# Einreichungen verwalten Nachdem Ihr Formular freigeschaltet wurde und Antworten eingehen, können Sie alle eingereichten Daten zentral einsehen und weiterverarbeiten. ## Was sind Einreichungen? Einreichungen sind die ausgefüllten Formulare, die Nutzer an Sie gesendet haben. Jede Einreichung enthält: * **Antworten**: Alle vom Nutzer eingegebenen Daten * **Zeitstempel**: Wann die Einreichung erstellt und zuletzt aktualisiert wurde * **Eindeutige ID**: Zur nachträglichen Zuordnung ## Einreichungen aufrufen **Zum Formular navigieren:** 1. Öffnen Sie Ihre Formularliste 2. Klicken Sie auf das gewünschte Formular 3. Wählen Sie oben den Reiter **"Einreichungen"** Sie sehen eine Liste aller eingegangenen Antworten mit Zeitstempel und Vorschau. *** ## Statistiken anzeigen Im Reiter **"Einreichungen"** finden Sie zwei Unterbereiche: * **"Statistik"** – Übersicht und Analysen zu Ihren Einreichungen * **"Einreichungen"** – Detaillierte Tabelle aller Antworten ### Statistik Dieser Bereich zeigt Ihnen verschiedene Kennzahlen und Visualisierungen: #### Zusammenfassung **Anzahl der Einreichungen:** * Zeigt die Gesamtzahl aller eingegangenen Formulare **Ausstehende Einreichungen** (nur bei privaten Formularen): * Zeigt, wie viele eingeladene Personen das Formular noch nicht ausgefüllt haben * Hilft Ihnen, den Überblick über fehlende Antworten zu behalten #### Einreichungen im Zeitverlauf Ein **Balkendiagramm** zeigt Ihnen die täglichen Einreichungen: * **Zeitraumauswahl**: Wählen Sie einen Zeitraum (Standard: letzte 7 Tage) * **Tägliche Ansicht**: Sehen Sie, an welchen Tagen wie viele Einreichungen eingegangen sind * **Trends erkennen**: Identifizieren Sie Spitzen oder ruhige Phasen **Beispiel-Nutzung:** * Prüfen Sie, ob nach einer E-Mail-Erinnerung mehr Antworten eingehen * Erkennen Sie, wann die meisten Menschen das Formular ausfüllen #### Einreichungen nach Uhrzeit Ein **Liniendiagramm** zeigt die Verteilung über den Tag: * **24-Stunden-Ansicht**: Von 00:00 bis 23:00 Uhr * **Muster erkennen**: Zu welcher Tageszeit füllen Menschen Ihr Formular aus? * **Planung**: Nutzen Sie diese Information für E-Mail-Versand oder Erinnerungen **Beispiel-Nutzung:** * Versenden Sie Erinnerungen zu den aktivsten Zeiten * Planen Sie Wartungsarbeiten außerhalb der Hauptzeiten *** ## Einreichungen anzeigen Im Reiter **"Einreichungen"** sehen Sie eine Tabellenansicht aller eingegangenen Antworten: * **Eingangsdatum und -zeit**: Wann wurde das Formular abgesendet? * **Alle Felder als Spalten**: Jedes Formularfeld erscheint als eigene Spalte * **Spaltenreihenfolge**: Die Spalten erscheinen in der Reihenfolge, wie sie im Formular angeordnet sind * **Eine Zeile pro Einreichung**: Jede Zeile zeigt eine vollständige Einreichung * **Anzahl der Einreichungen**: Oben in der Tabelle sehen Sie die Gesamtzahl * **Einreichungsdatum filtern**: Über das Datumsfeld können Sie Einreichungen nach Zeitraum eingrenzen ### Vorschau einer Einreichung Klicken Sie auf eine Einreichung in der Tabelle, um eine Vorschau zu öffnen. Die Vorschau zeigt die Einreichung so an, wie sie vom Ausfüllenden ausgefüllt wurde — mit allen Feldern, Antworten und hochgeladenen Dateien. {% hint style="info" %} Bei Einreichungen mit Datei-Upload-Feldern können Sie die hochgeladenen Dateien direkt in der Vorschau ansehen und herunterladen. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Hochgeladene Dateien sind nicht im CSV-Export enthalten. Um Dateien herunterzuladen, öffnen Sie die Vorschau der jeweiligen Einreichung und laden Sie die Dateien einzeln herunter. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Tipp**: Für detaillierte Analysen, Filterung oder Export der Einreichungen nutzen Sie den verknüpften Datensatz (siehe unten). {% endhint %} ## Daten exportieren und analysieren ### Direkter Download Im Reiter **"Einreichungen"** können Sie die Daten direkt herunterladen: 1. Wählen Sie die gewünschten Einreichungen in der Tabelle aus 2. Klicken Sie auf **Ausgewählte CSV-Datei herunterladen** 3. Die Daten werden als CSV-Datei heruntergeladen Sie können auch alle Einreichungen auf einmal herunterladen, indem Sie alle Zeilen auswählen. {% hint style="info" %} Der direkte Download eignet sich für schnelle Exporte. Für detailliertere Analysen nutzen Sie den verknüpften Datensatz. {% endhint %} ### Zum verknüpften Datensatz Für erweiterte Analysen können Sie direkt zum verknüpften Datensatz wechseln: 1. Im Reiter **"Einreichungen"** klicken Sie auf **"Zum Datensatz"** 2. Oder: Reiter **"Einstellungen"** → Bereich **"Integrationen"** → **"Verknüpfter Datensatz"** {% hint style="warning" %} Wenn Sie keinen Zugriff auf den verknüpften Datensatz haben, erscheint ein Hinweis. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Formular-Eigentümer, um die entsprechenden Berechtigungen zu erhalten. {% endhint %} **Im Datensatz können Sie:** ### Daten exportieren * **Excel (.xlsx)**: Für Tabellenkalkulationen und Auswertungen * **CSV**: Für Datenanalyse und Import in andere Tools * **Gefilterte Exporte**: Nur bestimmte Einreichungen exportieren ### Daten analysieren und filtern * **Einreichungen filtern**: Nach Zeitraum, Werten oder anderen Kriterien * **Daten kombinieren**: Einreichungen mit anderen Daten verknüpfen * **Insights erstellen**: Visualisierungen und Auswertungen erstellen * **Daten suchen**: Volltextsuche über alle Einreichungen * **Langfristige Speicherung**: Daten archivieren und analysieren *** ## Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Einreichungen konfigurieren Sie im Reiter **"Einstellungen"** → Bereich **"Zielgruppe"** vor dem Freischalten des Formulars. {% hint style="info" %} Bereits freigeschaltete Formulare: Benachrichtigungseinstellungen können nach der Freischaltung nicht mehr geändert werden. {% endhint %} *** ## Datenschutz beachten Beim Umgang mit Einreichungen beachten Sie: **DSGVO-Anforderungen:** * Sammeln Sie nur notwendige Informationen * Nutzen Sie Daten nur für angegebene Zwecke * Löschen Sie Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist * Ermöglichen Sie Auskunft und Löschung auf Anfrage **Empfohlene Aufbewahrungsfristen:** * Anmeldungen: 1 Jahr nach Veranstaltung * Umfragen: 2 Jahre nach Projektabschluss * Anträge: Nach rechtlichen Vorgaben Ihrer Organisation {% hint style="info" %} **Weisungsregister**: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenverarbeitung im [Weisungsregister](/sicherheit/weisungsregister.md) Ihrer Lösung dokumentiert ist. Dies ist für die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich. {% endhint %} ## Häufige Probleme **Einreichungen werden nicht angezeigt:** * Prüfen Sie, ob Sie die richtigen Berechtigungen für das Formular haben * Aktualisieren Sie die Seite * Prüfen Sie, ob das Formular freigeschaltet ist **Einreichungen erscheinen nicht im Datensatz:** * Prüfen Sie die Datensatz-Verknüpfung im Reiter "Einstellungen" → Bereich "Integrationen" * Stellen Sie sicher, dass das Formular freigeschaltet ist * Neue Einreichungen erscheinen automatisch im Datensatz Mit der Verwaltung von Einreichungen behalten Sie den Überblick über alle eingegangenen Antworten und können diese effizient weiterverarbeiten. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.polyteia.com/formulare/erstellen/einreichungen-verwalten.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.