Nutzung und Kontingente

Behalten Sie Nutzerlizenzen und Speicherverbrauch im Blick und reagieren Sie auf Warnungen.

Die Seite Einstellungen → Organisation → Nutzung und Kontingente fasst alle verbrauchsabhängigen Limits Ihrer Organisation zusammen. So sehen Administratoren auf einen Blick, wie viele Lizenzen und wie viel Speicher bereits genutzt werden – inklusive frühzeitiger Warnungen, wenn Grenzwerte näherrücken.

Was wird angezeigt?

Bereich	Inhalt
Nutzerlizenzen	Anzahl der vergebenen Lizenzen im Verhältnis zum Organisationslimit.
Speicherplatz	Verwendeter Speicher gegenüber verfügbarem Gesamtkontingent Ihrer Organisation (in GB oder MB).
KI-Token	Verbrauchte KI-Token im Verhältnis zum monatlichen Kontingent.

Für alle Bereiche erhalten Sie zusätzlich einen visuellen Fortschrittsbalken sowie einen Status:

• Normal (grün) – deutlicher Puffer zum Limit vorhanden.

• Warnung (gelb) – mehr als 50 % des Kontingents sind belegt.

• Kritisch (rot) – weniger als 20 % Restkapazität oder Limit bereits erreicht.

Was passiert bei KI-Token-Warnungen?

Das KI-Token-Kontingent zeigt, wie viele Token Ihre Organisation in diesem Monat bereits verbraucht hat. Token werden bei jeder Nutzung des KI-Assistenten in Auswertungen verbraucht.

• Warnung (gelb) – Mehr als 50 % der Token sind verbraucht. Nutzen Sie die KI gezielt.

• Kritisch (rot) – Das Limit ist fast oder ganz erreicht. Neue Fragen an die KI sind nicht mehr möglich.

Das Kontingent wird monatlich automatisch zurückgesetzt. Benötigen Sie mehr Token, wenden Sie sich an das Polyteia-Team.

Mehr zur Nutzung der KI erfahren Sie unter KI.

Was passiert bei Speicherwarnungen?

Sobald das Speicherlimit fast erreicht ist, sehen Sie nicht nur den Warnstatus in der Übersicht. Auch beim Hochladen von Daten in Datensätzen erscheinen Hinweise (siehe Daten hochladen):

• Kurz vor dem Limit – Benutzer:innen sehen eine gelbe Warnung mit konkretem Restvolumen.

• Limit erreicht – Uploads in leere Datensätze sind gesperrt, bestehende Datensätze lassen sich nur noch mit kleineren Dateien aktualisieren.

In beiden Fällen empfiehlt das System, den Organisationsadministrator oder den Polyteia-Support zu kontaktieren, um das Kontingent zu erhöhen.

Best Practices

• Regelmäßig prüfen – Kontrollieren Sie die Seite nach größeren Uploads oder nach der Einladung mehrerer neuer Nutzender.

• Aufräumen – Löschen Sie nicht mehr benötigte Datensätze oder Archive, bevor Warnstufen erreicht werden.

• Proaktiv erweitern – Melden Sie sich frühzeitig beim Polyteia-Team, wenn sich größere Speicher- oder Lizenzbedarfe abzeichnen.

So stellen Sie sicher, dass der Betrieb Ihrer Organisation reibungslos bleibt und keine Uploads oder Benutzer*innen blockiert werden.