> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.polyteia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.polyteia.com/web/loesungen/weisungsregister.md). # Weisungsregister Dokumentieren Sie Ihre Datenverarbeitung gemäß DSGVO im Weisungsregister jeder Lösung. Das **Weisungsregister** ist der Ort, an dem Sie festhalten, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Jede Lösung hat ihr eigenes Weisungsregister. Sie finden es in der Seitenleiste der Lösung unter **Weisungsregister**. ### Warum gibt es das Weisungsregister? Die DSGVO verlangt: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss das dokumentieren. Personenbezogene Daten sind zum Beispiel Namen, Adressen oder Gesundheitsdaten. Mit Polyteia arbeiten Sie und Polyteia zusammen an Ihren Daten: * **Sie** bestimmen, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten. Sie sind der Verantwortliche. * **Polyteia** stellt die Plattform bereit und verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür gibt es einen Vertrag: die **Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)** nach Art. 28 DSGVO. Das Weisungsregister ergänzt diesen Vertrag. Jeder aktive Eintrag gilt als **dokumentierte Weisung** im Rahmen Ihrer AVV. Rechtlich gelten die Einträge als **Nachträge** zu Ihrer bestehenden AVV. {% hint style="info" %} Kurz gesagt: Im Weisungsregister sagen Sie Polyteia, welche Datenverarbeitung Sie in dieser Lösung erlauben. {% endhint %} ### Stellen Sie sich vor Denken Sie an ein Fahrtenbuch für ein Dienstfahrzeug. Für jede Fahrt notieren Sie: wohin, warum, mit welchem Ziel. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist. Das Weisungsregister ist ein Fahrtenbuch für Ihre Daten. Für jede Datenverarbeitung notieren Sie: welche Daten, wessen Daten, zu welchem Zweck. ### Was sind personenbezogene Daten? Personenbezogene Daten sind alle Angaben zu einer **bestimmten Person**. Mit ihnen lässt sich eine Person erkennen oder zuordnen. **Direkte Angaben**: sie benennen eine Person sofort: * Name, Anschrift, Geburtsdatum * E-Mail-Adresse, Telefonnummer * Personalausweis- oder Steuernummer **Indirekte Angaben**: sie führen über Umwege zu einer Person: * Aktenzeichen oder Kundennummern * IP-Adressen oder Standortdaten **Besonders sensible Daten** (Art. 9 DSGVO): hier gelten strengere Regeln: * Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten * Religion, politische Meinung, ethnische Herkunft {% hint style="info" %} Sobald Sie solche Daten in einer Lösung verarbeiten, brauchen Sie dafür einen Eintrag im Weisungsregister. {% endhint %} ### Wie ist das Weisungsregister aufgebaut? Das Weisungsregister ist eine einfache Liste von **Einträgen**. Jeder Eintrag beschreibt genau **eine** Verarbeitungstätigkeit. Es gibt keine Unterpunkte und keine verschachtelten Ebenen. In jedem Eintrag halten Sie fest: * **Art der Daten**: Welche Daten verarbeiten Sie? Zum Beispiel Gesundheitsdaten oder Adressen. * **Betroffene Personengruppe**: Wessen Daten sind das? Zum Beispiel Bürgerinnen und Bürger Ihrer Stadt. * **Zweck der Verarbeitung**: Warum verarbeiten Sie die Daten? Zum Beispiel für ein Infektionsmonitoring. * **Sicherheitsmaßnahmen**: Wie schützen Sie die Daten? Dieses Feld ist freiwillig. * **Datenkategorie**: Wie sensibel sind die Daten? Sie wählen eine von vier Stufen. {% hint style="info" %} **Beispiel aus der Praxis**: Ein Gesundheitsamt legt einen Eintrag an. Als **Art der Daten** trägt es „Impfstatus" ein. Als **Betroffene Personengruppe** „Bürgerinnen und Bürger des Landkreises". Als **Zweck** „Infektionsmonitoring". {% endhint %} ### Aktiv oder inaktiv Jeder Eintrag ist entweder **Aktiv** oder **Inaktiv**. Das ist wichtig: Nur **aktive** Einträge gelten als dokumentierte Weisung im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein inaktiver Eintrag bleibt gespeichert, zählt aber nicht mehr als gültige Weisung. ### Wer darf das Weisungsregister pflegen? Nur **Administratoren** einer Lösung dürfen Einträge erstellen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren oder löschen. Dabei ist jeder Administrator gleichberechtigt. Es muss nicht die Person sein, die den Eintrag erstellt hat. {% hint style="warning" %} Manche Hinweise in der Plattform sprechen noch von „Datenschutz" statt „Weisungsregister". Gemeint ist beides Mal derselbe Bereich. {% endhint %} ### Weitere Themen * [Eintrag erstellen](/web/loesungen/weisungsregister/eintrag-erstellen.md): So dokumentieren Sie eine neue Verarbeitung * [Einträge verwalten](/web/loesungen/weisungsregister/eintraege-verwalten.md): Einträge bearbeiten, aktivieren, sperren und löschen * [Übersicht und Bestätigung](/web/loesungen/weisungsregister/uebersicht-und-bestaetigung.md): Wann die Übersicht erscheint und was Sie bestätigen * [Häufig gestellte Fragen](/web/loesungen/weisungsregister/faq.md): Antworten auf häufige Fragen ### Verwandte Themen * [Lösungen](/web/loesungen.md): Wie Lösungen und Ressourcen zusammenhängen * [Datenschutz](/web/sicherheit/datenschutz.md): Allgemeine Informationen zum Datenschutz --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.polyteia.com/web/loesungen/weisungsregister.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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