Datensätze

Speichern, erkunden und verwalten Sie Ihre Daten in Datensätzen.

Datensätze sind eine zentrale Ressource der Polyteia-Plattform. Ein Datensatz speichert Ihre Daten in Tabellenform, ähnlich einer Excel-Tabelle. Er ist die Grundlage für alles Weitere: Aus Datensätzen entstehen Ihre Auswertungen und Berichte. Jeder Datensatz gehört zu einer Lösung.

Ein Beispiel aus der Verwaltung

Ein Gesundheitsamt lädt eine Tabelle mit Impfzahlen hoch. Diese Tabelle ist ein Datensatz. Aus ihr entstehen später Diagramme und Berichte. So arbeiten alle mit denselben, gepflegten Daten.

Woher die Daten kommen

Sie füllen einen Datensatz auf drei Wegen:

• Datei hochladen: Sie laden eine Tabelle direkt von Ihrem Gerät hoch, zum Beispiel eine CSV- oder XLSX-Datei (bis 5 GiB). Der Datensatz übernimmt Spalten und Zeilen der Datei automatisch. Siehe Daten hochladen.

• Formulare: Ein Formular ist mit einem Datensatz verbunden. Jede Einreichung wird automatisch als neue Zeile in diesem Datensatz gespeichert. So erfassen Sie Daten strukturiert von anderen Personen.

• Zugriffsschlüssel (PAK): Mit einem persönlichen Zugriffsschlüssel spielen andere Systeme Daten automatisch über die Schnittstelle (API) ein, ohne manuellen Upload. Das eignet sich für regelmäßige, wiederkehrende Aktualisierungen. Siehe Zugriffsschlüssel.

Die vier Reiter eines Datensatzes

Wenn Sie einen Datensatz öffnen, sehen Sie vier Reiter:

Reiter	Wofür
Vorschau	Die Daten ansehen und mit Baukasten oder SQL erkunden
Dokumentation	Wissen zum Datensatz festhalten (wird automatisch gespeichert)
Metadaten	Schema, Spalten, Anzeigename und Systemname, Datentypen
Einstellungen	Datensatz leeren (Leerung) und die Aktualitätsprüfung einrichten

Wer darf was?

Datensätze haben keine eigenen Rollen. Der Zugriff ergibt sich aus Ihrer Rolle in der Lösung:

• Administratoren der Lösung: voller Zugriff, auch auf gesperrte Datensätze.

• Mitbearbeiter: Daten ansehen, hochladen und bearbeiten. Eigene Datensätze können sie sperren.

Wer einen Datensatz erstellt, ist sein Eigentümer. Mit der Sperre schützen Sie einen Datensatz vor Änderungen: Ein gesperrter Datensatz lässt sich nur noch vom Eigentümer und von Administratoren bearbeiten.

Es gibt keinen „Betrachter"-Zugriff mehr. Wer zu einer Lösung gehört, arbeitet als Administrator oder Mitbearbeiter. Mehr dazu unter Lösungen.

Das Aktionsmenü

Über das Menü ... oben rechts erreichen Sie:

• Datensatzdetails bearbeiten: Name, Quelle und Beschreibung ändern

• Daten hochladen: neue Daten einspielen (ersetzt die vorhandenen)

• Tags verwalten: den Datensatz mit Tags ordnen

• Datensatz duplizieren: eine Kopie anlegen

• Herunterladen als: Export als CSV, Excel (XLSX), Parquet oder JSON

• Datensatz-ID kopieren: die technische Kennung kopieren

• Sperren und Entsperren: den Datensatz vor Änderungen schützen

• Datensatz löschen: den Datensatz dauerhaft entfernen

Beim Hochladen von Daten kann eine Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten erscheinen. Sie bestätigen sie mit Bestätigen und fortfahren. Mehr dazu unter Weisungsregister.

Zugriff auf Datensätze

1. Öffnen Sie eine Lösung

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Datensätze

3. Sie sehen alle Datensätze der Lösung

4. Ein Klick öffnet einen Datensatz

So erstellen Sie einen Datensatz

1. Öffnen Sie eine Lösung und klicken Sie in der Seitenleiste auf Datensätze

2. Klicken Sie auf das +-Symbol

3. Geben Sie Name und Quelle ein (die Beschreibung ist optional)

4. Klicken Sie auf Datensatz erstellen

Danach laden Sie Ihre Daten hoch. Die ausführliche Anleitung finden Sie unter Datensatz erstellen.

Weitere Themen

• Datensatz erstellen: einen neuen Datensatz anlegen

• Daten hochladen: Formate, Größe und Ablauf

• Datenvorschau: Daten erkunden mit Baukasten und SQL

• Daten exportieren: Datensatz herunterladen

• Datensatz verwalten: Metadaten, Sperre, Leerung und Löschung