Häufig gestellte Fragen

Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Weisungsregister

Muss ich für jede Lösung ein Weisungsregister führen?

Ja. Jede Lösung hat ihr eigenes Weisungsregister mit eigenen Einträgen, da die Verarbeitungstätigkeiten unterschiedlich sein können.

Was ist der Unterschied zwischen AVV, Weisungsregister und Einträgen?

AVV (Auftragsverarbeitungsvereinbarung): Der Grundvertrag zwischen Ihnen und Polyteia gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt allgemein, wie Polyteia als Auftragsverarbeiter für Sie tätig wird.
Weisungsregister: Der Bereich im Reiter "Weisungsregister" Ihrer Lösung, in dem Sie alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren.
Einträge: Einzelne Dokumentationen im Weisungsregister, die als Nachträge zur AVV gelten. Hier beschreiben Sie konkret, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten.

Kann ich mehrere Einträge pro Lösung haben?

Ja! Sie können mehrere Einträge im Weisungsregister erstellen, wenn Sie verschiedene Arten von Datenverarbeitungen dokumentieren möchten. Zum Beispiel:

Einen Eintrag für Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)
Einen weiteren für normale Adressdaten
Einen dritten für eine andere Verarbeitungstätigkeit

Warum kann ich einen Eintrag nicht bearbeiten?

Nur der Ersteller eines Eintrags kann ihn bearbeiten. Sie sehen ein Info-Symbol (ⓘ) mit dem Hinweis: "Dieser Nachtrag wurde von einem anderen Administrator erstellt."

Lösung: Bitten Sie den Ersteller, die Änderungen vorzunehmen, oder löschen Sie den Eintrag und erstellen Sie einen neuen (wenn Sie dazu berechtigt sind).

Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen?

Deaktivieren: Eintrag bleibt gespeichert, wird aber ausgegraut und erscheint nicht in der Übersicht. Sie können ihn jederzeit wieder aktivieren.
Löschen: Eintrag wird dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Kann ich die automatische Übersichts-Anzeige umgehen?

Nein. Die Übersicht des Weisungsregisters ist eine wichtige Funktion, die sicherstellt, dass alle Nutzer über die Datenverarbeitung gemäß AVV informiert sind und diese aktiv bestätigen, bevor sie mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Was passiert, wenn ich meine Verarbeitungstätigkeit ändere?

Bearbeiten Sie den bestehenden Eintrag im Weisungsregister (wenn Sie der Ersteller sind)
Aktualisieren Sie die Verarbeitungstätigkeiten entsprechend
Ändern Sie die Datenkategorien, falls erforderlich
Die Änderungen werden sofort wirksam

Hinweis: Änderungen an Einträgen lösen keine erneute Übersicht beim ersten Besuch der Lösung aus. Die aktualisierten Einträge werden jedoch angezeigt, wenn Nutzer Daten hochladen oder Formulare erstellen/freigeben.

Wie viele Verarbeitungstätigkeiten sollte ich dokumentieren?

Fügen Sie so viele Verarbeitungstätigkeiten hinzu, wie Sie unterschiedliche Verarbeitungen haben. Jede Verarbeitungstätigkeit sollte spezifisch sein:

Eine Verarbeitungstätigkeit: Wenn Sie nur eine Art von Daten zu einem Zweck verarbeiten
Mehrere Verarbeitungstätigkeiten: Wenn Sie verschiedene Datenarten oder Zwecke haben

Beispiel: Eine Gesundheitsbehörde könnte dokumentieren:

Verarbeitungstätigkeit: Impfdaten → Zweck: Impfkampagnenplanung
Verarbeitungstätigkeit: COVID-19-Testdaten → Zweck: Infektionsmonitoring
Verarbeitungstätigkeit: Kontaktdaten → Zweck: Informationspflicht und Nachverfolgung

Wer erhält Benachrichtigungen über Änderungen?

Alle Mitglieder der Lösung erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei:

Erstellung eines neuen Eintrags
Bearbeitung eines Eintrags
Aktivierung/Deaktivierung eines Eintrags
Löschung eines Eintrags

Dies stellt sicher, dass alle über Änderungen an den dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten informiert sind.

Muss ich einen Datenschutzbeauftragten einbeziehen?

Es wird empfohlen, Ihr Weisungsregister mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zu besprechen, insbesondere bei:

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten)
Daten nach Art. 10 DSGVO (strafrechtliche Daten)
Neuen oder geänderten Verarbeitungstätigkeiten
Unsicherheit über die rechtliche Grundlage