Einträge verwalten

Einträge bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und löschen

Automatische Benachrichtigungen: Jede Änderung, Löschung, Erstellung oder (De)Aktivierung eines Eintrags im Weisungsregister löst automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Mitglieder der Lösung aus. So sind alle über Änderungen an den dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten informiert.

Einen Eintrag bearbeiten

1. Finden Sie den Eintrag in der Liste

2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (•••)

3. Wählen Sie "Bearbeiten"

4. Der Erstellungs-Assistent öffnet sich mit den vorausgefüllten Daten

5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor

6. Klicken Sie "Speichern"

Einschränkung: Nur der Ersteller des Eintrags kann ihn bearbeiten. Andere Administratoren sehen ein Info-Symbol mit dem Hinweis, dass nur der Ersteller Änderungen vornehmen kann.

Einen Eintrag aktivieren/deaktivieren

Sie können Einträge vorübergehend deaktivieren, ohne sie zu löschen:

1. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü (•••) des Eintrags

2. Wählen Sie "Deaktivieren" oder "Aktivieren"

3. Der Status ändert sich sofort

Wann deaktivieren?

• Die Verarbeitungstätigkeit ist vorübergehend ausgesetzt

• Sie möchten den Eintrag für die Übersicht ausblenden

• Die Datenverarbeitung ist beendet, Sie möchten den Eintrag aber noch aufbewahren

Deaktivierte Einträge werden in der Übersicht ausgegraut dargestellt und erscheinen nicht in der Übersicht für andere Nutzer der Lösung.

Wer kann aktivieren/deaktivieren?

• Lösungs-Administratoren: Können den Eintrag nur aktivieren/deaktivieren, wenn der Ersteller beim Erstellen die Option "Aktivierung und Deaktivierung dieses Eintrags erlauben" aktiviert hat

Einen Eintrag löschen

Achtung: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!

1. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü (•••)

2. Wählen Sie "Löschen"

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang

4. Der Eintrag wird dauerhaft entfernt

Nur der Ersteller des Eintrags kann ihn löschen.

Status und Anzeigen verstehen

Jeder Eintrag im Weisungsregister zeigt mehrere Informationen als Badges an:

Anzeige	Bedeutung
Inaktiv	Eintrag ist vorübergehend deaktiviert
Personenbezogene Daten: Ja	Dieser Eintrag dokumentiert Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten: Nein	Keine personenbezogenen Daten
Keine besonderen Kategorien	Nur "normale" personenbezogene Daten
Art. 9 DSGVO	Besondere Kategorien (z. B. Gesundheitsdaten)
Art. 10 DSGVO	Strafrechtliche Daten
Art. 9 und 10 DSGVO	Beide besonderen Kategorien
2 Nachträge	Anzahl der dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten
Name des Eintrags	Wird angezeigt, wenn beim Erstellen ein eigener Name vergeben wurde

Weitere Informationen

Am Ende jedes Eintrags sehen Sie:

• Erstellt von: Name und Zeitstempel

• Aktualisiert von: Name und Zeitstempel (falls bearbeitet)

• Aktiviert/Deaktiviert von: Name und Zeitstempel (bei Status-Änderungen)

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