Eintrag erstellen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Eintrags im Weisungsregister
Das Erstellen eines Eintrags im Weisungsregister erfolgt in mehreren Schritten. Die Anzahl der Schritte hängt davon ab, ob Sie personenbezogene Daten verarbeiten und welche Einträge bereits existieren.
Wichtige Hinweise vorab
Einschränkungen beim Erstellen von Einträgen
Wenn bereits ein "Keine personenbezogenen Daten"-Eintrag existiert:
Sie können keine weiteren Einträge erstellen
"Eintrag erstellen" ist ausgegraut
Sie müssen zuerst den bestehenden "Keine personenbezogenen Daten"-Eintrag löschen
Wenn bereits Einträge mit personenbezogenen Daten existieren:
Sie können nur weitere Einträge mit personenbezogenen Daten erstellen
Die Frage nach personenbezogenen Daten wird übersprungen
Der Ablauf startet direkt bei den Grundinformationen
Berechtigungen und Verwaltung
Nur Sie als Ersteller eines Eintrags können diesen später bearbeiten oder löschen. Andere Administratoren können den Eintrag nur aktivieren oder deaktivieren, wenn Sie dies beim Erstellen erlauben.
Ablauf beim Erstellen
Der Erstellungsvorgang umfasst je nach Situation 1 bis 4 Schritte:
Schritt 1: Personenbezogene Daten
Beantworten Sie die Frage: "Verarbeiten Sie personenbezogene Daten in dieser Lösung?"
Klicken Sie auf "Eintrag erstellen", wenn keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
Falls nicht, klicken Sie auf "Weiter"
Was sind personenbezogene Daten?
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Zum Beispiel:
Namen, Adressen, E-Mail-Adressen
Geburtsdaten, Telefonnummern
Standortdaten, IP-Adressen
Kennziffern (Sozialversicherungsnummern, Ausweisnummern)
Entscheidungshilfe: Können Sie anhand der Daten in Ihrer Lösung einzelne Personen identifizieren oder mit anderen Daten zusammenführen, um sie zu identifizieren? Falls ja, kreuzen Sie die Checkbox an. Falls Sie sich unsicher sind, kreuzen Sie auf jeden Fall ja an.
Zwei mögliche Wege:
Option A: Keine personenbezogenen Daten
Setzen Sie kein Häkchen
Klicken Sie auf "Erstellen"
Fertig! Es gibt nur diesen einen Schritt
Wichtig: Wenn Sie "Keine personenbezogenen Daten" wählen, können Sie keine weiteren Einträge erstellen, bis Sie diesen Eintrag wieder löschen. Dies stellt sicher, dass Ihre Dokumentation konsistent bleibt.
Option B: Ja, personenbezogene Daten werden verarbeitet
Setzen Sie das Häkchen bei: "Ich bestätige, dass personenbezogene Daten in dieser Lösung verarbeitet werden"
Klicken Sie auf "Weiter"
Es folgen 3 weitere Schritte
Schritt 2: Grundlegende Informationen
Systemname (optional)
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Eintrag ein (optional):
Nur Kleinbuchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche erlaubt
Maximal 50 Zeichen
Der Name wird automatisch generiert, wenn Sie keinen eingeben
Nach dem Erstellen kann der Name nicht mehr geändert werden
Beispiele für gute Namen:
gesundheitsdaten_2024umfrage_schuleninfektionsmonitoring
Bestätigung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Pflicht)
Kreuzen Sie das Kontrollkästchen an:
"Ich bestätige als Verantwortlicher, dass Rechtsgrundlagen, Zwecke und Informationspflichten für die hiermit übermittelten Daten vorliegen und dokumentiert sind."
Dies bestätigt, dass die grundlegende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und Polyteia besteht und alle erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Aktivierung und Deaktivierung durch andere erlauben (Optional)
Setzen Sie das Häkchen: "Aktivierung und Deaktivierung dieses Eintrags erlauben"
Was bedeutet das?
Sie und andere Lösungs-Administratoren können den Status des Eintrags ändern (aktiv/inaktiv)
Nur Sie können den Eintrag weiterhin bearbeiten oder löschen
Klicken Sie auf "Weiter" um fortzufahren.
Schritt 3: Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wählen Sie aus, ob besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind:
Keine besonderen Kategorien
Nur "normale" personenbezogene Daten (z. B. Namen, Adressen, Kontaktdaten)
Art. 9 DSGVO - Besondere Kategorien
Besonders sensible Daten, die erhöhten Schutz benötigen:
Gesundheitsdaten (Diagnosen, Behandlungen, Impfstatus)
Genetische und biometrische Daten (DNA, Fingerabdrücke, Gesichtserkennung)
Ethnische Herkunft oder rassische Zugehörigkeit
Politische Meinungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit
Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
Sexuelle Orientierung oder Sexualleben
Art. 10 DSGVO - Strafrechtliche Verurteilungen
Daten über:
Strafrechtliche Verurteilungen
Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßnahmen
Art. 9 und 10 DSGVO
Beide Kategorien werden verarbeitet
Erhöhte Anforderungen: Die Verarbeitung besonderer Kategorien ist nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt und erfordert zusätzliche Schutzmaßnahmen. Konsultieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.
Klicken Sie auf "Weiter" um fortzufahren.
Schritt 4: Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren
Dokumentieren Sie hier die konkreten Verarbeitungstätigkeiten. Sie müssen mindestens eine Verarbeitungstätigkeit hinzufügen.
Eine Verarbeitungstätigkeit hinzufügen
Klicken Sie "Nachtrag hinzufügen"
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
Art der Daten (Pflicht)
Welche konkreten Daten verarbeiten Sie?
Beispiel: "Gesundheitsdaten, Diagnosen, Impfstatus, Adressdaten"
Betroffene Personengruppe (Pflicht)
Wessen Daten werden verarbeitet?
Beispiel: "Bürgerinnen und Bürger der Stadt X, Patientinnen und Patienten des Gesundheitsamtes"
Zweck der Verarbeitung (Pflicht)
Warum verarbeiten Sie diese Daten?
Beispiel: "Analyse und Überwachung des Infektionsgeschehens zur Planung von Gesundheitsmaßnahmen"
Sicherheitsmaßnahmen (Optional)
Wie schützen Sie die Daten?
Beispiel: "Pseudonymisierung, Zugriffskontrolle, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen"
Klicken Sie "Nachtrag hinzufügen"
Sie können weitere Verarbeitungstätigkeiten hinzufügen
Tipp: Fügen Sie für jede unterschiedliche Verarbeitungstätigkeit einen separaten Nachtrag hinzu. Wenn Sie z. B. sowohl Infektionsdaten als auch Impfdaten verarbeiten, erstellen Sie zwei Nachträge mit unterschiedlichen Zwecken.
Verarbeitungstätigkeiten bearbeiten oder löschen
Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einer Verarbeitungstätigkeit zum Bearbeiten
Ändern Sie die Felder und klicken Sie "Änderungen speichern"
Zum Löschen klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol
Nach dem Erstellen
Nach Abschluss aller Schritte klicken Sie "Erstellen". Ihr Eintrag wird im Weisungsregister gespeichert und in der Übersicht angezeigt.
Der Eintrag ist standardmäßig aktiv und gilt damit als dokumentierte Weisung im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO.
Nächste Schritte
Einträge verwalten - Einträge bearbeiten, aktivieren/deaktivieren oder löschen
Übersicht und Bestätigung - Wie Mitglieder die Einträge bestätigen müssen
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