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Variablen in Textblöcken

Erstellen und verwenden Sie Variablen in Berichten für dynamische, wiederverwendbare Werte.

Variablen ermöglichen es Ihnen, dynamische Werte in Textblöcken zu verwenden, die sich automatisch aktualisieren. Sie können feste Werte oder SQL-Abfragen als Variablen definieren und diese überall in Ihren Berichten einfügen.

Unterschied zu SQL-Variablen: Diese Seite beschreibt Bericht-Variablen für Textblöcke. Dies ist NICHT das Gleiche wie SQL-Variablen in Auswertungen. Siehe Unterschied unten.

Was sind Bericht-Variablen?

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen einen monatlichen Bericht über Krankheitsfälle. Anstatt jedes Mal "Januar 2024" manuell zu ändern, könnten Sie eine Variable $aktueller_monat erstellen, die sich automatisch aktualisiert.

Variablen sind:

  • Wiederverwendbare Werte, die Sie in Textblöcken einfügen können

  • Entweder fest definiert ("Berlin") oder dynamisch über SQL-Abfragen

  • Überall im Bericht verwendbar – in Überschriften, Texten, Listen

  • Automatisch aktualisierend bei dynamischen Werten

Wann Variablen verwenden?

✅ Ideal für:

  • Wiederkehrende Berichte mit sich ändernden Zeiträumen

  • Zentrale Werte, die an mehreren Stellen verwendet werden

  • Dynamische Daten aus Datenbanken (z.B. aktuellste Zahlen)

  • Konsistente Bezeichnungen über den gesamten Bericht

Beispiele:

  • Zeiträume: "Bericht für $monat $jahr" → "Bericht für Januar 2025"

  • Metriken: "Gesamt: $gesamtzahl Fälle" → "Gesamt: 1.234 Fälle"

  • Standorte: "Region: $region" → "Region: Berlin"

  • Status: "Stand: $letztes_update" → "Stand: 15.01.2025"

Variablen erstellen

1

Variable direkt beim Schreiben erstellen

Die schnellste Methode ist, Variablen direkt beim Schreiben zu erstellen:

  1. Klicken Sie in einen Textblock in Ihrem Bericht

  2. Tippen Sie $ (Dollar-Zeichen)

  3. Eine Auswahlliste erscheint mit vorhandenen Variablen

  4. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie Enter

  5. Das Variablen-Einstellungsfenster öffnet sich automatisch

Während Sie tippen, sehen Sie eine Vorschau der passenden Variablen. Die Autovervollständigung hilft Ihnen, schnell die richtige Variable zu finden.

2

Variablentyp auswählen

Entscheiden Sie, wie die Variable ihren Wert erhält:

Fester Wert – Für statische Texte

Verwenden Sie dies für:

  • Bezeichnungen, die sich selten ändern

  • Fixe Werte wie Abteilungsnamen oder Projekttitel

  • Werte, die Sie zentral pflegen möchten

Beispiel:

  • Variable: projekt_name

  • Wert: "Digitalisierung 2025"

  • Verwendung: "Das Projekt $projekt_name zeigt folgende Ergebnisse..."

3

Variable konfigurieren

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

Bezeichnung (max. 50 Zeichen)

  • Der Name, den Sie und andere Nutzer sehen

  • Sollte klar und beschreibend sein

  • Beispiel: "Aktueller Monat", "Gesamtzahl Fälle"

Systemname (max. 50 Zeichen)

  • Interner Identifikator (wird automatisch generiert)

  • Kleinbuchstaben, Unterstriche statt Leerzeichen

  • Beispiel: "aktueller_monat", "gesamtzahl_faelle"

Wert (bei festem Wert) oder SQL-Abfrage (bei Abfrage)

  • Der tatsächliche Wert oder die SQL-Abfrage

  • Bei Abfragen: Vorschau zeigt das Ergebnis

Aus Filter-Leiste ausblenden (optional)

  • Aktivieren, wenn die Variable nur intern verwendet wird

  • Variable kann weiterhin in Texten verwendet werden

4

Speichern und verwenden

  1. Klicken Sie auf Speichern

  2. Die Variable wird in Ihren Text eingefügt

  3. Sie sehen sofort den aktuellen Wert

Die Variable ist nun überall in Ihrem Bericht verfügbar!

Variablen verwenden

Variable einfügen

  1. Klicken Sie an die Stelle, wo die Variable erscheinen soll

  2. Tippen Sie $

  3. Wählen Sie eine Variable aus der Liste oder geben Sie einen neuen Namen ein

  4. Die Variable wird eingefügt und zeigt ihren aktuellen Wert

Variable bearbeiten

Im Bearbeitungsmodus:

  1. Klicken Sie auf eine eingefügte Variable

  2. Das Einstellungsfenster öffnet sich

  3. Ändern Sie Wert, Abfrage oder Einstellungen

  4. Speichern Sie – alle Vorkommen aktualisieren sich automatisch

Variable formatieren

Variablen unterstützen Textformatierung:

  • Fett, Kursiv, Unterstrichen

  • Farben (Text und Hintergrund)

  • Schriftgröße

Markieren Sie die Variable und wenden Sie die gewünschte Formatierung an – genau wie normalen Text.

Variablentypen im Detail

Feste Werte

Wann verwenden:

  • Projektnamen, Abteilungen, Standorte

  • Zeiträume, die manuell aktualisiert werden

  • Zentrale Bezeichnungen für Konsistenz

Vorteile:

  • Einfach zu verstehen und zu pflegen

  • Sofort verfügbar, keine Datenbanklast

  • Perfekt für wiederkehrende Texte

Beispiel:

Variable: abteilung
Wert: Gesundheitsamt Berlin-Mitte

Verwendung: "Das $abteilung meldet folgende Zahlen..." Ergebnis: "Das Gesundheitsamt Berlin-Mitte meldet folgende Zahlen..."

SQL-Abfragen

Wann verwenden:

  • Aktuelle Zahlen, die sich häufig ändern

  • Berechnete Metriken

  • Datengetriebene Werte

Vorteile:

  • Immer aktuell

  • Automatische Berechnung

  • Reduziert manuelle Arbeit

Wichtig:

  • Die Abfrage muss genau einen Wert zurückgeben (erste Spalte, erste Zeile)

  • Variablen mit Abfragen zeigen "Lädt..." während der Ausführung

  • Bei Fehlern erscheint "[Kein Wert]"

Beispiel:

SELECT COUNT(*)
FROM einreichungen
WHERE status = 'abgeschlossen'
  AND datum >= '2025-01-01'

Verwendung: "In diesem Monat wurden $abgeschlossen Anträge abgeschlossen." Ergebnis: "In diesem Monat wurden 127 Anträge abgeschlossen."

Variablen vs. Filter

Aspekt
Variablen
Filter

Zweck

Werte in Texten anzeigen

Daten in Auswertungen filtern

Sichtbar für Nutzer

Nur der Wert

Filtersteuerung sichtbar

Verwendung

Textblöcke, Überschriften

Auswertungen, Datenquellen

Änderbar

Nur von Editoren

Von Betrachtern anpassbar (falls nicht verborgen)

Tipp: Sie können Variablen "Aus Filter-Leiste ausblenden", um sie nur für Texte zu nutzen, ohne dass Betrachter sie sehen oder ändern können.

Häufige Fehler vermeiden

❌ Variable zeigt "[Kein Wert]"

Ursachen:

  • Bei festem Wert: Wert wurde nicht ausgefüllt

  • Bei Abfrage: SQL-Abfrage liefert kein Ergebnis

  • Bei Abfrage: Syntaxfehler in der SQL-Abfrage

Lösung:

  • Klicken Sie auf die Variable, um Einstellungen zu öffnen

  • Prüfen Sie den Wert oder die Abfrage

  • Bei Abfragen: Testen Sie die SQL-Abfrage in einer Auswertung

❌ Variable zeigt "Fehlt: variablenname"

Ursache: Die Variable wurde gelöscht, wird aber noch im Text referenziert

Lösung:

  • Löschen Sie die fehlerhafte Referenz aus dem Text

  • Oder erstellen Sie die Variable neu mit dem gleichen Systemnamen

❌ Variable aktualisiert sich nicht

Problem: Wert bleibt alt, obwohl sich Daten geändert haben

Ursache: Abfrage-Variablen werden gecacht

Lösung:

  • Aktualisieren Sie den Bericht (Seite neu laden)

  • Oder öffnen Sie die Variable und speichern Sie sie erneut

Bewährte Methoden

✅ Empfohlen

  • Klare Namen: "gesamtzahl_faelle" statt "var1"

  • Zentrale Werte: Nutzen Sie Variablen für Werte, die mehrfach vorkommen

  • Dokumentation: Bei komplexen Abfragen notieren Sie, was sie berechnen

  • Konsistenz: Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen

  • Testen: Prüfen Sie Abfrage-Variablen in der Vorschau

❌ Vermeiden Sie

  • Zu viele Variablen: Mehr als 10-15 wird unübersichtlich

  • Komplexe Abfragen: Halten Sie SQL-Abfragen einfach

  • Doppelte Systemnamen: Jeder Systemname muss eindeutig sein

  • Sehr lange Werte: Feste Werte sollten nicht zu lang sein (wirkt sich auf Anordnung aus)

Variablen löschen

  1. Klicken Sie auf die Variable im Text

  2. Im Einstellungsfenster klicken Sie Entfernen

  3. Bestätigen Sie die Löschung

  4. Die Variable verschwindet aus dem Text

Achtung: Wenn Sie eine Variable löschen, die an mehreren Stellen verwendet wird, werden alle Vorkommen als "Fehlend" markiert. Sie müssen diese manuell aus dem Text entfernen.

Bericht-Variablen vs. SQL-Variablen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Variablen in Polyteia, die NICHT verwechselt werden sollten, auch wenn beide die $-Syntax verwenden:

Bericht-Variablen (diese Seite)

Was sind sie? Dynamische Werte, die Sie in Textblöcke von Berichten einfügen können.

Wo werden sie verwendet?

  • In Textblöcken (Überschriften, Absätze, Listen)

  • Direkt im Bericht-Editor

  • Überall, wo Sie Text schreiben können

Wie erstellt man sie?

  • Tippen Sie $ in einem Textblock

  • Wählen Sie aus der Liste oder erstellen Sie eine neue Variable

  • Konfigurieren Sie festen Wert oder SQL-Abfrage

Was tun sie?

  • Zeigen einen Wert direkt im Text an

  • Können feste Texte oder berechnete Werte sein

  • Aktualisieren sich automatisch bei SQL-Abfragen

Beispiel:

Im Januar wurden $fallzahl Fälle registriert.
→ Ergebnis: Im Januar wurden 1.234 Fälle registriert.

SQL-Variablen (in Auswertungen)

Was sind sie? Filter-Parameter für SQL-Abfragen in Auswertungen.

Wo werden sie verwendet?

  • In der WHERE-Klausel von SQL-Abfragen

  • Im SQL-Editor von Auswertungen

  • Nur in Auswertungen, nicht in Textblöcken

Wie erstellt man sie?

  • Schreiben Sie $variable in einer WHERE-Klausel

  • Definieren Sie den Variablentyp (Text, Zahl, Datum)

  • Konfigurieren Sie Einzel- oder Mehrfachauswahl

Was tun sie?

  • Filtern Daten in SQL-Abfragen

  • Werden zu interaktiven Filtern in Berichten

  • Ermöglichen Benutzern, Daten zu filtern

Beispiel:

SELECT * FROM faelle
WHERE monat = $selected_month
→ Nutzer kann Monat im Bericht auswählen

→ Mehr dazu: SQL-Variablen in Auswertungen

Schnellvergleich

Aspekt
Bericht-Variablen
SQL-Variablen

Ort

Textblöcke in Berichten

WHERE-Klausel in SQL-Abfragen

Zweck

Werte anzeigen

Daten filtern

Erstellen

$ in Textblock tippen

$ in WHERE-Klausel schreiben

Typen

Fester Wert oder SQL-Abfrage

Text, Zahl, Datum, Mehrfachauswahl

Sichtbar als

Text im Bericht

Filter-Steuerung für Nutzer

Verwendung

"Im Januar gab es $fallzahl Fälle"

WHERE datum >= $start_datum

Änderbar von

Nur Bearbeiter

Betrachter (als Filter)

Wann welche verwenden?

Verwenden Sie Bericht-Variablen, wenn Sie:

  • Einen Wert im Text anzeigen möchten

  • Zeiträume, Metriken oder Bezeichnungen wiederverwenden wollen

  • Dynamische Zahlen aus Datenbanken in Texten brauchen

  • Konsistente Werte über den gesamten Bericht sicherstellen möchten

Verwenden Sie SQL-Variablen, wenn Sie:

  • Daten in einer Auswertung filtern möchten

  • Benutzern ermöglichen wollen, Filterkriterien zu ändern

  • WHERE-Bedingungen in SQL-Abfragen dynamisch gestalten wollen

  • Interaktive Filter in Berichten benötigen

Zusammenfassung: Bericht-Variablen sind für Texte (zeigen Werte an), SQL-Variablen sind für Abfragen (filtern Daten). Beide verwenden $, erfüllen aber völlig unterschiedliche Zwecke.

Weitere Hilfe

→ Bericht erstellen – Grundlagen für Berichte

→ Berichtsfilter – Interaktive Filter für Auswertungen

→ Dynamische Filteroptionen – SQL-gesteuerte Filter

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