Lösungen

Organisieren Sie Ihre Ressourcen fachspezifisch in Lösungen.

Lösungen beschäftigen sich mit einer spezifischen Aufgabe, Projekt oder Thema innerhalb Ihrer Arbeitsbereichs. Eine Lösung ist der Ort, an dem Sie Ressourcen erstellen und aktiv einsetzen können. Zur Unterstützung Ihrer fachlichen Aufgaben können sie Datensätze, Auswertungen, Berichte oder Formulare erstellen, mit Mitgliedern der Lösung zusammenarbeiten und teilen.

Lösung erstellen

Sie können Lösungen der Übersichtsseite in einem Arbeitsbereich erstellen. Gehen Sie zu Home → [Ihren Arbeitsbereich] → Übersicht. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht Ihrer Lösungen in einer Tabelle. Über dieser Tabelle können sie über die Schaltfläche Lösung erstellen eine neue Lösung erstellen.

Geben Sie dann Ihrer Lösung einen Namen und eine Beschreibung. Klicken Sie abschließend auf Erstellen.

Lösung teilen

Sie können Mitglieder in die Lösung für die Zusammenarbeit einladen:

1. Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

2. Wählen Sie Lösung teilen

3. Suchen und wählen Sie Nutzer oder Gruppen aus

4. Wählen Sie pro Nutzer eine Rolle:

   • Admin - kann bearbeiten/teilen

   • Mitglied - kann nur sehen

5. (Optional) Fügen Sie eine Nachricht hinzu

6. Klicken Sie auf Speichern

Nur Lösungs-Admin können Mitglieder zum Arbeitsbereiche einladen.

Lösung löschen

• Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

• Wählen Sie Lösung löschen

Sie verlieren damit alle Ressourcen in dieser Lösung. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Rollen und Berechtigungen

Lösungen in Polyteia haben drei Rollen:

• Admins haben vollständigen Zugriff, einschließlich Bearbeitung von Metadaten, Einladung von Nutzern und Verwaltung des Zugriffs.

• Mitglieder können Ressourcen (z. B. Datensätze, Formulare oder Berichte) erstellen, verwalten und anzeigen, aber keine Nutzer oder Einstellungen der Lösung verwalten.

• Gäste (demnächst verfügbar) haben ausschließlich Lesezugriff und können keine Änderungen vornehmen.

Eine Lösung kann mehrere Admins haben. Der Ersteller einer Lösung ist standardmäßig Admin der Lösung.

Bewährte Vorgehensweisen

• Admin-Zugriff auf diejenigen beschränken, die tatsächlich Nutzer und Einstellungen verwalten müssen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

• Mitglieder sorgfältig zuweisen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Formulare und Workflows erstellen, bearbeiten sowie Datensätze einsehen können.

• Gäste für reine Lesezugriffe verwenden, um unnötige Offenlegung sensibler Lösungsdaten zu vermeiden.

Dokumentation

Um eine ausführlichere Beschreibung und Kontext zur Lösung zu geben, können Sie als Lösungs-Admin eine Dokumentation aufsetzen und regelmäßig aktualisieren. Wie das allgemein funktioniert, lesen sie hier.