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# Datensätze

Speichern, erkunden und verwalten Sie Ihre Daten in Datensätzen.

**Datensätze** sind eine zentrale Ressource der Polyteia-Plattform. Ein Datensatz speichert Ihre Daten in Tabellenform, ähnlich einer Excel-Tabelle. Er ist die Grundlage für alles Weitere: Aus Datensätzen entstehen Ihre Auswertungen und Berichte. Jeder Datensatz gehört zu einer **Lösung**.

### Ein Beispiel aus der Verwaltung

Ein Gesundheitsamt lädt eine Tabelle mit Impfzahlen hoch. Diese Tabelle ist ein Datensatz. Aus ihr entstehen später Diagramme und Berichte. So arbeiten alle mit denselben, gepflegten Daten.

### Woher die Daten kommen

Sie füllen einen Datensatz auf drei Wegen:

* **Datei hochladen**: Sie laden eine Tabelle direkt von Ihrem Gerät hoch, zum Beispiel eine CSV- oder XLSX-Datei (bis 5 GiB). Der Datensatz übernimmt Spalten und Zeilen der Datei automatisch. Siehe [Daten hochladen](/web/datensaetze/daten-hochladen.md).
* **Formulare**: Ein [Formular](/web/formulare.md) ist mit einem Datensatz verbunden. Jede Einreichung wird automatisch als neue Zeile in diesem Datensatz gespeichert. So erfassen Sie Daten strukturiert von anderen Personen.
* **Zugriffsschlüssel (PAK)**: Mit einem persönlichen Zugriffsschlüssel spielen andere Systeme Daten automatisch über die Schnittstelle (API) ein, ohne manuellen Upload. Das eignet sich für regelmäßige, wiederkehrende Aktualisierungen. Siehe [Zugriffsschlüssel](/web/konto/zugriffsschlussel-pak.md).

### Die vier Reiter eines Datensatzes

Wenn Sie einen Datensatz öffnen, sehen Sie vier Reiter:

| Reiter            | Wofür                                                                    |
| ----------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| **Vorschau**      | Die Daten ansehen und mit **Baukasten** oder **SQL** erkunden            |
| **Dokumentation** | Wissen zum Datensatz festhalten (wird automatisch gespeichert)           |
| **Metadaten**     | Schema, Spalten, Anzeigename und Systemname, Datentypen                  |
| **Einstellungen** | Datensatz **leeren** (Leerung) und die **Aktualitätsprüfung** einrichten |

### Wer darf was?

Datensätze haben **keine eigenen Rollen**. Der Zugriff ergibt sich aus Ihrer Rolle in der **Lösung**:

* **Administratoren** der Lösung: voller Zugriff, auch auf gesperrte Datensätze.
* **Mitbearbeiter**: Daten ansehen, hochladen und bearbeiten. Eigene Datensätze können sie sperren.

Wer einen Datensatz erstellt, ist sein **Eigentümer**. Mit der **Sperre** schützen Sie einen Datensatz vor Änderungen: Ein gesperrter Datensatz lässt sich nur noch vom Eigentümer und von Administratoren bearbeiten.

{% hint style="info" %}
Es gibt keinen „Betrachter"-Zugriff mehr. Wer zu einer Lösung gehört, arbeitet als **Administrator** oder **Mitbearbeiter**. Mehr dazu unter [Lösungen](/web/loesungen.md).
{% endhint %}

### Das Aktionsmenü

Über das Menü **...** oben rechts erreichen Sie:

* **Datensatzdetails bearbeiten**: Name, Quelle und Beschreibung ändern
* **Daten hochladen**: neue Daten einspielen (ersetzt die vorhandenen)
* **Tags verwalten**: den Datensatz mit [Tags](/web/loesungen/tags.md) ordnen
* **Datensatz duplizieren**: eine Kopie anlegen
* **Herunterladen als**: Export als CSV, Excel (XLSX), Parquet oder JSON
* **Datensatz-ID kopieren**: die technische Kennung kopieren
* **Sperren** und **Entsperren**: den Datensatz vor Änderungen schützen
* **Datensatz löschen**: den Datensatz dauerhaft entfernen

{% hint style="info" %}
Beim Hochladen von Daten kann eine **Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten** erscheinen. Sie bestätigen sie mit **Bestätigen und fortfahren**. Mehr dazu unter [Weisungsregister](/web/loesungen/weisungsregister.md).
{% endhint %}

### Zugriff auf Datensätze

1. Öffnen Sie eine **Lösung**
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf **Datensätze**
3. Sie sehen alle Datensätze der Lösung
4. Ein Klick öffnet einen Datensatz

### So erstellen Sie einen Datensatz

1. Öffnen Sie eine **Lösung** und klicken Sie in der Seitenleiste auf **Datensätze**
2. Klicken Sie auf das **+**-Symbol
3. Geben Sie **Name** und **Quelle** ein (die Beschreibung ist optional)
4. Klicken Sie auf **Datensatz erstellen**

Danach laden Sie Ihre Daten hoch. Die ausführliche Anleitung finden Sie unter [Datensatz erstellen](/web/datensaetze/datensatz-erstellen.md).

### Weitere Themen

* [Datensatz erstellen](/web/datensaetze/datensatz-erstellen.md): einen neuen Datensatz anlegen
* [Daten hochladen](/web/datensaetze/daten-hochladen.md): Formate, Größe und Ablauf
* [Datenvorschau](/web/datensaetze/datenvorschau.md): Daten erkunden mit Baukasten und SQL
* [Daten exportieren](/web/datensaetze/daten-exportieren.md): Datensatz herunterladen
* [Datensatz verwalten](/web/datensaetze/datensatz-verwalten.md): Metadaten, Sperre, Leerung und Löschung


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