Daten leeren

Alle Daten aus einem Datensatz entfernen, manuell oder nach Zeitplan.

Beim Leeren nehmen Sie alle Inhalte aus einem Datensatz heraus, behalten aber den Datensatz selbst. Erhalten bleiben Name, Quelle, Tags, Zugriffsrechte und Einstellungen. Entfernt werden nur die Daten (Zeilen) und das Schema (Spalten). Danach ist der Datensatz leer und bereit für einen neuen Upload, der das Schema neu festlegt.

Leeren oder löschen? Beim Leeren bleibt der Datensatz bestehen und lässt sich neu befüllen. Möchten Sie den ganzen Datensatz entfernen, lesen Sie Datensatz löschen.

Was passiert beim Leeren?

• Erhalten: der Datensatz selbst, mit Name, Quelle, Tags, Zugriff und Einstellungen.

• Entfernt: alle Daten (Zeilen) und das Schema (Spalten). Beim nächsten Upload entsteht das Schema neu.

• Auswertungen auf Basis des Datensatzes zeigen so lange keine Daten, bis Sie neue hochladen.

Das Leeren kann nicht rückgängig gemacht werden. Sichern Sie die Daten vorher, falls Sie sie noch brauchen (siehe Daten exportieren).

Wann ist das nützlich?

• Testdaten ersetzen: Sie haben Testdaten hochgeladen und starten mit echten Daten neu.

• Regelmäßige Bereinigung: Formulardaten, die nach der Verarbeitung nicht mehr gebraucht werden.

• Datenschutz: personenbezogene Daten, die nach einer bestimmten Zeit entfernt werden müssen.

Datensatz manuell leeren

1

Einstellungen öffnen

Öffnen Sie den Datensatz und wechseln Sie zum Reiter Einstellungen.

2

Datensatz leeren

Klicken Sie im Bereich Daten leeren auf Datensatz leeren.

3

Bestätigen

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Der Datensatz wird geleert.

Leerung automatisch planen

Sie können den Datensatz automatisch in festen Abständen leeren lassen. Das ist praktisch für Datensätze mit Formulardaten.

1

Leerung planen

Klicken Sie im Bereich Daten leeren auf Leerung planen.

2

Häufigkeit wählen

Wählen Sie die Häufigkeit: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.

3

Speichern

Ab jetzt wird der Datensatz automatisch nach diesem Zeitplan geleert, bis Sie den Zeitplan entfernen.

Im Bereich Daten leeren sehen Sie die nächste geplante Leerung. Über Leerungszeitplan entfernen stoppen Sie die automatische Leerung. Vorhandene Daten bleiben dabei erhalten.

Wer darf leeren?

Einen Datensatz leeren dürfen sein Eigentümer (die Person, die ihn erstellt hat) und die Administratoren der Lösung. Ist der Datensatz gesperrt, ist er vor Änderungen geschützt: Entsperren Sie ihn zuerst, um ihn zu leeren.