Lösungen

Organisieren Sie Ihre Ressourcen fachspezifisch in Lösungen.

Eine Lösung ist ein Arbeitsplatz für ein Thema, ein Projekt oder eine Aufgabe. Hier legen Sie Ihre Daten und Auswertungen ab. Und hier arbeiten Sie mit Ihrem Team daran.

Stellen Sie sich vor

Denken Sie an einen Aktenordner für ein bestimmtes Projekt. Im Ordner liegen alle Unterlagen, die dazugehören. Genau das ist eine Lösung: ein Ort für alles, was zu einem Thema gehört.

Ein Beispiel: Eine Stadtverwaltung legt eine Lösung „Schulentwicklung" an. Darin sammelt sie Schülerzahlen, Auswertungen und Berichte. Alle, die am Thema arbeiten, finden hier alles an einem Ort.

Die Ordnung: Mandant, Arbeitsbereich, Lösung

In Polyteia sind Ihre Inhalte in drei Ebenen geordnet. Das schafft Übersicht, auch wenn viele Menschen mitarbeiten.

Mandant

Der Mandant ist Ihre gesamte Organisation. Zum Beispiel Ihre Stadtverwaltung oder Ihr Verein. Er umfasst alles.

Arbeitsbereich

Ein Arbeitsbereich ist eine Abteilung oder ein Fachbereich. Zum Beispiel „Schulamt" oder „Finanzen". Ein Mandant hat mehrere Arbeitsbereiche.

Lösung

Eine Lösung gehört zu einem Arbeitsbereich. Sie behandelt ein einzelnes Thema. Ein Arbeitsbereich kann viele Lösungen enthalten.

Ressourcen

In einer Lösung liegen die Ressourcen. Das sind Ihre Datensätze, Auswertungen, Berichte und Formulare.

Kurz gesagt: Der Mandant enthält Arbeitsbereiche. Ein Arbeitsbereich enthält Lösungen. Eine Lösung enthält Ressourcen.

Der Begriff „Organisation" meint hier Ihre Einrichtung als Ganzes. Gemeint ist nicht die frühere Organisations-Struktur aus der alten Polyteia-Version.

Was liegt in einer Lösung?

In einer Lösung erstellen und nutzen Sie vier Arten von Ressourcen:

Ressource

Wofür?

Mehr erfahren

Datensätze

Ihre Datenquellen verwalten

Datensätze

Auswertungen

Diagramme und Tabellen aus Daten erstellen

Auswertungen

Berichte

Auswertungen und Texte zu einem Dokument verbinden

Berichte

Formulare

Daten strukturiert von anderen erfassen

Formulare

Die Seitenleiste

Wenn Sie eine Lösung öffnen, sehen Sie links eine Seitenleiste. Über sie erreichen Sie schnell jeden Bereich Ihrer Lösung.

Die Seitenleiste enthält folgende Einträge:

Dokumentation: Wichtiges Wissen rund um die Lösung festhalten
Berichte: Ihre Berichte verwalten
Auswertungen: Einzelne Auswertungen erstellen und verwalten
Datensätze: Ihre Datenquellen verwalten
Datenansichten: Gespeicherte Ansichten auf Ihre Daten
Formulare: Formulare zur Datenerfassung
Weisungsregister: Ihre Datenverarbeitung gemäß DSGVO dokumentieren
Einstellungen: Name, Beschreibung und Zugriff verwalten

Berichte, Auswertungen, Datensätze, Datenansichten und Formulare stehen zusammen unter der Überschrift Ressourcen. So finden Sie Ihre Inhalte schnell wieder.

Wer darf was? Der Zugriff auf eine Lösung

Nicht jeder soll alles dürfen. Deshalb gibt es zwei Rollen für eine Lösung. Sie legen für jede Person eine Rolle fest.

Administratoren verwalten die ganze Lösung.

Sie dürfen:

Name und Beschreibung ändern
Personen einladen und den Zugriff verwalten
Das Weisungsregister pflegen
Alle Ressourcen bearbeiten, auch gesperrte

Eine Lösung muss immer mindestens einen Administrator haben. Wer eine Lösung erstellt, ist automatisch Administrator.

Mitbearbeiter arbeiten an den Inhalten mit.

Sie dürfen:

An allen Ressourcen arbeiten, zum Beispiel an Berichten oder Auswertungen
Eigene Ressourcen selbst sperren, um sie zu schützen

Sie dürfen aber keine Personen einladen und keine Einstellungen ändern. Gesperrte Ressourcen können sie nur lesen.

Es gibt keine Gäste-Rolle für Lösungen. Der Zugriff läuft immer über Administratoren oder Mitbearbeiter.

Personen zu einer Lösung hinzufügen

Nur Administratoren können Personen einladen. So geht das:

Öffnen Sie Ihre Lösung
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
Wechseln Sie zum Reiter Berechtigungen
Wählen Sie Administrator hinzufügen oder Mitbearbeiter hinzufügen
Suchen und wählen Sie die Person oder Gruppe aus

Sie können eine Person später zum Administrator machen. Klicken Sie dazu auf Zum Administrator machen.

Ressourcen sperren

Manchmal möchten Sie verhindern, dass andere eine Ressource ändern. Zum Beispiel einen fertigen Bericht. Dafür gibt es das Sperren.

Eine gesperrte Ressource können andere nur noch lesen. Bearbeiten dürfen sie nur der Eigentümer und die Administratoren. Über Entsperren geben Sie die Ressource wieder frei.

Einstellungen der Lösung

In den Einstellungen verwalten Sie Ihre Lösung. Sie erreichen sie über die Seitenleiste. Es gibt zwei Reiter:

Einstellungen: Name und Beschreibung der Lösung ändern
Berechtigungen: Personen und Gruppen den Zugriff geben

Dokumentation

Die Dokumentation ist ein eigener Bereich in der Seitenleiste. Hier halten Sie wichtiges Wissen zur Lösung fest.

Das ist nützlich, weil neue Teammitglieder sich so schnell einarbeiten. Sie erklären zum Beispiel, woher die Daten stammen. Oder wie die Berichte zu lesen sind.

Klicken Sie in den Textbereich, um zu schreiben. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Das Weisungsregister

Jede Lösung hat ein Weisungsregister. Dort dokumentieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Das verlangt die DSGVO.

Sie finden es in der Seitenleiste unter Weisungsregister.

Beim ersten Öffnen einer Lösung erscheint eine kurze Übersicht zum Datenschutz. Sie bestätigen sie mit Bestätigen und fortfahren. Erst danach sehen Sie die Inhalte der Lösung.

Eine vollständige Anleitung finden Sie hier:

Weisungsregister: Was das Weisungsregister ist und wie es funktioniert
Eintrag erstellen: So dokumentieren Sie eine Verarbeitung
Einträge verwalten: Einträge bearbeiten, aktivieren und sperren

Ordnung mit Tags

Mit Tags kennzeichnen Sie Ihre Ressourcen. So finden Sie zusammengehörige Inhalte schnell wieder. Wie funktioniert das? Das erklärt die Seite Tags.