Weisungsregister

Dokumentieren Sie Ihre Datenverarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO im Weisungsregister

Das Weisungsregister dokumentiert alle Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten für Ihre Lösung gemäß Ihrer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit der Polyteia Plattform. Nur als aktiv gekennzeichnete Einträge gelten als dokumentierte Weisungen im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Was ist die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)?

Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist ein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und Polyteia als Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser Vertrag regelt, wie Ihre personenbezogenen Daten über die Polyteia Plattform verarbeitet werden.

Einfach erklärt: Wenn Sie mit Polyteia arbeiten und dabei personenbezogene Daten (wie zum Beispiel Namen, Adressen oder Gesundheitsdaten) verarbeiten, dann:

Sie sind der Verantwortliche - Sie bestimmen, welche Daten Sie zu welchem Zweck in der Plattform verarbeiten
Polyteia ist der Auftragsverarbeiter - Polyteia stellt Ihnen die Plattform zur Verfügung mit der Ihre Daten verarbeitet werden
Die AVV ist der Vertrag, der regelt, wie diese Zusammenarbeit datenschutzkonform abläuft

Was ist das Weisungsregister?

Das Weisungsregister ist der Bereich in Ihrer Lösung in der Polyteia Plattform, in dem Sie Ihre Datenverarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO dokumentieren. Sie finden es im Tab Datenschutz Ihrer Lösung.

Im Weisungsregister erstellen Sie oder das Team von Polyteia Einträge, die jeweils eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren. Diese Einträge enthalten die Datenkategorien die Sie verarbeiten als Nachträge zu Ihrer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit Polyteia. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) verweist auf die Kategorien personenbezogener Daten in den Weisungsregistern der jeweiligen Lösungen in Polyteia.

Wenn Polyteia für Sie Lösungen betreibt und dabei personenbezogene Daten verarbeitet, legt Polyteia die entsprechenden Nachträge für Sie an. Personenbezogene Daten, die Sie selbst über die Upload-Funktion, die API oder Formulare in die Polyteia Plattform importieren, müssen Sie hingegen eigenständig nachtragen – sofern für diese Datenkategorie noch kein Eintrag vorhanden ist.

Begriffserklärung

Weisungsregister: Der Bereich im Tab "Weisungsregister" Ihrer Lösung, in dem Sie alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren
Einträge: Einzelne Dokumentationen im Weisungsregister, die als Nachträge zur AVV gelten. Jeder Eintrag wird beim Erstellen automatisch als "aktiv" markiert
Verarbeitungstätigkeiten (Nachträge): Die konkreten Datenverarbeitungen, die Sie in einem Eintrag dokumentieren (welche Daten, wessen Daten, zu welchem Zweck)

Was dokumentiere ich im Weisungsregister?

In jedem Eintrag im Weisungsregister beschreiben Sie:

Welche Daten Sie verarbeiten (z. B. Gesundheitsdaten, Adressdaten)
Wessen Daten Sie verarbeiten (z. B. Bürger:innen Ihrer Stadt)
Warum Sie die Daten verarbeiten (z. B. für Infektionsmonitoring)
Wie Sie die Daten schützen (z. B. durch Zugriffskontrolle, Mitarbeiterschulungen) (Optional)

Beispiel aus der Praxis: Eine Gesundheitsbehörde erstellt einen Eintrag im Weisungsregister für ihr Impfmonitoring. Sie dokumentiert, dass sie "Gesundheitsdaten (Impfstatus)" der "Bürger:innen des Landkreises" zum Zweck "Infektionsmonitoring und öffentliche Gesundheitsplanung" verarbeitet und durch "Pseudonymisierung und Zugriffsbeschränkungen" schützt.

Wo finde ich das Weisungsregister?

Öffnen Sie Ihre Lösung
Klicken Sie auf den Tab Weisungsregister
Hier sehen Sie das Weisungsregister mit allen Einträgen für diese Lösung

Zur Verwaltung des Weisungsregisters müssen Sie Administrator der Lösung sein.

Wann muss ich das Weisungsregister nutzen?

Beim Erstellen einer Lösung (verpflichtend):

Direkt nach Eingabe von Name und Beschreibung öffnet sich der Assistent
Sie erstellen dabei automatisch den ersten Eintrag im Weisungsregister
Dies ist für jede neue Lösung verpflichtend

Bei Änderungen der Datenverarbeitung:

Wenn Sie neue Arten von personenbezogenen Daten verarbeiten
Wenn sich der Zweck der Verarbeitung ändert
Wenn neue Personengruppen betroffen sind
Wenn Verarbeitungstätigkeiten beendet werden (Eintrag deaktivieren)

Weitere Themen

Eintrag erstellen - So erstellen Sie einen neuen Eintrag im Weisungsregister
Einträge verwalten - Einträge bearbeiten, aktivieren/deaktivieren und löschen
Übersicht und Bestätigung - Wie die Bestätigung beim Daten hochladen funktioniert
Häufig gestellte Fragen - Antworten auf häufige Fragen