Übersicht und Bestätigung

Wie funktioniert die Übersicht und Bestätigung des Weisungsregisters

Die Plattform stellt sicher, dass alle Nutzer die im Weisungsregister dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten kennen und bestätigen, bevor sie mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Wann erscheint die Übersicht?

Die Übersicht des Weisungsregisters wird in folgenden Situationen angezeigt:

1. Beim ersten Besuch einer Lösung - Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Lösung mit aktiven Einträgen zugreifen

2. Beim Hochladen von Daten - Wenn Sie Daten in einen Datensatz hochladen

3. Beim Erstellen eines Formulars - Wenn Sie ein neues Formular anlegen

4. Beim Freigeben eines Formulars - Wenn Sie ein Formular zur Nutzung freigeben

Zweck: Dies stellt sicher, dass Sie bei jeder Datenverarbeitung aktiv bestätigen, dass Ihre Tätigkeit innerhalb der dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten gemäß der AVV liegt.

Wie funktioniert die Übersicht?

1. Dialog öffnet sich automatisch in den oben genannten Situationen

2. Übersicht aller aktiven Einträge im Weisungsregister wird angezeigt

3. Nach unten scrollen erforderlich, um weiterzukommen

4. Drei Bestätigungen müssen angekreuzt werden:

   • Sie haben die Übersicht gelesen und verstanden

   • Ihre Datenverarbeitung liegt innerhalb der dokumentierten Tätigkeiten

   • Sie tragen die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit Ihrer Verarbeitung (§6(4) AVV)

5. "Bestätigen und fortfahren" klicken

6. Sie können dann mit Ihrer Tätigkeit fortfahren

Wichtig: Die Übersicht erscheint jedes Mal beim Hochladen von Daten, Erstellen oder Freigeben von Formularen. Beim ersten Besuch einer Lösung erscheint sie nur einmal.

Was wird in der Übersicht angezeigt?

Für jeden aktiven Eintrag im Weisungsregister sehen Sie:

• Titel des Eintrags

• Status-Anzeigen: Personenbezogene Daten Ja/Nein, Datenkategorie

• Alle Verarbeitungstätigkeiten mit:

  • Art der Daten

  • Betroffene Personengruppe

  • Zweck der Verarbeitung

  • Sicherheitsmaßnahmen

• Informationen zu Art. 9 und/oder Art. 10 DSGVO, falls zutreffend

Wichtig: Nur aktive Einträge werden in der Übersicht angezeigt. Deaktivierte Einträge sind ausgeblendet.

Was passiert bei fehlenden Einträgen?

Wenn keine aktiven Einträge vorhanden sind:

• Warnung: "Keine Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert"

• Hinweis: "Für diese Lösung wurden noch keine Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert. Bitte wenden Sie sich an einen Administrator."

• Nur "Abbrechen"-Button verfügbar (kein Fortfahren möglich)

In diesem Fall müssen zunächst Administratoren Einträge im Weisungsregister erstellen, bevor Sie mit der Datenverarbeitung fortfahren können.

Rechtliche Grundlage

Die Übersicht und Bestätigung dient der Einhaltung der DSGVO, insbesondere:

• Art. 28 Abs. 3 DSGVO: Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag

• §6(4) AVV: Bestätigung der Verantwortlichkeit für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Durch die regelmäßige Bestätigung wird sichergestellt, dass:

1. Alle Verarbeitungen dokumentiert sind

2. Nutzer sich der Verarbeitungstätigkeiten bewusst sind

3. Die Verantwortlichkeit klar zugewiesen ist

4. Änderungen am Weisungsregister nachvollziehbar sind

Die Übersicht kann nicht umgangen werden. Sie ist ein wichtiges Compliance-Feature für die DSGVO-konforme Datenverarbeitung.

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