> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.polyteia.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.polyteia.com/web/loesungen.md). # Lösungen Organisieren Sie Ihre Ressourcen fachspezifisch in Lösungen. Eine **Lösung** ist ein Arbeitsplatz für ein Thema, ein Projekt oder eine Aufgabe. Hier legen Sie Ihre Daten und Auswertungen ab. Und hier arbeiten Sie mit Ihrem Team daran. ### Stellen Sie sich vor Denken Sie an einen Aktenordner für ein bestimmtes Projekt. Im Ordner liegen alle Unterlagen, die dazugehören. Genau das ist eine Lösung: ein Ort für alles, was zu einem Thema gehört. Ein Beispiel: Eine Stadtverwaltung legt eine Lösung „Schulentwicklung" an. Darin sammelt sie Schülerzahlen, Auswertungen und Berichte. Alle, die am Thema arbeiten, finden hier alles an einem Ort. ### Die Ordnung: Mandant, Arbeitsbereich, Lösung In Polyteia sind Ihre Inhalte in drei Ebenen geordnet. Das schafft Übersicht, auch wenn viele Menschen mitarbeiten. {% stepper %} {% step %} **Mandant** Der Mandant ist Ihre gesamte Organisation. Zum Beispiel Ihre Stadtverwaltung oder Ihr Verein. Er umfasst alles. {% endstep %} {% step %} **Arbeitsbereich** Ein Arbeitsbereich ist eine Abteilung oder ein Fachbereich. Zum Beispiel „Schulamt" oder „Finanzen". Ein Mandant hat mehrere Arbeitsbereiche. {% endstep %} {% step %} **Lösung** Eine Lösung gehört zu einem Arbeitsbereich. Sie behandelt ein einzelnes Thema. Ein Arbeitsbereich kann viele Lösungen enthalten. {% endstep %} {% step %} **Ressourcen** In einer Lösung liegen die Ressourcen. Das sind Ihre Datensätze, Auswertungen, Berichte und Formulare. {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="info" %} Kurz gesagt: Der Mandant enthält Arbeitsbereiche. Ein Arbeitsbereich enthält Lösungen. Eine Lösung enthält Ressourcen. Der Begriff „Organisation" meint hier Ihre Einrichtung als Ganzes. Gemeint ist **nicht** die frühere Organisations-Struktur aus der alten Polyteia-Version. {% endhint %} ### Was liegt in einer Lösung? In einer Lösung erstellen und nutzen Sie vier Arten von Ressourcen: | Ressource | Wofür? | Mehr erfahren | | ---------------- | -------------------------------------------------- | ------------------------------------ | | **Datensätze** | Ihre Datenquellen verwalten | [Datensätze](/web/datensaetze.md) | | **Auswertungen** | Diagramme und Tabellen aus Daten erstellen | [Auswertungen](/web/auswertungen.md) | | **Berichte** | Auswertungen und Texte zu einem Dokument verbinden | [Berichte](/web/berichte.md) | | **Formulare** | Daten strukturiert von anderen erfassen | [Formulare](/web/formulare.md) | ### Die Seitenleiste Wenn Sie eine Lösung öffnen, sehen Sie links eine Seitenleiste. Über sie erreichen Sie schnell jeden Bereich Ihrer Lösung. Die Seitenleiste enthält folgende Einträge: * **Dokumentation**: Wichtiges Wissen rund um die Lösung festhalten * **Berichte**: Ihre Berichte verwalten * **Auswertungen**: Einzelne Auswertungen erstellen und verwalten * **Datensätze**: Ihre Datenquellen verwalten * **Datenansichten**: Gespeicherte Ansichten auf Ihre Daten * **Formulare**: Formulare zur Datenerfassung * **Weisungsregister**: Ihre Datenverarbeitung gemäß DSGVO dokumentieren * **Einstellungen**: Name, Beschreibung und Zugriff verwalten {% hint style="info" %} Berichte, Auswertungen, Datensätze, Datenansichten und Formulare stehen zusammen unter der Überschrift **Ressourcen**. So finden Sie Ihre Inhalte schnell wieder. {% endhint %} ### Wer darf was? Der Zugriff auf eine Lösung Nicht jeder soll alles dürfen. Deshalb gibt es zwei Rollen für eine Lösung. Sie legen für jede Person eine Rolle fest. {% tabs %} {% tab title="Administratoren" %} **Administratoren** verwalten die ganze Lösung. Sie dürfen: * Name und Beschreibung ändern * Personen einladen und den Zugriff verwalten * Das Weisungsregister pflegen * Alle Ressourcen bearbeiten, auch gesperrte Eine Lösung muss immer mindestens einen Administrator haben. Wer eine Lösung erstellt, ist automatisch Administrator. {% endtab %} {% tab title="Mitbearbeiter" %} **Mitbearbeiter** arbeiten an den Inhalten mit. Sie dürfen: * An allen Ressourcen arbeiten, zum Beispiel an Berichten oder Auswertungen * Eigene Ressourcen selbst sperren, um sie zu schützen Sie dürfen aber keine Personen einladen und keine Einstellungen ändern. Gesperrte Ressourcen können sie nur lesen. {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="info" %} Es gibt keine Gäste-Rolle für Lösungen. Der Zugriff läuft immer über **Administratoren** oder **Mitbearbeiter**. {% endhint %} #### Personen zu einer Lösung hinzufügen Nur Administratoren können Personen einladen. So geht das: 1. **Öffnen** Sie Ihre Lösung 2. **Klicken** Sie in der Seitenleiste auf **Einstellungen** 3. **Wechseln** Sie zum Reiter **Berechtigungen** 4. **Wählen** Sie **Administrator hinzufügen** oder **Mitbearbeiter hinzufügen** 5. **Suchen** und wählen Sie die Person oder Gruppe aus {% hint style="info" %} Sie können eine Person später zum Administrator machen. Klicken Sie dazu auf **Zum Administrator machen**. {% endhint %} ### Ressourcen sperren Manchmal möchten Sie verhindern, dass andere eine Ressource ändern. Zum Beispiel einen fertigen Bericht. Dafür gibt es das **Sperren**. Eine gesperrte Ressource können andere nur noch lesen. Bearbeiten dürfen sie nur der Eigentümer und die Administratoren. Über **Entsperren** geben Sie die Ressource wieder frei. ### Einstellungen der Lösung In den **Einstellungen** verwalten Sie Ihre Lösung. Sie erreichen sie über die Seitenleiste. Es gibt zwei Reiter: * **Einstellungen**: Name und Beschreibung der Lösung ändern * **Berechtigungen**: Personen und Gruppen den Zugriff geben ### Dokumentation Die **Dokumentation** ist ein eigener Bereich in der Seitenleiste. Hier halten Sie wichtiges Wissen zur Lösung fest. Das ist nützlich, weil neue Teammitglieder sich so schnell einarbeiten. Sie erklären zum Beispiel, woher die Daten stammen. Oder wie die Berichte zu lesen sind. Klicken Sie in den Textbereich, um zu schreiben. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. ### Das Weisungsregister Jede Lösung hat ein **Weisungsregister**. Dort dokumentieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Das verlangt die DSGVO. Sie finden es in der Seitenleiste unter **Weisungsregister**. {% hint style="info" %} Beim ersten Öffnen einer Lösung erscheint eine kurze Übersicht zum Datenschutz. Sie bestätigen sie mit **Bestätigen und fortfahren**. Erst danach sehen Sie die Inhalte der Lösung. {% endhint %} Eine vollständige Anleitung finden Sie hier: * [Weisungsregister](/web/loesungen/weisungsregister.md): Was das Weisungsregister ist und wie es funktioniert * [Eintrag erstellen](/web/loesungen/weisungsregister/eintrag-erstellen.md): So dokumentieren Sie eine Verarbeitung * [Einträge verwalten](/web/loesungen/weisungsregister/eintraege-verwalten.md): Einträge bearbeiten, aktivieren und sperren ### Ordnung mit Tags Mit **Tags** kennzeichnen Sie Ihre Ressourcen. So finden Sie zusammengehörige Inhalte schnell wieder. Wie funktioniert das? Das erklärt die Seite [Tags](/web/loesungen/tags.md). ### Verwandte Themen * [Tags](/web/loesungen/tags.md): Ressourcen mit farbigen Etiketten ordnen * [Weisungsregister](/web/loesungen/weisungsregister.md): Datenverarbeitung dokumentieren * [Datenschutz](/web/sicherheit/datenschutz.md): Allgemeine Informationen zum Datenschutz --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.polyteia.com/web/loesungen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.