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Übersicht und Bestätigung

Wann die Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten erscheint und was Sie bestätigen.

Bevor Sie mit Daten arbeiten, zeigt Polyteia Ihnen eine kurze Übersicht. Sie heißt Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten. So stellen wir sicher: Alle kennen die dokumentierte Datenverarbeitung und bestätigen sie aktiv.

Stellen Sie sich vor

Denken Sie an die Sicherheitseinweisung im Flugzeug. Bevor es losgeht, hören alle noch einmal die wichtigsten Regeln. Genau das macht die Übersicht, bevor Sie mit Daten arbeiten.

Wann erscheint die Übersicht?

Die Übersicht öffnet sich in vier Situationen:

  • Beim ersten Öffnen einer Lösung: einmalig, wenn Sie die Lösung zum ersten Mal betreten

  • Beim Hochladen von Daten in einen Datensatz

  • Beim Erstellen eines Formulars

  • Beim Freigeben eines Formulars

Beim ersten Öffnen erscheint die Übersicht nur einmal. Beim Hochladen von Daten sowie beim Erstellen und Freigeben von Formularen erscheint sie jedes Mal.

Was bestätigen Sie?

Unter der Überschrift Durch Fortfahren bestätigen Sie, dass: steht eine kurze Aufzählung. Mit einem Klick auf Bestätigen und fortfahren erkennen Sie alle Punkte auf einmal an.

Sie bestätigen damit:

  • dass Sie die Übersicht gelesen und verstanden haben,

  • dass Ihre Datenverarbeitung innerhalb der dokumentierten Tätigkeiten und Zwecke liegt,

  • dass Sie die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit Ihrer Verarbeitung tragen (§6(4) AVV).

Der genaue Wortlaut hängt von der Situation ab. Beim ersten Öffnen einer Lösung bestätigen Sie zwei Punkte: die Kenntnisnahme der dokumentierten Tätigkeiten und die Beschränkung auf die dokumentierten Zwecke. Beim Hochladen von Daten und bei Formularen sehen Sie die oben genannten drei Punkte.

So gehen Sie vor

1

Übersicht lesen

Der Dialog öffnet sich automatisch. Beim Hochladen und bei Formularen sehen Sie hier alle aktiven Einträge des Weisungsregisters.

2

Bestätigen

Klicken Sie auf Bestätigen und fortfahren. Danach setzen Sie Ihre Aufgabe fort.

In der Übersicht erscheinen nur aktive Einträge.

Was ist, wenn es noch keine Einträge gibt?

Manchmal ist das Weisungsregister noch leer. Oder alle Einträge sind inaktiv. Dann sehen Sie einen Warnhinweis.

Als Administrator werden Sie gebeten, zuerst die passende Verarbeitungstätigkeit zu dokumentieren. In manchen Situationen können Sie einen Eintrag direkt im Dialog anlegen.

In manchen Situationen können Sie trotzdem fortfahren. Der Hinweis erinnert Sie aber daran, Ihre Verarbeitung rechtzeitig zu dokumentieren.

Warum ist das wichtig?

Die Übersicht dient dem Datenschutz nach DSGVO. Sie sorgt dafür, dass:

  • jede Verarbeitung dokumentiert ist,

  • alle die dokumentierte Verarbeitung kennen,

  • die Verantwortung klar zugeordnet ist.

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