Über Polyteia

Polyteia ist die Software-Suite für die öffentliche Verwaltung. Als Mitarbeitende in Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden können Sie mit der Polyteia-Plattform Ihre Bestandssysteme nahtlos anbinden, Daten harmonisieren und diese in KI-gestützten Workflows nutzen: mit Formularen, in der Fallbearbeitung sowie für Auswertungen und Berichte. Sparen Sie so Zeit, entlasten Sie Ihr Personal und stärken Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Verwaltung mit einer vollständig integrierten Plattform.

Beliebte Inhalte

Erste Schritte in der Polyteia-Plattform

Die Pfad-Navigation am oberen Rand zeigt Ihnen stets, wo Sie sich aktuell innerhalb der Polyteia-Plattform befinden. Jeder Eintrag in der Leiste entspricht einem Schritt in Ihrem Nutzerpfad und ermöglicht Ihnen eine schnelle Rückkehr zu vorherigen Ebenen.

Orientierung und schnelle Navigation

Die Pfad-Navigation zeigt Ihren aktuellen Standort innerhalb der Organisationsstruktur deutlich an. Jedes Element (z. B. Arbeitsbereiche, Lösungen, Datensätze) ist anklickbar und bringt Sie mit nur einem Klick zurück zur gewünschten Stelle.

So behalten Sie immer den Überblick über die Zusammenhänge Ihrer Daten und Auswertungen. Ideal, um bei komplexen Aufgaben jederzeit klar nachvollziehen zu können, welche Schritte Sie gegangen sind.

Favoriten-Stern

Markieren Sie häufig genutzte Seiten als Favorit, um sie jederzeit direkt von Ihrer Startseite aus aufrufen zu können. Der Stern am Ende der Navigationsleiste zeigt an, ob die aktuelle Ansicht als Favorit gespeichert wurde.

Ihr Polyteia-Konto ist Ihr persönlicher Schlüssel zur Plattform. Es legt fest, wie Sie sich anmelden, wie sicher Ihre Identität geschützt ist und welchen Organisationen Sie angehören. Jedes Konto ist an eine einzelne E-Mail-Adresse gebunden, kann aber Teil mehrerer Organisationen sein – jeweils mit eigenem Profil, eigenen Rollen und Berechtigungen.

Der Zugriff auf der Plattform ist streng geregelt. Sie müssen explizit zu jedem Arbeitsbereich, Datensatz oder Bericht eingeladen werden, zu dem Sie Zugang benötigen. Zusammen mit sicheren Anmeldemethoden und flexiblen Rollen stellt dies sicher, dass der Zugriff immer beabsichtigt und nachvollziehbar ist.

Ihr Konto enthält Ihre E-Mail-Adresse und Anmeldeeinstellungen. Sie können Ihre E-Mail-Adresse ändern, ein Passwort festlegen oder ändern und Ihr Konto jederzeit löschen. Kontoaktionen gelten organisationsübergreifend.

Die Polyteia-Plattform ist eine webbasierte Software. Das heißt, Sie können mühelos über jeden einschlägigen Web-Browser (z. B. Chrome oder Firefox) auf die Software zugreifen. Für den Zugriff auf die Polyteia-Plattform müssen sich Nutzer mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Standardmäßig wird ein Einmal-Code an Ihr Postfach gesendet. Alternativ können Sie ein Passwort festlegen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktivieren, um die Sicherheit zu erhöhen.

Anmeldung mit Einmal-Code

Die Standardanmeldung erfolgt passwortlos. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein – Sie erhalten einen 6-stelligen Einmal-Code per E-Mail. Der Code ist 15 Minuten gültig.

Wenn Sie den Code nicht erhalten:

Die Startseite (Home) ist Ihr persönliches Dashboard in der Polyteia-Plattform. Hier greifen Sie schnell auf Ihre Favoriten sowie alle Lösungen und Arbeitsbereiche zu, an denen Sie beteiligt sind.

Favoriten

Im oberen Bereich finden Sie Ihre favorisierten Elemente auf der Plattform. So gelangen Sie direkt zu den Inhalten, die Sie am häufigsten nutzen. Sie können Arbeitsbereiche, Lösungen sowie alle Ressourcen auf ihren Detailseiten oder über Menüs zu Favoriten hinzufügen oder entfernen.

Namen und Beschreibung der Organisation anpassen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → [Ihre Organisation] → Allgemein

2. Klicken Sie auf Bearbeiten

3. Im Dialog:

   • Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein, der oben rechts in der Seitennavigation erscheinen soll

   • Geben Sie den Eindeutigen Namen Ihrer Organisation ein. Dieser identifiziert die Organisation in der URL sowie beim Verbinden zweier Organisationen über Connect eindeutig. Eindeutige Namen können nur einmal vergeben werden

   • Geben Sie eine Beschreibung ein. Damit lassen Sie Ihre Mitglieder als auch Externe Details zu Ihrer Organisation wissen

4. Klicken Sie auf Speichern

Organisation löschen

Alle Änderungen an Ihrer Organisation, die nicht in diesem oder anderen Artikeln beschrieben wurden, werden durch das Polyteia-Team vorgenommen.

Sicherheit und Datenschutz sind unser wichtigstes Anliegen. Wir implementieren strenge Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, evaluieren diese regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und belegen die Einhaltung transparent gegenüber unabhängigen Prüfern.

Im Trust Center können Sie detaillierte Informationen, Nachweise, Richtlinien und Zertifikate zu unseren Maßnahmen abrufen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Derzeit versendet die Polyteia-Plattform Benachrichtigungen ausschließlich per E-Mail. Sie erhalten E-Mails zu wichtigen Vorgängen, wie zum Beispiel:

• Einladungen zu Arbeitsbereichen, Lösungen oder Ressourcen

• Verbindungsanfragen zwischen Organisationen

• Hinweise zu geteilten Ressourcen

In-App-Benachrichtigungen (bald verfügbar)

In-App-Benachrichtigungen folgen in Kürze. Diese bieten eine zentrale Übersicht über alle relevanten Ereignisse direkt auf der Plattform. Bis dahin prüfen Sie bitte regelmäßig Ihr E-Mail-Postfach (inklusive Spam-Ordner), um auf dem Laufenden zu bleiben.

Polyteia verfolgt umfassende Maßnahmen, um die Sicherheit aller Daten und Systeme kontinuierlich zu gewährleisten. Polyteia führt ein IT-Sicherheitskonzept gemäß dem IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und befindet sich derzeit in der ISO 27001-Zertifizierung, um Informationssicherheit systematisch und nachhaltig sicherzustellen.

Alle von der Polyteia-Plattform verarbeiteten Daten werden konsequent verschlüsselt – sowohl im Transit als auch bei der Speicherung („at Rest"). Dabei verwenden wir den Verschlüsselungsstandard AES-256 und erzwingen mindestens TLS 1.2 für sämtliche Verbindungen.

Zur frühzeitigen Erkennung und Behebung von Sicherheitslücken werden kontinuierliche Schwachstellenscans auf Infrastruktur- und Anwendungsebene der Plattform durchgeführt. Zusätzlich werden regelmäßig unabhängige Penetrationstests durchgeführt, um die Plattform gegen eine Vielzahl von Bedrohungsszenarien abzusichern.

Alle Mitarbeitenden bei Polyteia durchlaufen regelmäßig Sicherheitsschulungen mit Fokus auf konforme Datenverarbeitung und sichere Softwareentwicklung nach den OWASP-Prinzipien.

Weitere Informationen sowie relevante Dokumente zum Download finden Sie in unserem Trust Center.

Die Verarbeitung und Speicherung aller Daten erfolgt ausschließlich in Europa – in BSI C5-zertifizierten Rechenzentren mit Unternehmens- und Serverstandort in der EU. Die Hosting-Infrastruktur entspricht höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards und wird regelmäßig durch unabhängige Prüfstellen kontrolliert.

Unsere Plattform läuft auf Kubernetes-basierten Komponenten, was eine flexible und skalierbare Ausführung ermöglicht. Auf Anfrage betreiben wir diese Komponenten auch auf der Cloud- und Serverinfrastruktur Ihrer Wahl, um spezifische Anforderungen optimal zu erfüllen.

Weitere Informationen und Dokumente zum Download finden Sie im Trust Center.

Berechtigungen legen fest, welche Aktionen ein Nutzer innerhalb der Polyteia-Plattform ausführen darf. Jede Rolle ist eine Sammlung von Berechtigungen und stellt sicher, dass Nutzer nur Zugriff auf die für sie relevanten Funktionen erhalten. Die Berechtigungen sind nach Einheiten (wie Plattform, Organisation, Arbeitsbereich und Lösung) sowie nach Ressourcen (wie Datensätze, Formulare, Berichte und Auswertungen) gegliedert.

Jede Rolle verfügt über einen vordefinierten Satz an Berechtigungen, die bestimmen, welche Aktionen sie innerhalb einer Organisation, eines Arbeitsbereichs oder einer Lösung ausführen kann.

Arten von Berechtigungen

Berechtigungen lassen sich je nach benötigtem Zugriff in verschiedene Kategorien einteilen:

• Verwaltungsberechtigungen: Steuerung von Einstellungen, Benutzerzugriffen und systemweiten Konfigurationen

• Inhaltsberechtigungen: Erstellung, Bearbeitung oder Löschung konkreter Inhalte

• Zusammenarbeitsberechtigungen: Freigabe, Genehmigung oder Prüfung von Inhalten anderer Personen

• Ansichtsberechtigungen: Reiner Lesezugriff auf Daten, Berichte und Auswertungen

Nach dem Hochladen einer Datei öffnet sich der Datensatz in der Tabellenansicht. Dort können Sie die Rohdaten einsehen, mit Spalten interagieren und direkt Auswertungen erstellen. Stellen Sie sich das vor wie das Öffnen einer Tabellenkalkulation, in der Sie Ihre Daten erkunden und verstehen können, bevor Sie sie analysieren.

Interaktive Datenerkundung

Wenn Sie "Daten erkunden" von einer Datensatzseite klicken, werden Sie zum Auswertungs-Editor mit Ihrem vorausgewählten Datensatz geleitet. Dies gibt Ihnen leistungsstarke Werkzeuge zur Erkundung Ihrer Daten:

Steuerung über die Kopfzeile

• Spaltennamen anklicken und direkt umbenennen

• Spalten hinzufügen/entfernen

• Spalten neu ordnen

Anzeige von Daten

• Datumsformatierung

• Zahlenformatierung

• Null-Wert-Behandlung

• Längere Inhalte einfacher zugänglich

Auswertungen direkt erstellen

Nach dem Erkunden Ihrer Daten können Sie nahtlos Auswertungen erstellen:

1. Spaltenauswahl - Wählen Sie relevante Spalten für die Analyse

2. Filteranwendung - Wenden Sie Filter an, die zu Auswertungen übertragen werden

3. Datenverständnis - Verwenden Sie die Erkundung, um Datenmuster zu verstehen

4. Auswertungserstellung - Klicken Sie "Auswertung erstellen" mit Ihrem vorkonfigurierten Datensatz

Zugriff auf die Funktionen zum Erkunden

Von der Datensatzübersicht in der Lösung:

1. Navigieren Sie zu Ihrem Datensatz: Startseite → Arbeitsbereich → Lösung → Datensätze → [Ihr Datensatz]

2. Klicken Sie "Daten erkunden", um den interaktiven Explorer zu öffnen

Im Auswertungs-Editor:

1. Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Auswertung

2. Wählen Sie Ihren Datensatz aus

3. Verwenden Sie die Datenansicht für die Erkundungsmöglichkeiten

Sobald eine Auswertung erstellt wurde, kann sie über das Speichern-Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke des Editors verwaltet werden. Dies umfasst das Speichern, Bearbeiten, Exportieren, Duplizieren und Löschen der Auswertung.

Wo Auswertungsaktionen zu finden sind

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder das Drei-Punkte-Menü ... in der oberen rechten Ecke einer Auswertung, um das Optionsmenü zu öffnen.

Verfügbare Optionen

Speicherverhalten

• Speichern: Dies speichert die aktuelle Auswertung. Nur der Auswertungs-Eigentümer sieht diese Schaltfläche

• Als neue Auswertung speichern: Diese Schaltfläche erscheint für Benutzer, die nicht der Auswertungs-Eigentümer sind. Sie erstellt ein Duplikat der aktuellen Auswertung unter Ihrem eigenen Besitz

Was beim Duplizieren einer Auswertung geschieht

Durch Klicken auf Auswertung duplizieren öffnet sich ein Modal, in dem Sie:

• Einen neuen Namen für die duplizierte Auswertung festlegen können

• Optional eine neue Beschreibung hinzufügen können

• Die duplizierte Auswertung erscheint in derselben Lösung wie das Original und öffnet sich im Editor

Dies ist nützlich, wenn Sie eine bestehende Auswertung anpassen möchten, ohne das Original zu beeinflussen.

Was beim Speichern in einen Datensatz geschieht

Durch Klicken auf In Datensatz speichern können Sie die Datenausgabe einer Auswertung – nach Filtern, Verknüpfungen und Aggregationen – in einem neuen Datensatz speichern.

Sie werden aufgefordert:

• Den Arbeitsbereich, die Lösung und den Datensatzort zu wählen

• Den Datensatznamen zu bestätigen oder zu ändern

• Der neue Datensatz wird die Ergebnistabelle genau so enthalten, wie sie im Editor angezeigt wird

Dies ist nützlich, wenn Sie mit dem bereinigten oder aggregierten Ergebnis als neuer Basisdatensatz weiterarbeiten möchten.

Hinweise zu Berechtigungen

• Nur Auswertungs-Eigentümer können Änderungen an einer bestehenden Auswertung speichern

• Nicht-Eigentümer können immer Auswertung duplizieren verwenden, um eine Kopie zu erstellen, die ihnen gehört

• Jeder Benutzer kann Daten exportieren oder die Auswertungs-ID kopieren

Sie können einen Datensatz jederzeit aus dem Menü ... exportieren. Die Daten können im CSV-, Excel-, Parquet- oder JSON-Format heruntergeladen werden.

Wie ein Datensatz exportiert wird

1. Öffnen Sie Ihren Datensatz über: Startseite → Arbeitsbereich → Lösung → Datensätze → [Ihr Datensatz]

2. Klicken Sie auf das Menü ... in der oberen rechten Ecke

3. Fahren Sie mit der Maus über Herunterladen als und wählen Sie dann ein Format:

   • CSV

   • Excel

   • Parquet
4. Der Download startet automatisch

Exportformate

Neben der globalen Filterleiste können Sie Filter jetzt als eigenständige Komponenten direkt im Bericht einfügen. Das ist besonders hilfreich, wenn Filter kontextnah neben Texten, KPIs oder Dashboard-Abschnitten erscheinen sollen.

Filter einfügen

1. Öffnen Sie den Bericht im Bearbeitungsmodus.

2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf + Block → Filter.

3. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Filter aus (nur Filter, die in der globalen Leiste sichtbar sind, stehen zur Auswahl).

4. Der Filter erscheint als Block auf der Seite und kann wie andere Elemente verschoben oder in Spalten angeordnet werden.

💡 Wenn kein Filter verfügbar ist, können Sie zunächst einen Filter im Filter-Panel anlegen oder dessen Sichtbarkeit aktivieren.

Verhalten von Filter-Komponenten

• Änderungen wirken sich – genau wie bei der Filterleiste – auf alle verbundenen Visualisierungen aus.

• Die komponentenbasierte Darstellung zeigt dieselben Optionen wie im Panel (z. B. Dropdown, Mehrfachauswahl, Datumskontrolle).

• Bei Dropdown-Filtern mit SQL-Optionen werden die Werte live vom Backend geladen.

Gestaltungstipps

• Platzieren Sie Filter-Komponenten am Anfang von Berichtskapiteln, damit Leser:innen den Kontext direkt beeinflussen können.

• Nutzen Sie Spaltengitter oder Karten, um Filter gemeinsam mit KPI-Kacheln oder erklärendem Text zu gruppieren.

• Für sehr viele Filter empfiehlt es sich, nur die wichtigsten als Komponente einzublenden und den Rest in der globalen Leiste zu lassen.

Kombinieren Sie Filter-Komponenten mit der Funktion , wenn alle Visualisierungen konsistent bleiben sollen.

Ihr Profil zeigt, wie Sie innerhalb einer bestimmten Organisation auf der Polyteia-Plattform erscheinen. Jede Organisation, der Sie beitreten, weist Ihnen ein separates Profil zu – so können Sie beispielsweise in einer Organisation Administrator und in einer anderen Mitglied sein.

Ihr Konto bleibt dabei immer gleich - das Profil ist das, was andere in der Organisation sehen.

Profilverwaltung

Gehen Sie zu Einstellungen → Persönlich → Profil, um:

Tags sind Etiketten, mit denen Sie Ressourcen wie Datensätze oder Auswertungen übersichtlich kategorisieren können. Sie haben die Möglichkeit, eigene Tags zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen und ihnen individuelle Farben sowie Beschreibungen zuzuweisen.

Neuen Tag erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → [Ihre Organisation] → Tags

Die Seite Einstellungen → Organisation → Nutzung und Kontingente fasst alle verbrauchsabhängigen Limits Ihrer Organisation zusammen. So sehen Administratoren auf einen Blick, wie viele Lizenzen und wie viel Speicher bereits genutzt werden – inklusive frühzeitiger Warnungen, wenn Grenzwerte näherrücken.

Was wird angezeigt?

Durch das Kombinieren von Datensätzen können Sie Informationen aus verschiedenen Tabellen zusammenführen. Das ist besonders nützlich, wenn ein Datensatz z. B. Namen oder IDs enthält und ein anderer dazugehörige Eigenschaften wie Standorte, Mengen oder Kategorien.

Die Polyteia-Plattform unterstützt dies über sogenannte Verknüpfungen – ganz wie in klassischen Datenbanksystemen, aber ohne dass Sie SQL schreiben müssen.

Was ist eine Verknüpfung?

Eine Verknüpfung verbindet zwei Datensätze über eine gemeinsame Spalte, etwa einen Namen oder eine ID. Dieser Wert wird als Verknüpfungsschlüssel bezeichnet. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden die Daten beider Tabellen zu einer gemeinsamen Ansicht zusammengeführt.

Hier finden Sie alles, was Sie zum Ausfüllen von Formularen wissen müssen - von der ersten Anmeldung bis zur erfolgreichen Bestätigung.

Schnellstart

Das Ausfüllen funktioniert in drei einfachen Schritten:

1. - Wie Sie das Formular öffnen und sich anmelden

Das Erstellen von Formularen in Polyteia erfolgt über einen visuellen Editor. Sie ziehen Elemente per Maus an die gewünschte Stelle und konfigurieren sie nach Ihren Anforderungen.

Der Erstellungsprozess

1. Formular aufbauen – Elemente hinzufügen und anordnen

Um eine Kartenvisualisierung in der Polyteia-Plattform zu erstellen, müssen Ihre Daten geografische Standorte enthalten - entweder als Formen (Polygone oder Mehrecke) oder Punkte (Koordinaten).

Geografische Datenformate verstehen

• JSON ist ein allgemeines Format für strukturierte Daten. Es kann Koordinaten enthalten, wird aber nicht automatisch als geografisch erkannt, es sei denn, die Struktur folgt den GeoJSON-Regeln.

Polyteia nimmt Sicherheit und Datenschutz sehr ernst. Hier finden Sie alle relevanten Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen, Datenschutzrichtlinien und zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung.

Übersicht

Die Seitenleiste ermöglicht den Wechsel zwischen Organisationen, den Zugriff auf Ihr Dashboard und den Schnellzugriff auf wichtige Ressourcen wie Datensätze, Auswertungen und Berichte. Sie ist der zentrale Einstiegspunkt für die Navigation in der Polyteia-Plattform.

Organisationsauswahl

Oben in der Seitenleiste sehen Sie die aktuell ausgewählte Organisation. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um zu einer anderen Organisation zu wechseln, der Sie angehören.

Jede Organisation ist eigenständig – mit eigenen Ressourcen, Berechtigungen und Mitgliedern. Sie sehen nur die Daten, zu denen Sie explizit eingeladen wurden.

Startseite und Favoriten

Klicken Sie auf Home, um Ihr persönliches Dashboard zu öffnen. Dieses zeigt:

• Ihre Arbeitsbereiche und Lösungen

• Einen schnellen Wiedereinstieg in Ihre laufende Arbeit

Mit Favoriten behalten Sie häufig genutzte Elemente im Blick.

Schnellzugriff auf Ressourcen

Die Seitenleiste enthält Direktlinks zu:

• Datensätze – Ihre Quelldatentabellen

• Auswertungen – gespeicherte Analysen und Visualisierungen

• Berichte – Dashboards und textbasierte Übersichten.

Diese Links beziehen sich jeweils auf die aktuell gewählte Organisation. Hier können Sie auch direkt neue Ressourcen erstellen.

Navigationsstruktur

Unterhalb der Ressourcen finden Sie:

• Lösungen – Ordner zur Organisation zusammengehöriger Datensätze, Auswertungen und Berichte

• Arbeitsbereiche – thematische Bereiche für Zusammenarbeit

Jeder Bereich lässt sich aufklappen und zeigt Ihre Favoriten an.

Globale Suchfunktion

Die Globale Suchfunktion ermöglicht es Ihnen schnell nach Arbeitsbereichen, Lösungen, Datensätzen sowie anderen Ressourcen und Inhalten zu suchen, ohne sich durch die einzelnen Bereiche klicken zu müssen.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie persönliche Präferenzen festlegen und als Organisationsadministrator organisationsbezogene Einstellungen verwalten.

Einklappen

Das quadratische Symbol neben der Organisationsauswahl erlaubt das Ein- und Ausklappen der Seitenleiste.

Der Auswertungs-Editor ermöglicht es Ihnen nicht nur, Daten in Tabellen zu analysieren – Sie können auch Diagramme und visuelle Zusammenfassungen Ihrer Ergebnisse erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie Trends besser verstehen, Erkenntnisse mit anderen teilen oder Dashboards erstellen möchten.

Wie Sie zum Visualisierungs-Tab gelangen

Sobald Sie die Daten hinzugefügt haben, die Sie analysieren möchten:

1. Gehen Sie zum oberen rechten Bereich des Editors

2. Klicken Sie auf den Tab Diagramm (neben dem Tab Daten)

Dies öffnet den Visualisierungsbereich, in dem Sie einen Diagrammtyp auswählen und konfigurieren können, wie Ihre Daten angezeigt werden.

Was Sie für ein gutes Diagramm benötigen

Bevor Sie zum Tab Diagramm wechseln, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten:

• Zusammengefasst oder gruppiert sind (z. B. nach Land, Datum oder Kategorie)

• Sauber sind (keine doppelten Beschriftungen oder fehlenden Werte in Schlüsselfeldern)

• Aussagekräftig sind (eine kleine Tabelle mit klaren Beschriftungen und Werten funktioniert am besten)

Gute vs. schlechte Datenbeispiele

Gutes Beispiel: zusammengefasste Daten

Schlechtes Beispiel: Rohdaten

Diagrammtypen und ihre Funktionen

Sie können im Editor aus mehreren Diagrammtypen wählen:

Zeigt Ihre Daten genau so an, wie sie sind - in Zeilen und Spalten. Nützlich, wenn Sie Zahlen klar und präzise darstellen möchten.

Visualisiert Proportionen - wie jeder Wert im Vergleich zum Ganzen steht. Am besten geeignet, um Verteilungen wie Marktanteile oder regionale Aufschlüsselungen zu zeigen.

Zeigt Trends über Zeit (oder über eine andere Sequenz). Sie benötigen eine zeitbasierte oder geordnete Kategorie wie "Jahr" oder "Monat".

Stellt Werte nebeneinander dar, um einen einfachen Vergleich zu ermöglichen. Gut für den Vergleich von Kategorien wie "Städten" oder "Abteilungen".

Zeigt einen einzelnen Schlüsselwert, wie eine Summe oder einen Durchschnitt. Ideal für Dashboards und Zusammenfassungskacheln.

Tipps für bessere Diagramme

• Halten Sie Ihren Datensatz klein und fokussiert — 5–10 Zeilen sind ideal

• Verwenden Sie klare Beschriftungen in Ihren Gruppierungsspalten (z. B. Regionsnamen oder Jahre)

• Filtern Sie Störfaktoren heraus, bevor Sie zum Diagramm-Tab wechseln

• Experimentieren Sie mit verschiedenen Diagrammtypen — manche funktionieren besser als andere, abhängig von Ihren Daten

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Rollen und Berechtigungen in der Polyteia-Plattform funktionieren. Rollen sind eine Sammlung von Berechtigungen, die definieren, auf welche Inhalte Nutzer zugreifen und welche sie bearbeiten dürfen. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können – für ein sicheres und effizientes System.

Rollen am Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich eine Stadtverwaltung vor, die ein städtebauliches Projekt betreut. Die Rolle Administrator entspricht dem Bürgermeisteramt, das Entscheidungen trifft und Aufgaben delegiert. Mitglied – beispielsweise Stadtplaner – verwalten Budgets und koordinieren Aufgaben im Rahmen festgelegter Richtlinien. Gäste wie externe Berater haben Einsicht, können jedoch keine Änderungen vornehmen.

Diese Struktur schafft klare Zuständigkeiten und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit.

Arbeitsbereiche sind der Ort, an dem Sie alle Mitglieder Ihrer Abteilungen oder Fachbereiche organisieren können, um gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Sie dienen dazu, die Mitglieder sinnvoll entsprechend Ihrer Organisationsstruktur zu organisieren und Sichtbarkeit auf unterschiedliche Lösungen innerhalb eines Arbeitsbereichs zu schaffen.

Arbeitsbereich erstellen

Auf Ihrer Startseite finden Sie eine Übersicht Ihrer Arbeitsbereiche in einer Tabelle. Über dieser Tabelle können Sie einen Arbeitsbereich erstellen, indem Sie auf Arbeitsbereich erstellen klicken.

Geben Sie dann Ihrem Arbeitsbereich einen Namen und eine Beschreibung. Klicken Sie abschließend auf Erstellen.

Arbeitsbereich teilen

Sie können Mitglieder in den Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit einladen:

1. Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

2. Wählen Sie Arbeitsbereich teilen

3. Suchen und wählen Sie Nutzer oder Gruppen aus

4. Wählen Sie pro Nutzer eine Rolle:

Arbeitsbereich löschen

• Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

• Wählen Sie Arbeitsbereich löschen

Rollen und Berechtigungen

Arbeitsbereiche in Polyteia haben drei Rollen:

• Administratoren haben in Bezug auf den Arbeitsbereich vollständigen Zugriff, einschließlich Bearbeitung von Metadaten, Einladung von Nutzern und Verwaltung des Zugriffs.

• Mitglieder können Lösungen erstellen, aber keine Nutzer oder Einstellungen des Arbeitsbereichs verwalten

Die Berechtigungen innerhalb der Arbeitsbereiche legen fest, wer Lösungen verwalten, erstellen und ansehen darf. Die folgende Tabelle zeigt die Berechtigungen jeder Rolle im Überblick. Ein Arbeitsbereich kann mehrere Administratoren haben. Der Ersteller eines Arbeitsbereichs ist standardmäßig Administrator.

Bewährte Vorgehensweisen

• Beschränken Sie den Administrator-Zugriff auf Personen, die tatsächlich Nutzer und Einstellungen verwalten müssen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

• Weisen Sie Mitgliedern ihre Rollen sorgfältig zu, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf den Arbeitsbereich und darin enthaltene Lösungen haben.

Die Übersichten Datensätze, Auswertungen und Berichte ermöglichen den schnellen Zugriff auf alle Ressourcen innerhalb Ihrer Organisation. Sie finden diese Seiten in der Seitenleiste im Abschnitt Ressourcen. Die Ansichten bieten Such-, Filter- und Sortierfunktionen.

Wo Sie sie finden

Gehen Sie über die linke Seitenleiste zu:

• Datensätze, um auf alle Datensätze zuzugreifen, deren Metadaten Sie mindestens sehen dürfen

• Auswertungen, um auf alle Auswertungen zuzugreifen, deren Eigentümer oder Betrachter Sie sind

• Berichte, um auf alle Berichte zuzugreifen, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben

Diese Übersichten zeigen alle Elemente, auf die Sie Zugriff haben – unabhängig davon, in welchem Arbeitsbereich oder welcher Lösung sie liegen.

Was Sie tun können

Beide Übersichten bieten ähnliche Funktionen:

Persönliche Zugriffsschlüssel (PAKs) ermöglichen den Zugriff auf die Polyteia-API, ohne Benutzername und Passwort zu verwenden. Sie eignen sich ideal für die Anbindung von Skripten, Tools oder externen Systemen. Jeder Schlüssel hat ein Ablaufdatum und ist nur einmal nach der Erstellung sichtbar.

Anwendungsfälle

Verwenden Sie persönliche Zugriffsschlüssel, wenn Sie:

• Sicher aus externen Tools (z. B. Python, Postman) auf die API zugreifen möchten

• Aufgaben automatisieren wollen, ohne sich manuell anzumelden

• Polyteia-Daten in eigene Systeme integrieren möchten

PAK erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Persönliche Zugriffsschlüssel

2. Klicken Sie auf Persönlichen Zugriffsschlüssel (PAK) erstellen

3. Im Dialog:

   • Geben Sie einen Namen ein (z. B. Skriptzugriff

Bestehende Schlüssel anzeigen

Alle aktiven PAKs erscheinen in der Liste mit:

• Name

• Beschreibung (falls angegeben)

• Erstellungsdatum

• Ablaufdatum

PAK löschen

1. Suchen Sie den Schlüssel in der Liste

2. Klicken Sie auf das 🗑️-Symbol rechts

3. Bestätigen Sie die Löschung im Pop-up

Hinweise

• Sie können mehrere aktive Schlüssel gleichzeitig haben

• Schlüssel sind nur für die festgelegte Anzahl an Tagen gültig

• Bewahren Sie Ihre Schlüssel sicher auf – behandeln Sie sie wie ein Passwort

• Bei Verlust oder Kompromittierung löschen Sie den Schlüssel und erstellen einen neuen

Gruppen helfen Ihnen, den Zugriff für mehrere Personen gemeinsam zu verwalten. Sie können Personen einer Gruppe zuweisen und diese z. B. beim Teilen von Datensätzen oder Auswertungen verwenden. Jede Gruppe kann mehrere Administratoren und Mitglieder enthalten. Die Rollen können jederzeit geändert werden.

Gruppe erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → [Ihre Organisation] → Gruppen

2. Klicken Sie auf Gruppe erstellen

3. Im Dialog:

   • Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein

   • Suchen und wählen Sie Nutzer aus

   • Weisen Sie jeder Person eine Rolle zu: Administrator oder Mitglied

Gruppenmitglieder bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine Gruppe, um die Seitenleiste zu öffnen

2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (✏️) neben Mitglieder

3. Im Dialog:

   • Nutzer auswählen oder abwählen

Alle vorgenommenen Änderungen gelten sofort.

Gruppenname oder Beschreibung bearbeiten

1. Klicken Sie in der Gruppenseitenleiste oben rechts auf das ...-Menü

2. Wählen Sie Gruppe bearbeiten

3. Aktualisieren Sie Name oder Beschreibung

4. Klicken Sie auf Speichern

Gruppe löschen

1. Klicken Sie in der Gruppenseitenleiste auf das ...-Menü

2. Wählen Sie Gruppe löschen

3. Bestätigen Sie die Löschung

Gruppenrollen

Neben Typ und Eingabeoptionen bieten Berichtsfilter zusätzliche Schalter, mit denen Sie das Verhalten für Endnutzer:innen feinjustieren können. Die Einstellungen finden Sie im Tab Einstellungen der Filterkonfiguration.

Standardwert festlegen

Aktivieren Sie Standardwert, um einen Startwert für den Filter zu definieren. Dieser wird automatisch gesetzt, sobald jemand den Bericht öffnet.

• Text und Zahlen: Freitextfeld

• Dropdown: Auswahl aus Ihren Optionswerten

• Datum: Kalenderauswahl

⚠️ Wenn Wert immer erforderlich aktiv ist, muss auch ein Standardwert hinterlegt sein.

Wert immer erforderlich

Der Schalter Wert immer erforderlich erzwingt, dass der Filter befüllt wird, bevor Daten angezeigt werden. Nutzen Sie diese Option, wenn Ihre SQL-Logik ohne Filterwert nicht aussagekräftige Ergebnisse liefert. Für Betrachter:innen erscheint der Filter mit Pflicht-Hinweis.

Sichtbarkeit steuern

Mit Filter in Filterleiste anzeigen bestimmen Sie, ob der Filter in der globalen Filterleiste oben im Bericht sichtbar ist:

• Aktiviert – Filter erscheint in der Leiste und kann von allen Benutzer:innen bedient werden.

• Deaktiviert – Filter bleibt nur auf den verbundenen Visualisierungen vorhanden (praktisch für selten benötigte Steuerungen).

Im Bearbeitungsmodus erkennen Sie ausgeblendete Filter an einem durchgestrichenen Augensymbol.

Lokales Filter-Überschreiben verhindern

Standardmäßig können Betrachter:innen Filterwerte auf einzelnen Visualisierungen temporär anpassen, ohne die globale Einstellung zu verändern. Aktivieren Sie den Schalter Lokales Filter-Überschreiben verhindern, wenn alle Widgets stets dem globalen Wert folgen sollen.

• Änderungen an einer Visualisierung aktualisieren direkt den globalen Filter.

• Lokale Überschreibungen sind nicht mehr möglich; die Schaltfläche Zurücksetzen entfällt.

• Ideal für Berichte, bei denen konsistente Filterwerte über alle Seiten hinweg zwingend sind (z. B. beim PDF-Export oder bei offiziellen Kennzahlen).

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Filter finden Sie in der Übersicht sowie in der Anleitung .

Eine Berichtsansicht zu erstellen ist wie eine individuelle Playlist aus Ihrer Musiksammlung zu machen - Sie wählen aus, welche Lieder (Inhalte) Sie einschließen und wie Sie sie für eine spezifische Zielgruppe organisieren.

Bevor Sie anfangen

Sie benötigen:

• Einen Bericht mit -Struktur

Die Polyteia-Plattform bietet umfassenden Anmeldeschutz und ein fein abgestuftes Berechtigungssystem, um die Sicherheit zu gewährleisten. Der Zugriff auf jede Ressource - sei es ein Arbeitsbereich, eine Datei, ein Bericht oder ein Datensatz - erfordert eine explizite Einladung.

Dieser Ansatz mag anfangs restriktiv wirken, bietet jedoch volle Kontrolle darüber, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf.

Anmeldemethoden

Die Polyteia-Plattform unterstützt drei sichere Anmeldeverfahren:

Um einen neuen Datensatz zu erstellen, gehen Sie zu Ihrer Lösung und klicken Sie entweder auf Datensatz erstellen auf der Übersichtsseite oder auf + Neuer Datensatz auf der Registerkarte Datensätze. Nach Eingabe eines Titels und einer Quelle gelangen Sie zur Datensatzübersicht, wo Sie Daten hochladen und Metadaten verwalten können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit der Berichtsfunktion lassen sich unterschiedliche Auswertungen in einem einfach teilbaren Dokument zusammenführen und durch erläuternde Texte ergänzen. Die Berichtsfunktion eignet sich zum Erstellen von Dashboards, zur Erfüllung von Berichtspflichten und als flexible Ad-hoc-Zusammenfassung wichtiger Datenpunkte für Entscheidungsträger.

Berichte nutzen

Mit der Berichtsfunktion können Sie:

• mehrere Auswertungen in einer Ansicht kombinieren

Die Verwaltung von Datensätzen bedeutet mehr als nur das Hochladen von Dateien. Sie können Metadaten bearbeiten, das Schema anpassen, Datensätze duplizieren, den Zugriff kontrollieren und Daten in verschiedenen Formaten exportieren. Alles beginnt mit dem Menü ... auf der Datensatz-Übersichtsseite.

Datensatzdetails bearbeiten

Um Titel, Quelle oder Beschreibung zu aktualisieren:

1. Gehen Sie zum Datensatz:

Die Dokumentations-Funktion ermöglicht es Eigentümern von Ressourcen und Lösungs-Administratoren, ausführlichen Kontext über die erstellte Ressource oder Lösung zu geben. Das kann zum Beispiel eine detailliertere Beschreibung eines Datensatzes sein oder Sinn, Zweck und Einordnung einer gesamten Lösung.

Wo die Dokumentations-Funktion zu finden ist

• Auf der Seite Übersicht

Die Plattform stellt sicher, dass alle Nutzer die im Weisungsregister dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten kennen und bestätigen, bevor sie mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Wann erscheint die Übersicht?

Die Übersicht des Weisungsregisters wird in folgenden Situationen angezeigt:

1. Beim ersten Besuch einer Lösung - Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Lösung mit aktiven Einträgen zugreifen

Das Verwalten Ihrer Berichtsansichten ist wie die Pflege einer Bibliothek - Sie müssen die Dinge organisiert halten, Inhalte bei Bedarf aktualisieren und gelegentlich aufräumen, was nicht mehr nützlich ist.

Ihre Ansichten finden

Organisations-Administratoren können Mitglieder zur Organisation einladen und ihnen eine Rolle zuweisen: Administrator oder Mitglied. Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit Anweisungen zur Anmeldung. Rollen können jederzeit geändert und Mitglieder über die Mitgliederseite entfernt werden.

Neues Mitglied einladen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → [Ihre Organisation] → Mitglieder

So erreichen Sie uns

Bei Fragen oder Anliegen erreichen Sie uns telefonisch unter 030 – 549083250 oder per E-Mail an [email protected]. Wir sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr (MEZ) für Sie erreichbar. Gerne können Sie Ihrer E-Mail auch Screenshots oder relevante Informationen anhängen, um uns bei der Bearbeitung Ihres Anliegens zu unterstützen.

Lösungen beschäftigen sich mit einer spezifischen Aufgabe, einem Projekt oder einem Thema innerhalb Ihres Arbeitsbereichs. Eine Lösung ist der Ort, an dem Sie Ressourcen erstellen und aktiv einsetzen können. Zur Unterstützung Ihrer fachlichen Aufgaben können Sie Datensätze, Auswertungen, Berichte oder Formulare erstellen, mit Mitgliedern der Lösung zusammenarbeiten und teilen.

Lösung erstellen

Sie können Lösungen auf der Übersichtsseite in einem Arbeitsbereich erstellen. Gehen Sie zu Startseite → [Ihr Arbeitsbereich] → Übersicht. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht Ihrer Lösungen in einer Tabelle. Über dieser Tabelle können Sie über die Schaltfläche Lösung erstellen eine neue Lösung erstellen.

Lösung teilen

Sie können Mitglieder in die Lösung für die Zusammenarbeit einladen:

1. Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

2. Wählen Sie Lösung teilen

3. Suchen und wählen Sie Nutzer oder Gruppen aus

4. Wählen Sie pro Nutzer eine Rolle:

Weisungsregister und Datenschutz

Das Weisungsregister ist der zentrale Ort für die Dokumentation Ihrer Datenverarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO. Beim Erstellen einer neuen Lösung erstellen Sie automatisch den ersten Eintrag im Weisungsregister.

Wo finde ich das Weisungsregister?

Öffnen Sie Ihre Lösung und klicken Sie auf den Reiter Weisungsregister. Hier sehen Sie alle Einträge und können neue erstellen oder bestehende verwalten.

Was dokumentiere ich im Weisungsregister?

In jedem Eintrag dokumentieren Sie:

• Ob und welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten

• Wessen Daten Sie verarbeiten (betroffene Personengruppen)

• Zu welchem Zweck Sie die Daten verarbeiten

• Wie Sie die Daten schützen (Sicherheitsmaßnahmen)

Weitere Informationen:

Lösung löschen

• Klicken Sie auf das Menü in der oberen Navigationsleiste ...

• Wählen Sie Lösung löschen

Rollen und Berechtigungen

Lösungen in Polyteia haben drei Rollen:

• Administratoren haben vollständigen Zugriff, einschließlich Bearbeitung von Metadaten, Einladung von Nutzern und Verwaltung des Zugriffs.

• Mitglieder können Ressourcen (z. B. Datensätze, Formulare oder Berichte) erstellen, verwalten und anzeigen, aber keine Nutzer oder Einstellungen der Lösung verwalten.

Eine Lösung kann mehrere Administratoren haben. Der Ersteller einer Lösung ist standardmäßig Administrator der Lösung.

Bewährte Vorgehensweisen

• Beschränken Sie den Administrator-Zugriff auf diejenigen, die tatsächlich Nutzer und Einstellungen verwalten müssen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

• Weisen Sie Mitglieder sorgfältig zu, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Formulare und Workflows erstellen, bearbeiten sowie Datensätze einsehen können.

• Verwenden Sie Gäste für reine Lesezugriffe, um unnötige Offenlegung sensibler Lösungsdaten zu vermeiden.

Dokumentation

Um eine ausführlichere Beschreibung und Kontext zur Lösung zu geben, können Sie als Lösungs-Administrator eine Dokumentation aufsetzen und regelmäßig aktualisieren. Wie das allgemein funktioniert, lesen Sie .

Um Daten manuell hochzuladen, gehen Sie zur Datensatzübersicht und ziehen Sie eine Datei hinein oder klicken Sie auf den Uploadbereich. Unterstützte Formate sind CSV, Excel, JSON und Parquet. Nach dem Hochladen wird die Datei gespeichert und analysiert, und das Schema wird automatisch generiert. Wenn Ihrer Organisation nur noch wenig Speicherplatz zur Verfügung steht, informieren Warnmeldungen im Uploadbereich über das verbleibende Volumen.

Manuelles Hochladen einer Datei

1. Navigieren Sie zu Ihrem Datensatz: Startseite → Arbeitsbereich → Lösung → Datensätze

2. oder laden Sie in einen bestehenden Datensatz hoch

3. Suchen Sie im Tab Übersicht den Uploadbereich oder klicken Sie bei einem bestehenden Datensatz auf das Menü ... und wählen Sie Daten hochladen

4. Laden Sie Ihre Daten hoch, indem Sie entweder:

   • Eine Datei in das Upload-Feld ziehen

   • Oder auf Daten hochladen klicken und eine Datei von Ihrem Computer auswählen

Maximale Dateigröße und Speicherlimits

Die maximale Dateigröße pro hochgeladener Datei liegt bei 100 MB. Darüber hinaus gelten die Speicherlimits Ihrer Organisation:

• Warnung: Ist nur noch wenig Speicher frei, zeigt der Uploadbereich einen gelben Hinweis mit dem verbleibenden Volumen.

• Limit erreicht: Neue Dateien können nicht mehr hochgeladen werden. Bestehende Datensätze lassen sich nur überschreiben, wenn die Datei kleiner oder gleich dem verbleibenden Restvolumen ist.

• Kontakt aufnehmen: Wenden Sie sich an Ihre Organisationsadministrator:innen oder den , wenn zusätzlicher Speicher benötigt wird.

Unterstützte Dateiformate

Nach dem Hochladen

• Die Datei wird in Ihrem verbundenen Warehouse (z. B. s3) gespeichert

• Sie sehen eine Erfolgsmeldung, wenn die Analyse abgeschlossen ist

• Die Datentabelle erscheint direkt im Editor

• Das Schema (Spalten, Datentypen) wird automatisch erkannt

Nachträge zur AVV beim Hochladen

Wenn Ihre Lösung Nachträge zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) dokumentiert hat, erscheint beim Hochladen von Daten automatisch eine Übersicht. Sie müssen dann bestätigen, dass Ihre Datenverarbeitung innerhalb der dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten liegt.

Tipps für saubere Uploads

• Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile Überschriften enthält

• Verwenden Sie konsistente Datentypen in jeder Spalte

• Vermeiden Sie leere Zeilen oder zusammengeführte Zellen in Excel-Dateien

• Für JSON: Verwenden Sie ein Array von Objekten (z. B. [{"key": "value"}, ...])

Wie geht es weiter?

Sobald der Upload abgeschlossen ist:

• Sie können sofort Auswertungen über Datensatz erkunden erstellen

• Oder prüfen Sie Spaltenmetadaten unter dem Tab Details

• Verfolgen Sie parallel auf der Seite , wie sich der Speicherverbrauch Ihrer Organisation entwickelt

Kreisdiagramme helfen Ihnen, Proportionen zu visualisieren. Jeder Kreissektor stellt einen Teil des Ganzen dar, basierend auf einer Spalte (der Beschriftung) und einem Wert (dem Messwert).

Sie können:

• Den Diagrammtitel und die Beschreibung ändern

• Die Beschriftung wählen (was jeder Kreissektor repräsentiert)

• Den Messwert wählen (welcher Wert für jeden Kreissektor gezählt wird)

• Zwischen den Stilen Kreisdiagramm und Ringdiagramm wechseln

• Tooltips anpassen mit zusätzlichen Daten für besseren Kontext

Das Kreisdiagramm ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu zeigen, wie verschiedene Teile ein Ganzes bilden. Es ist besonders nützlich, wenn Sie Kategorien vergleichen möchten - zum Beispiel, wie viele Kunden aus jedem Land kommen.

Sie können zwischen zwei Stilen wählen: einem klassischen Kreisdiagramm oder einem Ringdiagramm (mit einem Loch in der Mitte). Beide funktionieren auf die gleiche Weise — wählen Sie einfach das, was für Ihre Daten besser aussieht.

Wie man ein Kreisdiagramm erstellt

1. Gehen Sie zum Tab Diagramm

2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Diagrammtyp die Option Kreisdiagramm

3. Entscheiden Sie, ob Sie ein Kreisdiagramm oder ein Ringdiagramm möchten

4. Legen Sie Ihre Beschriftung und Ihren Messwert

Beschriftung

Die Beschriftung definiert, was jeder Kreissektor repräsentiert — in der Regel eine Kategorie wie:

• Land

• Produkt

• Region

Beispiel: Wenn Ihre Beschriftung Land ist, zeigt das Diagramm einen Kreissektor pro Land.

Messwert

Der Messwert definiert, wie groß jeder Kreissektor ist. Es muss eine Zahl sein — zum Beispiel:

• Anzahl der Kunden

• Umsatz

• Durchschnittliche Punktzahl

Beispiel: Wenn Ihr Messwert Kundenanzahl ist, erhalten Länder mit mehr Kunden einen größeren Kreissektor.

Anpassen von Titel und Beschreibung

Im oberen Bereich der Diagrammeinstellungen können Sie:

• Den Titel ändern (Standard ist der Name der Auswertung)

• Eine Beschreibung hinzufügen, um zu erklären, was das Diagramm zeigt

Dies ist nützlich, wenn Sie das Diagramm später anzeigen oder exportieren möchten.

Beschriftungen anpassen

Fügen Sie zusätzlichen Kontext zu Beschreibungen der Kreissektoren hinzu, damit Nutzer mehr Informationen erhalten, wenn sie mit der Maus darüber schweben:

1. In den Diagrammeinstellungen finden Sie Zusätzliche Beschriftungen

2. Klicken Sie Beschriftung hinzufügen, um weitere Daten aus Ihrem Datensatz einzubeziehen

3. Wählen Sie relevante Spalten (wie "Bevölkerung" oder "Wachstumsrate")

4. Fügen Sie benutzerdefinierte Feldbeschriftungen für Klarheit hinzu

Beispiel: Für ein Kreisdiagramm, das Budgetverteilung nach Abteilung zeigt, könnten Sie "Anzahl Mitarbeiter" und "Vorjahres-Budget" hinzufügen, um Menschen mehr Kontext zu jedem Sektor zu geben.

Tipp: Für Kreisdiagramme wählen Sie zusätzliche Felder, die helfen zu erklären, warum Sektoren unterschiedlich groß sind oder was die Proportionen wirklich bedeuten.

Infotext zur Visualisierung hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Kreisdiagramm einen Infotext hinzu, um die Proportionen und ihre Bedeutung zu erklären:

1. In den allgemeinen Diagrammeinstellungen finden Sie das Feld Infotext

2. Geben Sie bis zu 500 Zeichen erklärenden Text ein

3. Ein Info-Symbol (ⓘ) erscheint neben dem Diagrammtitel

4. Betrachter können auf das Symbol klicken, um Ihren Infotext in einem Popup zu lesen

Wofür Infotext bei Kreisdiagrammen verwenden:

• Gesamtwert nennen: Was repräsentiert das "Ganze" (100%)?

• Kategorien erklären: Was bedeuten die einzelnen Kreissektoren?

• Zeitbezug: Für welchen Zeitraum gelten diese Proportionen?

• Berechnungsmethode: Wie wurden die Werte ermittelt?

Beispiel-Infotexte für Kreisdiagramme:

• "Verteilung der 2.456 Kundenanfragen nach Typ im Dezember 2024. Die größte Kategorie 'Technischer Support' macht 42% aller Anfragen aus."

• "Budgetaufteilung 2025 (Gesamtbudget: 5,2 Mio. €). Jeder Sektor zeigt den prozentualen Anteil einer Abteilung am Gesamtbudget. Stand: 01.01.2025"

• "Herkunft der 15.234 Website-Besucher im Januar nach Land. Deutschland macht 68% aller Besuche aus. Quelle: Analytics-System."

Wann man ein Kreisdiagramm verwenden sollte

Kreisdiagramme funktionieren am besten, wenn:

• Sie nur wenige Kategorien haben (4–8)

• Die Unterschiede zwischen den Werten aussagekräftig sind

• Sie Teile eines Ganzen vergleichen möchten

Wenn Sie zu viele Kategorien haben, verwenden Sie stattdessen besser ein Balkendiagramm. Es ist leichter zu lesen.

Muss ich für jede Lösung ein Weisungsregister führen?

Ja. Jede Lösung hat ihr eigenes Weisungsregister mit eigenen Einträgen, da die Verarbeitungstätigkeiten unterschiedlich sein können.

Was ist der Unterschied zwischen AVV, Weisungsregister und Einträgen?

• AVV (Auftragsverarbeitungsvereinbarung): Der Grundvertrag zwischen Ihnen und Polyteia gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt allgemein, wie Polyteia als Auftragsverarbeiter für Sie tätig wird.

• Weisungsregister: Der Bereich im Reiter "Weisungsregister" Ihrer Lösung, in dem Sie alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren.

• Einträge: Einzelne Dokumentationen im Weisungsregister, die als Nachträge zur AVV gelten. Hier beschreiben Sie konkret, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten.

Kann ich mehrere Einträge pro Lösung haben?

Ja! Sie können mehrere Einträge im Weisungsregister erstellen, wenn Sie verschiedene Arten von Datenverarbeitungen dokumentieren möchten. Zum Beispiel:

• Einen Eintrag für Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)

• Einen weiteren für normale Adressdaten

• Einen dritten für eine andere Verarbeitungstätigkeit

Warum kann ich einen Eintrag nicht bearbeiten?

Nur der Ersteller eines Eintrags kann ihn bearbeiten. Sie sehen ein Info-Symbol (ⓘ) mit dem Hinweis: "Dieser Nachtrag wurde von einem anderen Administrator erstellt."

Lösung: Bitten Sie den Ersteller, die Änderungen vorzunehmen, oder löschen Sie den Eintrag und erstellen Sie einen neuen (wenn Sie dazu berechtigt sind).

Was ist der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen?

• Deaktivieren: Eintrag bleibt gespeichert, wird aber ausgegraut und erscheint nicht in der Übersicht. Sie können ihn jederzeit wieder aktivieren.

• Löschen: Eintrag wird dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.

Kann ich die automatische Übersichts-Anzeige umgehen?

Nein. Die Übersicht des Weisungsregisters ist eine wichtige Funktion, die sicherstellt, dass alle Nutzer über die Datenverarbeitung gemäß AVV informiert sind und diese aktiv bestätigen, bevor sie mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Was passiert, wenn ich meine Verarbeitungstätigkeit ändere?

1. Bearbeiten Sie den bestehenden Eintrag im Weisungsregister (wenn Sie der Ersteller sind)

2. Aktualisieren Sie die Verarbeitungstätigkeiten entsprechend

3. Ändern Sie die Datenkategorien, falls erforderlich

4. Die Änderungen werden sofort wirksam

Wie viele Verarbeitungstätigkeiten sollte ich dokumentieren?

Fügen Sie so viele Verarbeitungstätigkeiten hinzu, wie Sie unterschiedliche Verarbeitungen haben. Jede Verarbeitungstätigkeit sollte spezifisch sein:

• Eine Verarbeitungstätigkeit: Wenn Sie nur eine Art von Daten zu einem Zweck verarbeiten

• Mehrere Verarbeitungstätigkeiten: Wenn Sie verschiedene Datenarten oder Zwecke haben

Beispiel: Eine Gesundheitsbehörde könnte dokumentieren:

1. Verarbeitungstätigkeit: Impfdaten → Zweck: Impfkampagnenplanung

2. Verarbeitungstätigkeit: COVID-19-Testdaten → Zweck: Infektionsmonitoring

3. Verarbeitungstätigkeit: Kontaktdaten → Zweck: Informationspflicht und Nachverfolgung

Wer erhält Benachrichtigungen über Änderungen?

Alle Mitglieder der Lösung erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei:

• Erstellung eines neuen Eintrags

• Bearbeitung eines Eintrags

• Aktivierung/Deaktivierung eines Eintrags

• Löschung eines Eintrags

Dies stellt sicher, dass alle über Änderungen an den dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten informiert sind.

Muss ich einen Datenschutzbeauftragten einbeziehen?

Es wird empfohlen, Ihr Weisungsregister mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zu besprechen, insbesondere bei:

• Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten)

• Daten nach Art. 10 DSGVO (strafrechtliche Daten)

• Neuen oder geänderten Verarbeitungstätigkeiten

• Unsicherheit über die rechtliche Grundlage

Verwandte Themen

• - Übersicht und Grundlagen

• - So erstellen Sie einen Eintrag

• - Einträge bearbeiten und verwalten

• - Empfehlungen für die Arbeit mit dem Weisungsregister

Sobald ein Bericht erstellt wurde, kann er über die Speichern-Schaltfläche oder das ...-Menü in der oberen rechten Ecke des Editors verwaltet werden. Verfügbare Aktionen umfassen das Speichern von Änderungen, das Teilen mit anderen in Ihrer Lösung oder das dauerhafte Löschen des Berichts.

Verfügbare Optionen

Hinweise zu Sichtbarkeit und Berechtigungen

• Berichte sind für alle Benutzer in derselben Lösung sichtbar, aber Auswertungen, die zum Bericht hinzugefügt wurden, können nur angezeigt werden, wenn der aktuelle Betrachter des Berichts auch Editor- oder Eigentümerberechtigungen für die zugrundeliegenden Datensätze der Auswertungen hat

• Nur der Berichtseigentümer kann den Bericht löschen

• Berichtseditoren können den Bericht bearbeiten und die Änderungen speichern

Berichte exportieren

Exportieren Sie Ihre Berichte als PDF für Präsentationen, Archivierung oder zum Teilen außerhalb der Plattform.

Wie man einen Bericht exportiert

1. Öffnen Sie den gewünschten Bericht

2. Klicken Sie auf das ...-Menü in der oberen rechten Ecke

3. Wählen Sie Als PDF exportieren

4. Warten Sie, während der Bericht generiert wird

Was wird exportiert?

Der PDF-Export enthält:

• Alle sichtbaren Seiten des Berichts in der aktuellen Ansicht

• Alle Widgets und Visualisierungen mit ihren aktuellen Daten

• Aktuelle Filtereinstellungen - die Daten werden genau so exportiert, wie sie im Bericht angezeigt werden

• Titel und Beschreibungen aller Widgets

Tipps für optimale Exports

Vor dem Export:

• Stellen Sie sicher, dass alle Visualisierungen vollständig geladen sind

• Überprüfen Sie Ihre Filtereinstellungen - diese werden im PDF übernommen

• Bei mehreren Seiten: Navigieren Sie einmal durch alle Seiten, um sicherzustellen, dass alle Daten geladen sind

Leistung:

• Bei großen Berichten mit vielen Widgets kann die Generierung einige Sekunden bis Minuten dauern

• Komplexe Visualisierungen (große Tabellen, detaillierte Karten) benötigen mehr Zeit

• Bleiben Sie auf der Seite, bis der Download abgeschlossen ist

Verwendungszwecke:

• Präsentationen: Teilen Sie statische Berichte mit Stakeholdern ohne Plattformzugriff

• Archivierung: Speichern Sie Momentaufnahmen Ihrer Berichte für historische Vergleiche

• Drucken: Erstellen Sie gedruckte Kopien für Meetings oder offizielle Dokumentation

• Berichtswesen: Integrieren Sie Berichte in externe Dokumente oder Präsentationen

Einen Eintrag bearbeiten

1. Finden Sie den Eintrag in der Liste

2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (•••)

3. Wählen Sie "Bearbeiten"

4. Der Erstellungs-Assistent öffnet sich mit den vorausgefüllten Daten

5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor

6. Klicken Sie "Speichern"

Einen Eintrag aktivieren/deaktivieren

Sie können Einträge vorübergehend deaktivieren, ohne sie zu löschen:

1. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü (•••) des Eintrags

2. Wählen Sie "Deaktivieren" oder "Aktivieren"

3. Der Status ändert sich sofort

Wann deaktivieren?

• Die Verarbeitungstätigkeit ist vorübergehend ausgesetzt

• Sie möchten den Eintrag für die Übersicht ausblenden

• Die Datenverarbeitung ist beendet, Sie möchten den Eintrag aber noch aufbewahren

Wer kann aktivieren/deaktivieren?

• Lösungs-Administratoren: Können den Eintrag nur aktivieren/deaktivieren, wenn der Ersteller beim Erstellen die Option "Aktivierung und Deaktivierung dieses Eintrags erlauben" aktiviert hat

Einen Eintrag löschen

1. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü (•••)

2. Wählen Sie "Löschen"

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang

4. Der Eintrag wird dauerhaft entfernt

Status und Anzeigen verstehen

Jeder Eintrag im Weisungsregister zeigt mehrere Informationen als Badges an:

Weitere Informationen

Am Ende jedes Eintrags sehen Sie:

• Erstellt von: Name und Zeitstempel

• Aktualisiert von: Name und Zeitstempel (falls bearbeitet)

• Aktiviert/Deaktiviert von: Name und Zeitstempel (bei Status-Änderungen)

Verwandte Themen

• - So erstellen Sie einen neuen Eintrag

• - Wie Nutzer Einträge bestätigen

• - Antworten auf häufige Fragen

Das Einzelzahl-Diagramm zeigt genau einen Wert, groß und deutlich. Es ist ideal, um eine zentrale Kennzahl hervorzuheben — wie die Gesamtzahl der Kunden, den durchschnittlichen Umsatz oder die maximale Punktzahl.

Sie können:

• Einen Titel und eine Beschreibung festlegen

• Die zu aggregierende Datenspalte auswählen

• Eine Aggregationsmethode bestimmen (Summe, Durchschnitt, Minimum, etc.)

Verwenden Sie diese Darstellung, wenn Sie auf einen Blick eine Kennzahl präsentieren möchten.

Wie man ein Einzelzahl-Diagramm erstellt

1. Gehen Sie zum Tab Diagramm

2. Wählen Sie Einzelzahl als Diagrammtyp aus

3. Wählen Sie im Feld Datenspalte die Spalte aus, die Sie zusammenfassen möchten

4. Bestimmen Sie im Dropdown-Menü Aggregieren, wie die Zahl berechnet werden soll

Verfügbare Aggregationen

Bei der Verwendung des Einzelzahl-Diagramms müssen Sie festlegen, wie die endgültige Zahl berechnet werden soll. Das ist die Funktion der Aggregationseinstellung - sie fasst alle Werte in Ihrer ausgewählten Spalte zusammen.

Beispiel: Wenn Sie Anzahl der eindeutigen Werte der Kunden-ID und SUM auswählen, wird die Gesamtzahl der eindeutigen Kunden in Ihrem Datensatz angezeigt.

Zahlenformatierung

Passen Sie an, wie Zahlen in Ihrem Diagramm dargestellt werden:

Formatierungsoptionen:

• Dezimalstellen erzwingen - Zeigt immer eine feste Anzahl von Dezimalstellen (z. B. "42.00" statt "42")

• Tausendertrennzeichen - Erleichtert das Lesen großer Zahlen (z. B. "1.234.567")

• Datum/Uhrzeit-Format - Wählen Sie zwischen Datum, Uhrzeit oder beides (nur bei Datums-/Uhrzeitwerten)

Anwendungsfälle:

• Finanzielle Berichte: Zwei Dezimalstellen erzwingen für einheitliche Währungsdarstellung (z. B. "1.234,56 €")

• Prozentsätze: Eine Dezimalstelle für Genauigkeit ohne Überladung (z. B. "87,5 %")

• Große Zahlen: Tausendertrennzeichen für bessere Lesbarkeit (z. B. "1.234.567 Einwohner")

• Messgrößen: Drei Dezimalstellen für präzise wissenschaftliche Werte (z. B. "3,142")

Titel und Beschreibung

Wie immer können Sie:

• Den Titel ändern (standardmäßig ist dies der Name Ihrer Auswertung)

• Eine Beschreibung hinzufügen, um zu erklären, was die Zahl bedeutet

Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie das Diagramm in einem Dashboard oder einem Bericht anzeigen.

Infotext zur Visualisierung hinzufügen

Fügen Sie Ihrer Einzelzahl-Visualisierung einen Infotext hinzu, um die Bedeutung der Kennzahl zu erklären:

1. In den allgemeinen Diagrammeinstellungen finden Sie das Feld Infotext

2. Geben Sie bis zu 500 Zeichen erklärenden Text ein

3. Ein Info-Symbol (ⓘ) erscheint neben der Zahl

4. Betrachter können auf das Symbol klicken, um Ihren Infotext in einem Popup zu lesen

Wofür Infotext bei Einzelzahlen verwenden:

• Bedeutung erklären: Was bedeutet diese Kennzahl konkret?

• Berechnungsmethode: Wie wurde der Wert ermittelt oder berechnet?

• Kontext bieten: Ist dieser Wert gut oder schlecht? Was ist der Zielwert?

• Zeitbezug: Für welchen Zeitraum gilt diese Zahl?

Beispiel-Infotexte für Einzelzahlen:

• "Gesamtzahl aktiver Nutzer in den letzten 30 Tagen. Zielwert: 10.000. Ein Nutzer gilt als aktiv, wenn er sich mindestens einmal eingeloggt hat."

• "Durchschnittliche Antwortzeit des Support-Teams in Stunden. Berechnet aus allen geschlossenen Tickets im aktuellen Monat. Ziel: unter 24 Stunden."

• "Gesamtbudget für 2025 in Millionen Euro. Dieser Wert beinhaltet alle genehmigten Projekte und laufenden Kosten. Stand: 01.01.2025"

Wann sollte man ein Einzelzahl-Diagramm verwenden

Verwenden Sie das Einzelzahl-Diagramm, wenn:

• Sie eine zentrale Kennzahl hervorheben möchten

• Sie eine Zusammenfassung oder Übersicht erstellen

• Sie eine einfache und minimalistische Darstellung bevorzugen

Wenn Sie die Zahl nach Kategorien oder über einen Zeitverlauf aufschlüsseln müssen, verwenden Sie stattdessen ein Balken- oder Liniendiagramm.

Es ist nützlich, wenn Sie mehr Kontrolle möchten, als der visuelle Builder bietet. Sie können Spalten auswählen, Filter hinzufügen und Ergebnisse genau so gruppieren oder sortieren, wie Sie es möchten. Der Editor verwendet die .

Um eine Abfrage auszuführen, müssen Sie zuerst einen Datensatz auswählen und Ihre Abfrage immer mit einem LIMIT beenden. Die maximale Zeilenzahl für Abfragen ist 1000.

Den SQL-Editor öffnen

Sie können von jeder Auswertung zum SQL-Modus wechseln:

Stellen Sie sich Berichtsansichten wie verschiedene Wege vor, ein und dasselbe Fotoalbum zu betrachten. Sie haben ein Hauptalbum (den Bericht), aber Sie können verschiedene Ansichten erstellen, die nur bestimmte Fotos zeigen oder sie für verschiedene Personen anders organisieren.

Was Berichtsansichten sind

Berichtsansichten ermöglichen es Ihnen, angepasste Versionen Ihrer Berichte zu erstellen mit:

Datensätze sind eine zentrale Ressource in der Polyteia-Plattform und dienen als grundlegendes Modul zur Speicherung von Daten in Tabellenform. Diese Daten können erkundet und in anderen Ressourcen genutzt werden. Nutzer können externe Daten durch manuelle , oder importieren.

Datensatz-Administratoren verwalten den Datenzugriff durch die Zuweisung von Rollen, wie beispielsweise Bearbeiter. Mit entsprechendem Zugriff können Nutzer Auswertungen und Berichte aus einem oder mehreren Datensätzen generieren.

Funktionen

Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Lernplattform academy.polyteia.de.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Plattform academy.polyteia.de ist:

Polyteia GmbH Schlesische Straße 27 10997 Berlin E-Mail:

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