Freischalten und Teilen
Vollständige Anleitung zum Freischalten und Teilen von Formularen – Einstellungen, Erscheinungsbild, Datensatz-Verknüpfung und Veröffentlichung.
Nach der Erstellung müssen Sie Ihr Formular freischalten, damit Nutzende es ausfüllen können. Dabei konfigurieren Sie wichtige Einstellungen wie Zugriffsrechte, Zeiträume, Erscheinungsbild und die Verknüpfung mit einem Datensatz.
Überblick: Die drei Bereiche
Im Formular-Editor finden Sie oben drei Reiter für die Konfiguration:
Erstellen – Formular aufbauen und Felder hinzufügen
Einstellungen – Grundeinstellungen, Authentifizierung, Zielgruppe, Integrationen (4 Unterbereiche)
Einreichungen – Übersicht der eingegangenen Antworten (erst nach Freischaltung)
Die vier Unterbereiche in "Einstellungen"
Im Reiter Einstellungen finden Sie vier Tabs:
Allgemein – Formulartitel und Beschreibung
Authentifizierung – Anmeldepflicht, mehrfache Einreichungen, Erscheinungsbild
Zielgruppe – Öffentlich/Privat, Verfügbarkeit, Benachrichtigungen
Integrationen – Datensatz-Verknüpfung
Wichtig: Manche Einstellungen können nach der Freischaltung nicht mehr geändert werden:
Öffentlich/Privat
Authentifizierung aktivieren/deaktivieren
Planen Sie diese Entscheidungen sorgfältig!
Reiter 2: Einstellungen
Der Reiter Einstellungen enthält vier Tabs, in denen Sie alle wichtigen Konfigurationen vornehmen.
Tab 1: Allgemein
Formulartitel und Beschreibung bearbeiten
Hier können Sie nachträglich den Namen und die Beschreibung Ihres Formulars ändern.
Tab 2: Authentifizierung
Was ist Authentifizierung?
Authentifizierung bedeutet, dass Nutzende sich mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden müssen, bevor sie das Formular ausfüllen können. Sie erhalten einen Einmalcode per E-Mail.
Wann Authentifizierung aktivieren:
✅ Interne Formulare (nur für Mitarbeitende)
✅ Mehrfache Einreichungen pro Person verhindern
✅ Eindeutige Zuordnung von Antworten zu Personen
✅ Persönliche Daten werden erfasst
Wann KEINE Authentifizierung:
❌ Anonyme Umfragen
❌ Öffentliche Bürgerbeteiligungen
❌ Möglichst niedrige Hürde gewünscht
Konfiguration:
Authentifizierung erforderlich – Aktivieren Sie den Schalter
Mehrfache Einreichungen erlauben – Können Personen das Formular mehrmals ausfüllen?
Aus: Nur eine Einreichung pro Person (empfohlen für Anträge, Registrierungen)
An: Beliebig viele Einreichungen pro Person (für Feedback-Formulare, Ticketbestellungen)
Achtung: Nach der Freischaltung können Sie Authentifizierung nicht mehr aktivieren oder deaktivieren!
Tab 3: Zielgruppe
Öffentlich oder Privat
Die wichtigste Entscheidung beim Freischalten!
Öffentliches Formular
Jeder mit dem Link kann das Formular ausfüllen.
Vorteile:
✅ Maximale Reichweite
✅ Keine Verwaltung von Teilnehmenden
✅ Niedrige Hürde für Teilnahme
Nachteile:
❌ Keine Kontrolle, wer ausfüllt
❌ Keine eindeutige Zuordnung (außer mit Authentifizierung)
Wann verwenden:
Bürgerbeteiligungen
Öffentliche Umfragen
Feedback-Formulare
Veranstaltungsanmeldungen
Annonyme Umfragen
Konfiguration: Wählen Sie "Öffentliches Formular" und "Alle haben Zugriff".
Privates Formular
Nur bestimmte E-Mail-Adressen dürfen das Formular ausfüllen.
Vorteile:
✅ Kontrolle über Teilnehmende
✅ Eindeutige Zuordnung
✅ Nur eingeladene Personen können teilnehmen
Nachteile:
❌ Verwaltungsaufwand (E-Mail-Listen pflegen)
❌ Höhere Hürde für Teilnahme
❌ Erfordert Authentifizierung
Wann verwenden:
Interne Befragungen (nur Mitarbeitende)
Eingeschränkte Zielgruppen
Formulare mit persönlichen Daten
Wenn Sie genau wissen müssen, wer antwortet
Konfiguration:
Wählen Sie "Öffentliches Formular" und "Eingeschränkter Zugriff über E-Mail-Adressen"
Aktivieren Sie Authentifizierung im Reiter "Einstellungen" (Pflicht für private Formulare!)
Nach dem Freischalten: Geben Sie E-Mail-Adressen der Teilnehmenden ein
Wichtig: Private Formulare erfordern Authentifizierung. Sie können kein privates Formular ohne Authentifizierung erstellen.
E-Mail-Adressen verwalten (nur private Formulare)
Nach dem Freischalten: Klicken Sie rechts oben auf "Freigeschaltet" → "Einreichende"
Einzeln oder mehrere hinzufügen
Geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld ein
Drücken Sie die Eingabetaste
Wiederholen Sie dies für jede Person
Klicken Sie abschließend auf die kleine Diskette oberhalb des Eingabefeldes
Tipp: Sie können mehrere E-Mail-Adressen auf einmal eingeben, indem Sie sie mit Komma trennen: [email protected], [email protected], [email protected]
Per CSV-Datei hochladen
Für viele E-Mail-Adressen:
Erstellen Sie eine CSV-Datei mit einer E-Mail-Adresse pro Zeile
Erste Zeile (Kopfzeile):
emailFolgezeilen: Eine E-Mail-Adresse pro Zeile
Beispiel CSV:
Klicken Sie "CSV hochladen"
Wählen Sie Ihre Datei aus
Alle E-Mail-Adressen werden importiert
Verfügbarkeit
Legen Sie fest, wann das Formular ausfüllbar ist.
Startdatum
Ab wann soll das Formular verfügbar sein?
Sofort: Wählen Sie das heutige Datum
Später: Wählen Sie ein zukünftiges Datum
Beispiel:
Veranstaltungsanmeldung ab 1. April: Startdatum = 01.04.2024
Was passiert vor dem Startdatum? Nutzende sehen eine Meldung: "Dieses Formular akzeptiert noch keine Einreichungen. Es beginnt am [Datum]."
Enddatum (optional)
Bis wann sollen Einreichungen akzeptiert werden?
Kein Enddatum: Formular bleibt unbegrenzt verfügbar
Mit Enddatum: Automatisches Schließen zum angegebenen Zeitpunkt
Wann ein Enddatum setzen:
✅ Anmeldefristen (z.B. Veranstaltungen)
✅ Bewerbungsfristen
✅ Befragungen mit festem Zeitraum
Wann KEIN Enddatum:
❌ Feedback-Formulare (dauerhaft verfügbar)
❌ Kontaktformulare
❌ Serviceanfragen
Was passiert nach dem Enddatum? Nutzende sehen eine Meldung: "Dieses Formular ist abgelaufen. Es endete am [Datum]."
Benachrichtigungen
Bestätigungsnachricht an Ausfüllende
Senden Sie den Ausfüllenden eine E-Mail-Bestätigung, sobald sie das Formular erfolgreich abgesendet haben.
Aktivieren: Schalten Sie "Eine Bestätigungsnachricht per E-Mail nach erfolgreicher Übermittlung verschicken" ein.
Inhalt der Bestätigungsnachricht:
Dankesnachricht
Zeitstempel der Einreichung
Hinweis, dass die Daten erfolgreich empfangen wurden
Wann aktivieren:
✅ Für Transparenz und Vertrauen
✅ Als Beweis für Ausfüllende (z.B. bei Anträgen oder Anmeldungen)
✅ Bei wichtigen Einreichungen, bei denen eine Bestätigung erwartet wird
Wann NICHT aktivieren:
❌ Bei kurzen anonymen Umfragen
❌ Wenn keine Bestätigung notwendig ist
Hinweis: Bei Formularen mit aktivierter Authentifizierung erhalten Nutzende automatisch eine E-Mail, wenn ihre E-Mail-Adresse zur Liste der Einreichenden hinzugefügt wird.
Tab 4: Integrationen
Datensatz-Verknüpfung – Das Herzstück jedes Formulars
Jedes Formular ist automatisch mit einem Datensatz verknüpft. Dieser wird bei der Formularerstellung automatisch angelegt und dort landen alle Einreichungen.
Was ist ein Datensatz?
Ein Datensatz ist wie eine Tabelle in einer Datenbank. Jede Einreichung wird als Zeile gespeichert, jedes Feld als Spalte.
Beispiel:
Automatische Erstellung: Der Datensatz wird automatisch erstellt, wenn Sie ein neues Formular anlegen. Sie müssen nichts weiter tun – die Verknüpfung ist bereits vorhanden.
Verknüpften Datensatz öffnen
Sie können jederzeit zum verknüpften Datensatz wechseln:
Reiter "Einstellungen" → Tab "Integrationen"
Klicken Sie auf "Verknüpfter Datensatz"
Der Datensatz öffnet sich in einem neuen Tab
Im Datensatz können Sie:
Alle Einreichungen in Tabellenform sehen
Daten exportieren (CSV, Excel)
Auswertungen erstellen
Filter anwenden
Daten mit anderen Datensätzen verknüpfen
Formular freischalten
Jetzt ist alles vorbereitet – Zeit zum Freischalten!
Einstellungen prüfen
Gehen Sie nochmals alle Einstellungen durch:
✅ Titel und Beschreibung korrekt?
✅ Authentifizierung richtig konfiguriert?
✅ Öffentlich oder privat gewählt?
✅ Start- und Enddatum gesetzt?
✅ Benachrichtigungen wie gewünscht?
Tipp: Manche Einstellungen können nach der Freischaltung nicht mehr geändert werden. Lieber einmal zu viel prüfen!
Formular speichern
Wenn Sie noch ungespeicherte Änderungen haben:
Klicken Sie oben rechts auf "Speichern"
Warten Sie, bis "Formular gespeichert" erscheint
Freischalten-Button klicken
Klicken Sie oben rechts auf "Freischalten"
Ein Dialog öffnet sich mit mehreren Schritten
Schritt 1: Validierung
Das System prüft Ihr Formular auf Vollständigkeit:
Geprüft wird:
✅ Alle Felder vollständig konfiguriert?
✅ Auswahl-Felder haben Optionen?
✅ Keine leeren Überschriften?
✅ Validierungsregeln korrekt?
Bei Fehlern:
Eine Liste aller Probleme wird angezeigt
Beheben Sie die Fehler
Versuchen Sie es erneut
Bei Erfolg:
Der Dialog geht zum nächsten Schritt
Schritt 2: Warnungen bestätigen
Das System zeigt wichtige Hinweise:
Mögliche Warnungen:
"Sie können die Authentifizierung nicht mehr deaktivieren, sobald das Formular freigeschaltet wurde"
"Sie können das Formular nicht mehr auf 'Öffentlich' umstellen, sobald es freigeschaltet wurde"
"Sie können das Formular nicht mehr auf 'Privat' umstellen, sobald es freigeschaltet wurde"
Lesen Sie diese aufmerksam und klicken Sie "Verstanden" oder "Freischalten".
Schritt 3: Weisungsregister bestätigen (falls vorhanden)
Falls Ihre Lösung aktive Einträge im Weisungsregister hat, erscheint eine Übersicht aller dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten:
Übersicht prüfen: Scrollen Sie durch alle aktiven Einträge im Weisungsregister
Drei Bestätigungen ankreuzen:
Sie haben die Übersicht gelesen und verstanden
Ihre Datenverarbeitung liegt innerhalb der dokumentierten Tätigkeiten
Sie tragen die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit Ihrer Verarbeitung
Klicken Sie "Bestätigen und fortfahren"
Hinweis: Dieser Schritt erscheint nur, wenn Ihre Lösung Einträge zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) konfiguriert hat. Dies stellt die DSGVO-Konformität gemäß Art. 28 DSGVO sicher.
Falls keine Einträge vorhanden sind:
Sie erhalten eine Warnung, dass keine Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sind
Wenden Sie sich an einen Administrator Ihrer Lösung, um Einträge zu erstellen
Sie können erst fortfahren, wenn Einträge vorhanden sind
Mehr Informationen: Weisungsregister
Schritt 4: Erfolgsmeldung
Ihr Formular wurde erfolgreich freigeschaltet!
Der Button ändert sich von "Freischalten" zu "Freigeschaltet".
Jetzt können Sie:
Den Link kopieren und teilen
Bei privaten Formularen: E-Mail-Adressen hinzufügen
Einreichungen verfolgen
Link zum Formular teilen
Nach der Freischaltung erhalten Sie einen Link, den Sie mit Ihrer Zielgruppe teilen können.
Link kopieren
Klicken Sie auf den Button "Freigeschaltet" (oben rechts)
Ein Dialog öffnet sich
Der Link wird angezeigt unter "Link zum Formular"
Klicken Sie auf "Kopieren"
Der Link ist jetzt in Ihrer Zwischenablage
Link verteilen
Möglichkeiten:
Per E-Mail versenden
Auf Ihrer Webseite veröffentlichen
In sozialen Medien teilen
In Newslettern einbinden
Beispiel-E-Mail:
Betreff: Einladung zur Teilnahme an unserer Umfrage
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir laden Sie herzlich ein, an unserer Umfrage zur Zufriedenheit mit dem öffentlichen Nahverkehr teilzunehmen. Ihre Meinung ist uns wichtig!
Link zum Formular: [Ihr Link hier]
Die Befragung dauert etwa 5 Minuten.
Mit freundlichen Grüßen, Ihr Team
Bei privaten Formularen: E-Mail-Adressen hinzufügen
Für private Formulare müssen Sie nach dem Freischalten die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden hinzufügen:
Klicken Sie auf "Freigeschaltet"
Wechseln Sie zum Tab "Einreichende"
Fügen Sie E-Mail-Adressen einzeln hinzu oder laden Sie eine CSV-Datei hoch
Nur diese Personen können das Formular ausfüllen
Nach der Freischaltung
Was kann noch geändert werden?
✅ Änderbar:
Feldtitel und Beschreibungen
Hilfetexte
Optionen bei Auswahl-Feldern (mit Vorsicht!)
Formulartitel und -beschreibung
Benachrichtigungseinstellungen
E-Mail-Adressen bei privaten Formularen
❌ NICHT änderbar:
Öffentlich/Privat
Authentifizierung ein/aus
Feldtypen (führt zu Datenproblemen!)
Datensatz-Verknüpfung
Wichtig: Strukturelle Änderungen (neue Felder, Feldtypen ändern, Felder löschen) sollten nach der Freischaltung vermieden werden. Sie können zu Datenproblemen führen!
Formular pausieren
Sie können das Formular durch Ändern des Enddatums pausieren:
Setzen Sie das Enddatum auf "heute"
Speichern Sie
Nutzende sehen "Formular ist abgelaufen"
Wiederaufnehmen: Setzen Sie das Enddatum wieder auf einen zukünftigen Zeitpunkt.
Formular schließen
Endgültiges Schließen: Setzen Sie das Enddatum auf einen Zeitpunkt in der Vergangenheit.
Hinweis: Dies lässt sich rückgängig machen, indem Sie das Enddatum wieder entfernen oder in die Zukunft setzen.
Häufige Probleme
"Formular lässt sich nicht freischalten"
Ursachen:
Felder sind unvollständig konfiguriert
Auswahl-Felder haben keine Optionen
Validierungsregeln sind fehlerhaft
Lösung:
Prüfen Sie die Fehlermeldungen im Freischalten-Dialog
Beheben Sie alle angezeigten Probleme
Versuchen Sie es erneut
"Nutzer können nicht auf das Formular zugreifen"
Bei privaten Formularen:
Prüfen Sie: Ist die E-Mail-Adresse in der Liste der Einreichenden?
Prüfen Sie: Ist Authentifizierung aktiviert?
Prüfen Sie: Ist das Startdatum bereits erreicht?
Bei öffentlichen Formularen:
Prüfen Sie: Ist das Startdatum bereits erreicht?
Prüfen Sie: Ist das Enddatum noch nicht erreicht?
Prüfen Sie: Ist das Formular tatsächlich freigeschaltet?
Weitere Hilfe
→ Einreichungen verwalten – Was passiert mit den eingereichten Daten?
→ Formular-Editor – Formular vor der Freischaltung bearbeiten
→ Feldtypen – Alle verfügbaren Felder im Überblick
→ Bedingungen – Erweiterte Formular-Logik (optional)
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