Datenseiten

Zeigen Sie Daten aus einem Datensatz direkt in Ihrem Bericht an.

Manchmal möchten Sie nicht nur Diagramme zeigen, sondern die Daten selbst. Eine Datenseite zeigt Daten aus einem Datensatz direkt in Ihrem Bericht an. So können Leser die Rohdaten durchsuchen, filtern und sortieren.

Was ist eine Datenseite?

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Excel-Tabelle mit allen Schulen in Ihrer Stadt. In einem normalen Bericht würden Sie vielleicht ein Diagramm zeigen: "Anzahl Schüler pro Stadtteil". Aber manchmal wollen Leser mehr wissen: Welche Schulen gibt es genau? Wie viele Schüler hat jede einzelne Schule?

Eine Datenseite zeigt genau das: Die Daten selbst, in einer Tabelle. Leser können:

• Die Tabelle durchsuchen

• Nach bestimmten Werten filtern

• Die Sortierung ändern

• Zusammenfassungen sehen (z.B. Gesamtzahl, Durchschnitt)

Wann verwenden?

Datenseite verwenden

Verwenden Sie eine Datenseite, wenn:

• Leser einzelne Datensätze sehen sollen (z.B. Liste aller Schulen)

• Leser selbst filtern und suchen wollen

• Sie verschiedene Ansichten der gleichen Daten zeigen möchten

• Die genauen Werte wichtiger sind als Trends

Beispiele:

• Liste aller Einrichtungen mit Adressen und Kontaktdaten

• Übersicht aller Anträge mit Status und Bearbeitungsstand

• Verzeichnis aller Projekte mit Budget und Zeitplan

Auswertung verwenden

Datenseite erstellen

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Neue Datenseite hinzufügen

1. Öffnen Sie Ihren Bericht im Bearbeitungsmodus

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Element hinzufügen

3. Wählen Sie Datenseite

4. Die neue Datenseite erscheint in der Seitenleiste.

5. Klicken Sie doppelt auf den Namen der neuen Datenseite und geben Sie einen Namen ein (z.B. "Schulverzeichnis")

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Datensatz verbinden

Jetzt müssen Sie festlegen, welche Daten angezeigt werden sollen:

1. Klicken Sie in der Mitte des Bildschirms auf Datensatz auswählen

2. Wählen Sie einen Datensatz aus Ihrer Lösung

3. Die Daten werden in einer Tabelle angezeigt

Sie sehen nur Datensätze, auf die Sie Zugriff haben. Wenn ein Datensatz fehlt, prüfen Sie Ihre Berechtigungen.

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Spalten konfigurieren

Nicht alle Spalten sind für Leser relevant. Wählen Sie aus, was angezeigt wird:

1. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift

2. Um die Spalte auszublenden, wählen Sie Spalte ausblenden

3. Um die Spalte wieder anzuzeigen, scrollen Sie in der Tabelle ganz nach rechts und klicken Spalte hinzufügen

Tipp: Zeigen Sie nur die wichtigsten Spalten. Zu viele Spalten machen die Tabelle unübersichtlich.

Reiter erstellen

Ein besondere Funktion von Datenseiten: Sie können über Reiter mehrere Ansichten der Daten erstellen. Jede Ansicht zeigt die gleichen Daten, aber mit unterschiedlichen Einstellungen.

Wozu Ansichten?

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste aller Anträge. Verschiedene Leser interessieren sich für verschiedene Dinge:

• Der Abteilungsleiter will nur offene Anträge sehen

• Die Sachbearbeiter wollen ihre eigenen Anträge sehen

• Die Geschäftsführung will eine Zusammenfassung nach Kategorie

Mit Ansichten können Sie all diese verschiedenen Ansichten in einer Datenseite anbieten.

Ansicht hinzufügen

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Neue Ansicht erstellen

1. Klicken Sie rechts unter Ansichten auf + Ansicht hinzufügen

2. Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Offene Anträge")

3. Die Ansicht wird als neuer Reiter erstellt

4. Sie können die Reihenfolge der Reiter ebenfalls rechts bestimmen, indem Sie links neben der Ansicht auf die Punkte klicken und die Ansicht nach oben oder unten schieben

Sie können beliebig viele Reiter erstellen.

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Ansicht konfigurieren

Jede Ansicht kann eigene Einstellungen haben:

Filter setzen:

1. Klicken Sie auf Filtern

2. Wählen Sie eine Spalte (z.B. "Status")

3. Wählen Sie eine Bedingung (z.B. "ist gleich")

4. Geben Sie einen Wert ein (z.B. "Offen")

5. Um weitere Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf +

Sortierung festlegen:

1. Klicken Sie auf Sortieren

2. Wählen Sie die Spalte (z.B. "Eingangsdatum")

3. Wählen Sie die Richtung (Aufsteigend oder Absteigend)

Spalten anpassen: Jeder Reiter kann andere Spalten anzeigen. Konfigurieren Sie die Spalten wie oben beschrieben.

Zusammenfassungen

Unterhalb der Tabelle werden Zusammenfassungen anzeigen. Das sind automatische Berechnungen über alle (gefilterten) Daten.

Zusammenfassung hinzufügen

1. Finden Sie die letzte Zeile der Tabelle, welche farblich hervorgehoben ist

2. In der ersten Spalte sehen Sie die Anzahl der Zeilen

3. Klicken Sie auf eine Zelle in der Zusammenfassungszeile

4. Wählen Sie die gewünschte Berechnung:

Berechnung	Beschreibung	Beispiel
Summe	Alle Werte zusammenzählen	Gesamtbudget aller Projekte
Anzahl	Wie viele Einträge gibt es	Anzahl der Schulen
Durchschnitt	Mittelwert berechnen	Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Minimum	Kleinster Wert	Niedrigstes Budget
Maximum	Größter Wert	Höchstes Budget

1. Um die gewählte Zusammenfassung zu speichern klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern.

Zusammenfassungen werden automatisch aktualisiert, wenn Leser Filter anwenden. So sehen sie immer die Zusammenfassung der aktuell sichtbaren Daten.

Tipps

• Weniger ist mehr: Zeigen Sie nur die Spalten, die wirklich wichtig sind

• Sinnvolle Ansichten: Überlegen Sie, welche Ansichten Ihre Leser brauchen

• Klare Namen: Benennen Sie Ansichten so, dass sofort klar ist, was sie zeigen

• Filter vorbelegen: Setzen Sie Filter, damit Leser nicht selbst suchen müssen

• Zusammenfassungen nutzen: Sie geben schnell einen Überblick über die Daten