.

Einreichungen: Ausgefüllte Formulare landen automatisch als neue Zeilen im verknüpften Datensatz.

Datensatz-Verknüpfung: Jedes Formular braucht einen Datensatz (Tabelle). Jede Einreichung = eine Zeile, jedes Feld = eine Spalte.

Öffentlich vs. Privat:

• Öffentlich: Jeder mit dem Link kann ohne Anmeldung ausfüllen

• Privat: Nur eingeladene E-Mail-Adressen mit Einmalcode

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Anwendungsbeispiele

Bürgerbefragung: Öffentlich, mehrseitig mit Demografie, Bewertungen und Feedback → Beispiel-Anleitung

Veranstaltungsanmeldung: Öffentlich mit Authentifizierung, bedingte Felder für Postversand → Bedingungen einrichten

Förderantrag: Privat für ausgewählte Organisationen, unterschiedliche Felder je nach Organisationstyp → Erweiterte Funktionen

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Häufige Fragen

Kann ich ein Formular nach der Freischaltung noch ändern? Texte ja, strukturelle Änderungen (neue Felder, Feldtypen) vermeiden, sie führen zu Datenproblemen.

Wie viele Personen können gleichzeitig ausfüllen? Keine Obergrenze, das System skaliert automatisch.

Sind Formulare DSGVO-konform? Ja, alle Daten werden nach deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Wo landen die Einreichungen? Automatisch im verknüpften Datensatz zur Analyse und Export.

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Nächste Schritte

Einsteiger: Editor kennenlernen → Erstes Formular erstellen → Freischalten

Fortgeschrittene: Bedingte Felder → Validierungsregeln → Ausdrücke

Datenschutz: Beim Erstellen oder Freigeben von Formularen müssen Sie die dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten im Weisungsregister bestätigen, wenn Ihre Lösung Einträge zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) konfiguriert hat. Dies stellt die DSGVO-Konformität gemäß Art. 28 DSGVO sicher.