Einträge verwalten

Einträge bearbeiten, aktivieren, deaktivieren, sperren und löschen.

Ihre Datenverarbeitung ändert sich mit der Zeit. Deshalb können Sie Einträge im Weisungsregister jederzeit anpassen. Jeder Administrator der Lösung darf das. Es muss nicht die Person sein, die den Eintrag erstellt hat.

Alle werden informiert: Jede Änderung an einem Eintrag löst automatisch eine E-Mail aus. Sie geht an alle Administratoren und Mitbearbeiter der Lösung. So bleibt das ganze Team auf dem Laufenden.

Was zeigt ein Eintrag an?

Jeder Eintrag in der Liste zeigt auf einen Blick:

• Die Art der Daten als Überschrift

• Die gewählte Datenkategorie als farbige Markierung

• Ob der Eintrag Aktiv oder Inaktiv ist

• Ein Schloss-Symbol, wenn der Eintrag gesperrt ist

Darunter stehen die betroffene Personengruppe und der Zweck. Ganz unten sehen Sie, wer den Eintrag erstellt und zuletzt bearbeitet hat.

Die Aktionen für einen Eintrag finden Sie als Symbole direkt am Eintrag.

Einen Eintrag bearbeiten

1. Suchen Sie den Eintrag in der Liste

2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol

3. Ändern Sie die Felder

4. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Einen Eintrag aktivieren oder deaktivieren

Manchmal ruht eine Verarbeitung, ohne dass sie endgültig endet. Dann deaktivieren Sie den Eintrag, statt ihn zu löschen.

• Ist der Eintrag aktiv, klicken Sie auf Deaktivieren.

• Ist der Eintrag inaktiv, klicken Sie auf Aktivieren.

Der Status ändert sich sofort.

Nur aktive Einträge gelten als gültige Weisung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein deaktivierter Eintrag zählt nicht mehr, bleibt aber gespeichert.

Einen Eintrag sperren

Ein wichtiger Eintrag soll nicht versehentlich geändert werden? Dann sperren Sie ihn. Das schützt den Eintrag vor Änderungen.

• Zum Sperren klicken Sie auf das Schloss-Symbol.

• Zum Aufheben klicken Sie auf Entsperren.

Ein gesperrter Eintrag ist vor Änderungen geschützt: Bearbeiten, Aktivieren, Deaktivieren und Löschen sind erst nach dem Entsperren möglich. Ein Schloss-Symbol zeigt an, dass der Eintrag gesperrt ist.

Einen Eintrag löschen

Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Eintrag ist danach nicht mehr Teil des Weisungsregisters.

1. Suchen Sie den Eintrag in der Liste

2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol

3. Bestätigen Sie das Löschen

Ist der Eintrag gesperrt? Dann entsperren Sie ihn zuerst.

Deaktivieren oder löschen?

• Deaktivieren: Der Eintrag bleibt erhalten. Sie können ihn später wieder aktivieren. Gut, wenn eine Verarbeitung nur pausiert.

• Löschen: Der Eintrag verschwindet dauerhaft. Gut, wenn Sie ihn versehentlich angelegt haben.

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