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Eintrag erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Eintrags im Weisungsregister.

Ein neuer Eintrag dokumentiert eine Verarbeitungstätigkeit. Das brauchen Sie, sobald Sie in einer Lösung personenbezogene Daten verarbeiten. So halten Sie fest, welche Daten Sie zu welchem Zweck nutzen.

Nur Administratoren der Lösung können Einträge erstellen.

Ein einziges Formular

Alle Angaben zu einer Verarbeitung machen Sie in einem einzigen Formular. So haben Sie den ganzen Eintrag auf einen Blick.

So erstellen Sie einen Eintrag

1

Weisungsregister öffnen

Öffnen Sie Ihre Lösung. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Weisungsregister.

2

Neuen Eintrag beginnen

Klicken Sie auf + Eintrag erstellen (rechts neben der Überschrift Einträge). Es öffnet sich das Formular für einen neuen Eintrag.

3

Angaben ausfüllen

Füllen Sie die Felder aus. Drei Felder sind Pflicht:

  • Art der Daten: Welche Daten verarbeiten Sie? Zum Beispiel „Gesundheitsdaten, Diagnosen, Adressen".

  • Betroffene Personengruppe: Wessen Daten sind das? Zum Beispiel „Bürgerinnen und Bürger der Stadt X".

  • Zweck der Verarbeitung: Warum verarbeiten Sie die Daten? Zum Beispiel „Analyse des Infektionsgeschehens".

Ein Feld ist freiwillig:

  • Sicherheitsmaßnahmen (optional): Wie schützen Sie die Daten? Zum Beispiel „Pseudonymisierung, Zugriffskontrolle".

4

Datenkategorie wählen

Wählen Sie, wie sensibel die Daten sind. Klicken Sie auf eine der vier Schaltflächen. Mehr dazu lesen Sie unten.

5

Eintrag speichern

Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen. Der Eintrag erscheint sofort in der Liste. Er ist automatisch Aktiv.

Ein Eintrag beschreibt genau eine Verarbeitung. Haben Sie mehrere Zwecke? Dann erstellen Sie für jeden Zweck einen eigenen Eintrag.

Die Datenkategorie verstehen

Die Datenkategorie sagt, wie schützenswert die Daten sind. Sie haben vier Möglichkeiten:

Normale personenbezogene Daten ohne besonderen Schutzbedarf.

Zum Beispiel Namen, Adressen oder Kontaktdaten.

Besonders sensible Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie brauchen erhöhten Schutz.

Dazu gehören zum Beispiel Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten, Daten zur ethnischen Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.

Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 DSGVO.

Wählen Sie diese Kategorie, wenn beide Arten zutreffen. Also sowohl besondere Kategorien nach Art. 9 als auch strafrechtliche Daten nach Art. 10.

Wenn Sie eine besondere Kategorie wählen, zeigt die Plattform einen kurzen Erklärtext dazu an. So sehen Sie sofort, was die Kategorie umfasst.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien ist nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Nächste Schritte

Zuletzt aktualisiert

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