Organisationsverwaltung

Verwalten Sie Mitglieder, Gruppen, Tags und Verbindungen.

Eine Organisation ist das Zuhause für alle Arbeitsbereiche und Lösungen. Wir empfehlen, mit Ihrer öffentlichen Verwaltung innerhalb einer einzigen Organisation zu arbeiten – das ist der ideale Weg, um effizient mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten.

Eine Organisation in Polyteia steht für Ihre Verwaltungseinheit oder ihre Behörde (z. B. Landkreisverwaltung oder Landesbehörde). Sie ist der zentrale Ort zur Verwaltung von Nutzern, Gruppen, Tags und Verbindungen.

Alles geschieht im Kontext einer Organisation:

• Nutzer und ihre Rollen werden hier definiert

• Der Zugriff auf Daten und Lösungen wird organisationsbasiert gesteuert

• Über Connect ist eine Zusammenarbeit mit anderen Organisationen möglich

Nur Admins können die Einstellungen der Organisation verwalten.

Bestandteile einer Organisation

Jede Organisation umfasst:

Bereich	Zweck
Mitglieder	Nutzer:innen und ihre Rollen (Admin oder Mitglied) verwalten
Gruppen	Benutzergruppen zum einfachen Teilen und für Rechteverwaltung
Tags	Labels zur Organisation und Filterung von Datensätzen, Lösungen u.v.m.
Persönliche Zugriffsschlüssel	API-Zugänge für Integrationen generieren
Connect	Einseitige Verbindungen mit anderen Organisationen einrichten

Sie finden all diese Bereiche unter Einstellungen → [Ihre Organisation].

Mitglieder verwalten

Admins können:

• Neue Mitglieder per E-Mail einladen

• Rollen zuweisen (Admin, Mitglied)

• Rollen bearbeiten oder Mitglieder entfernen

Gruppen erstellen und verwalten

Gruppen helfen Ihnen:

• Zugriff für mehrere Personen gleichzeitig zu steuern

• Zwischen Bearbeiten und Lesen zu unterscheiden

• Nutzer:innen thematisch oder organisatorisch zu gruppieren

Tags zur Organisation von Ressourcen verwenden

Tags erleichtern das Filtern und Suchen in:

• Datensätzen

• Auswertungen

• weiteren Ressourcen

Jeder Tag hat einen Namen, eine Farbe und eine optionale Beschreibung.

Persönliche Zugriffsschlüssel (PAKs) verwenden

PAKs ermöglichen den API-Zugriff ohne Benutzername/Passwort. Sie sind:

• Zeitlich begrenzt (z. B. 30 Tage)

• Rechtegesteuert

• Für Integrationen und Automatisierung geeignet

Zusammenarbeit zwischen Organisationen

Mit Polyteia Connect können Sie:

• Eine einseitige Verbindung zu einer anderen Organisation initiieren

• Bestimmte Mitglieder freigeben, damit sie eingeladen werden können

• Eingehende Verbindungen akzeptieren

Das Teilen ist einseitig. Jede Organisation muss eine eigene Verbindung aufbauen, um Mitglieder zurückzuteilen.

Rollen und Berechtigungen

Auf Ebene der Organisation in Polyteia gibt es grundsätzlich drei Rollen:

• Admins haben volle Kontrolle. Dazu gehört das Bearbeiten von Organisations-Metadaten, das Einladen von Nutzern, das Erstellen von Arbeitsbereichen sowie das Verwalten von Nutzerlizenzen

• Mitglieder besitzen eingeschränkte Berechtigungen und können lediglich die Organisations-Metadaten einsehen.

Im Folgenden ein umfassender Überblick:

Berechtigung	Organisations-Admin	Mitglied	Gast (bald verfügbar)
Organisation
Organisationsnamen, Beschreibung und alle Organisationseinstellungen anzeigen und bearbeiten	✓	✕	✕
Verbindungen zu anderen Polyteia-Organisationen (geteilte Arbeitsbereiche)	✓	✕	✕
Erstelle Zugriffschlüssel (PAKs)	✓	✓
Organisationsnamen und Beschreibung anzeigen	✓	✓	✓
Nutzerverwaltung
Nutzer zur Organisation als Mitglieder einladen	✓	✕	✕
Erstellen und anzeigen von Gruppen	✓	✓	✕
Arbeitsbereiche
Arbeitsbereiche erstellen	✓	✕	✕
Details eines Arbeitsbereichs einsehen	✓	✕	✕
Liste aller Arbeitsbereiche einsehen	✓	✕	✕
Ressourcen
Tags erstellen	✓	✓	✕

Bewährte Vorgehensweisen

• Beschränke den Admin-Zugriff, damit nur notwendige Nutzer Einstellungen ändern, Benutzer einladen und Arbeitsbereiche erstellen können.

• Nutze die Rolle „Mitglieder“, um Benutzergruppen zu verwalten und gleichzeitig deren Möglichkeit einzuschränken, Organisationseinstellungen zu verändern.

• Füge Nutzer, die zur Organisation hinzugefügt werden, gleichzeitig relevanten Arbeitsbereichen und Lösungen hinzu (sofern Berechtigungen dies zulassen), damit sie aktiv beitragen können.