Konzepte
Verstehen Sie den Aufbau von Polyteia: Mandant, Arbeitsbereich, Lösung und Ressource sowie die beiden Oberflächen.
Bevor Sie loslegen, hilft ein Blick auf den Aufbau. Wenn Sie die vier Ebenen kennen, finden Sie sich überall zurecht.
Warum gibt es diese Struktur?
In einer Verwaltung arbeiten viele Menschen an vielen Aufgaben. Manche Daten sind vertraulich, andere teilen Sie im Team. Damit alles seine Ordnung hat, gliedert Polyteia die Arbeit in vier Ebenen. So sieht jede Person genau das, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Der Aufbau von Polyteia orientiert sich an Ihrer Verwaltung: die ganze Einrichtung, ihre Abteilungen, deren Themen und die einzelnen Objekte darin.
Die vier Ebenen
Mandant
Was ist das? Ein Mandant ist Ihre Einrichtung in Polyteia, zum Beispiel eine Behörde, eine Schule oder ein Verein. Er ist die oberste Ebene und umfasst alles Weitere.
Vergleich aus dem Alltag: Der Mandant ist das große Ganze: Ihre komplette Einrichtung mit allen Abteilungen. Nur wer dazugehört, hat Zugang.
Beispiel: Die „Stadtverwaltung Musterstadt" ist ein Mandant. Er umfasst alle Abteilungen der Stadt, zum Beispiel Schulamt, Finanzen und Ordnungsamt.
Arbeitsbereich
Was ist das? Ein Arbeitsbereich steht meist für eine Abteilung oder ein größeres Team.
Vergleich aus dem Alltag: Der Arbeitsbereich ist ein Teil des Mandanten: eine einzelne Abteilung darin.
Beispiel: In der „Stadtverwaltung Musterstadt" ist das Schulamt ein Arbeitsbereich, die Finanzen ein weiterer. Jedes Team arbeitet für sich, im selben Mandanten.
Lösung
Was ist das? Eine Lösung bündelt alles für eine bestimmte Aufgabe. Sie ist der Ort, an dem Sie und Ihr Team zusammenarbeiten.
Vergleich aus dem Alltag: Die Lösung entspricht einem einzelnen Projekt oder Thema innerhalb der Abteilung.
Beispiel: Im Schulamt gibt es die Lösung „Schülerzahlen im Blick". Darin liegen alle Daten, Auswertungen und Formulare zu diesem Thema beisammen.
Ressource
Was ist das? Eine Ressource ist ein einzelnes Objekt, mit dem Sie arbeiten. Sie ist die kleinste Ebene.
Vergleich aus dem Alltag: Ressourcen sind die einzelnen Werkzeuge und Dateien, mit denen Sie arbeiten.
Diese Ressourcen gibt es unter anderem:
Datensatz: Ihre Daten in Tabellenform, die Quelle für alles Weitere
Auswertung: filtert Daten und stellt sie als Diagramm oder Tabelle dar
Bericht: fasst Auswertungen und Texte zu einem Dokument zusammen
Formular: sammelt Angaben von anderen Personen ein
Die Kurzform der Ordnung lautet: Mandant › Arbeitsbereich › Lösung › Ressource.
Die beiden Oberflächen
Polyteia hat zwei Oberflächen. Beide öffnen Sie im Browser. Sie haben unterschiedliche Aufgaben.
Die Polyteia-Plattform ist Ihr Arbeitsplatz für den Alltag. Hier erledigen Sie die eigentliche Arbeit.
Sie öffnen Arbeitsbereiche und Lösungen. Sie laden Daten hoch, erstellen Auswertungen und Berichte und füllen Formulare aus.
Kurz: Die Polyteia-Plattform ist für alle, die mit Daten arbeiten.
Sie erreichen die Plattform unter web.polyteia.de.
Die Mandanten-Konsole ist die Verwaltungsoberfläche für Ihren Mandanten. Hier wird der Rahmen gesetzt.
Dort verwalten Administratoren zum Beispiel Mitglieder, Arbeitsbereiche, Sicherheit und Anmeldemethoden.
Kurz: Die Mandanten-Konsole ist vor allem für Administratoren.
Sie erreichen die Konsole unter admin.polyteia.de.
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