Weisungsregister
Dokumentieren Sie Ihre Datenverarbeitung gemäß DSGVO im Weisungsregister jeder Lösung.
Das Weisungsregister ist der Ort, an dem Sie festhalten, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Jede Lösung hat ihr eigenes Weisungsregister. Sie finden es in der Seitenleiste der Lösung unter Weisungsregister.
Warum gibt es das Weisungsregister?
Die DSGVO verlangt: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss das dokumentieren. Personenbezogene Daten sind zum Beispiel Namen, Adressen oder Gesundheitsdaten.
Mit Polyteia arbeiten Sie und Polyteia zusammen an Ihren Daten:
Sie bestimmen, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten. Sie sind der Verantwortliche.
Polyteia stellt die Plattform bereit und verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag.
Dafür gibt es einen Vertrag: die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Das Weisungsregister ergänzt diesen Vertrag. Jeder aktive Eintrag gilt als dokumentierte Weisung im Rahmen Ihrer AVV. Rechtlich gelten die Einträge als Nachträge zu Ihrer bestehenden AVV.
Stellen Sie sich vor
Denken Sie an ein Fahrtenbuch für ein Dienstfahrzeug. Für jede Fahrt notieren Sie: wohin, warum, mit welchem Ziel. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist.
Das Weisungsregister ist ein Fahrtenbuch für Ihre Daten. Für jede Datenverarbeitung notieren Sie: welche Daten, wessen Daten, zu welchem Zweck.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Angaben zu einer bestimmten Person. Mit ihnen lässt sich eine Person erkennen oder zuordnen.
Direkte Angaben: sie benennen eine Person sofort:
Name, Anschrift, Geburtsdatum
E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Personalausweis- oder Steuernummer
Indirekte Angaben: sie führen über Umwege zu einer Person:
Aktenzeichen oder Kundennummern
IP-Adressen oder Standortdaten
Besonders sensible Daten (Art. 9 DSGVO): hier gelten strengere Regeln:
Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten
Religion, politische Meinung, ethnische Herkunft
Wie ist das Weisungsregister aufgebaut?
Das Weisungsregister ist eine einfache Liste von Einträgen. Jeder Eintrag beschreibt genau eine Verarbeitungstätigkeit. Es gibt keine Unterpunkte und keine verschachtelten Ebenen.
In jedem Eintrag halten Sie fest:
Art der Daten: Welche Daten verarbeiten Sie? Zum Beispiel Gesundheitsdaten oder Adressen.
Betroffene Personengruppe: Wessen Daten sind das? Zum Beispiel Bürgerinnen und Bürger Ihrer Stadt.
Zweck der Verarbeitung: Warum verarbeiten Sie die Daten? Zum Beispiel für ein Infektionsmonitoring.
Sicherheitsmaßnahmen: Wie schützen Sie die Daten? Dieses Feld ist freiwillig.
Datenkategorie: Wie sensibel sind die Daten? Sie wählen eine von vier Stufen.
Aktiv oder inaktiv
Jeder Eintrag ist entweder Aktiv oder Inaktiv. Das ist wichtig:
Nur aktive Einträge gelten als dokumentierte Weisung im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein inaktiver Eintrag bleibt gespeichert, zählt aber nicht mehr als gültige Weisung.
Wer darf das Weisungsregister pflegen?
Nur Administratoren einer Lösung dürfen Einträge erstellen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren oder löschen. Dabei ist jeder Administrator gleichberechtigt. Es muss nicht die Person sein, die den Eintrag erstellt hat.
Manche Hinweise in der Plattform sprechen noch von „Datenschutz" statt „Weisungsregister". Gemeint ist beides Mal derselbe Bereich.
Weitere Themen
Eintrag erstellen: So dokumentieren Sie eine neue Verarbeitung
Einträge verwalten: Einträge bearbeiten, aktivieren, sperren und löschen
Übersicht und Bestätigung: Wann die Übersicht erscheint und was Sie bestätigen
Häufig gestellte Fragen: Antworten auf häufige Fragen
Verwandte Themen
Lösungen: Wie Lösungen und Ressourcen zusammenhängen
Datenschutz: Allgemeine Informationen zum Datenschutz
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