Verknüpfen in Auswertungen

Datensätze im Auswertungs-Editor Schritt für Schritt verknüpfen.

Beim Verknüpfen verbinden Sie zwei Datensätze über eine gemeinsame Spalte, den Verknüpfungsschlüssel. Das ist typischerweise eine Spalte wie ein Name, eine ID oder ein Bezirksschlüssel.

Wenn Sie mit dem Konzept noch nicht vertraut sind, lesen Sie zuerst die Grundlagen.

Wie der Abgleich funktioniert

Standardmäßig gleicht die Plattform Spalten mit gleichem Namen automatisch ab (ein natürlicher Abgleich):

• Spalten, die in beiden Datensätzen gleich heißen, werden als Verknüpfungsschlüssel verwendet.

• Gibt es mehrere gleichnamige Spalten, dienen sie alle gemeinsam als Schlüssel.

• Heißen die Schlüsselspalten unterschiedlich, legen Sie die Zuordnung über eine Bedingung selbst fest.

Die fünf Verknüpfungstypen

Den Verknüpfungstyp wählen Sie im Editor über ein Auswahlfeld neben dem verknüpften Datensatz:

• Innere Verknüpfung – behält nur Zeilen, die in beiden Datensätzen übereinstimmen (Standard)

• Linke Verknüpfung – behält alle Zeilen des linken Datensatzes und die passenden aus dem rechten

• Rechte Verknüpfung – behält alle Zeilen des rechten Datensatzes und die passenden aus dem linken

• Vollständige Verknüpfung – behält alle Zeilen aus beiden Datensätzen

• Erweitern – legt die Spalten beider Datensätze nebeneinander, ohne die Werte abzugleichen

Jeder Typ ist mit Beispieltabellen in den Grundlagen erklärt.

Erweitern nutzt keinen Verknüpfungsschlüssel. Deshalb entfällt hier der Schritt mit den Bedingungen. Verwenden Sie es nur, wenn beide Datensätze dieselbe Zeilenreihenfolge haben.

Wo finde ich das Verknüpfen?

Datensätze verknüpfen Sie im Auswertungs-Editor, im Baukasten des Reiters Daten. Ganz oben im rechten Bereich liegt der Abschnitt Datensatz. Dort wählen Sie zuerst Ihren Hauptdatensatz und fügen anschließend weitere hinzu.

Die Schaltfläche ist dieselbe und ändert nur ihre Beschriftung:

• Noch kein Datensatz gewählt → sie heißt + Datensatz auswählen.

• Sobald ein Datensatz gewählt ist → sie heißt + Datensatz verknüpfen und erscheint direkt darunter.

Schritt für Schritt

Die folgenden Schritte setzen voraus, dass Sie bereits im Auswertungs-Editor sind. Falls nicht, zeigt Auswertung erstellen, wie Sie dorthin kommen.

Als Beispiel kombinieren wir zwei Datensätze: Schulen (mit Bezirk und Schülerzahl) und Ausstattung (mit Bezirk und Anzahl barrierefreier Standorte). Ziel ist eine gemeinsame Tabelle je Bezirk.

Sie brauchen Zugriff auf alle Datensätze, die Sie verknüpfen möchten. Als Mitbearbeiter oder Administrator einer Lösung ist das bei allen Datensätzen der Lösung der Fall.

1

Basisdatensatz wählen

Klicken Sie im Reiter Daten im Abschnitt Datensatz auf + Datensatz auswählen und wählen Sie Schulen. In der Verknüpfungslogik ist das der „linke" Datensatz.

2

Datensatz verknüpfen

Klicken Sie nun auf + Datensatz verknüpfen (direkt unter dem gewählten Datensatz) und wählen Sie Ausstattung. Dieser Datensatz ist der „rechte" Datensatz.

3

Verknüpfungstyp festlegen

Wählen Sie im Auswahlfeld neben dem Datensatz den Typ. Standard ist die Innere Verknüpfung. Für eine vollständige Bezirksliste wählen Sie zum Beispiel Linke Verknüpfung, um alle Schulen zu behalten, auch wenn zu einem Bezirk keine Ausstattungsdaten vorliegen.

4

Verknüpfungsschlüssel prüfen

Heißt die Spalte in beiden Datensätzen Bezirk, wird sie automatisch abgeglichen. Sie müssen nichts weiter tun.

Heißen die Spalten unterschiedlich (zum Beispiel Bezirk und Bezirksname), klicken Sie auf die ···-Schaltfläche am verknüpften Datensatz. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Abschnitt Bedingungen. Klicken Sie dort auf Bedingung hinzufügen und ordnen Sie die beiden Spalten einander zu.

5

Ergebnis in der Vorschau prüfen

Klicken Sie auf Ausführen. Sie sehen eine gemeinsame Tabelle mit den Spalten aus beiden Datensätzen. Wo es keine Übereinstimmung gab, stehen leere Felder (null).

6

Auswertung fortsetzen

Jetzt können Sie die verknüpften Daten wie gewohnt weiterverarbeiten: Spalten auswählen, aggregieren, filtern oder als Diagramm darstellen.

Tipps für die Arbeit mit Verknüpfungen

• Gleiche Spaltennamen erleichtern den Abgleich: Heißen die Schlüsselspalten in beiden Datensätzen gleich, verknüpft die Plattform sie automatisch. Bei unterschiedlichen Namen legen Sie eine Bedingung an.

• Null-Werte lesen: Ein leeres Feld im Ergebnis bedeutet, dass es im anderen Datensatz keine passende Zeile gab.

• Mehr als zwei Datensätze: Sie können nacheinander mehrere Datensätze verknüpfen, nicht nur zwei.

• Erweitern mit Bedacht einsetzen: Erweitern gleicht die Werte nicht ab, sondern legt die Zeilen nur nebeneinander. Nutzen Sie es nur bei gleicher Zeilenreihenfolge.

So reichern Sie mit wenigen Klicks einen Datensatz um Daten aus einem anderen an, ganz ohne SQL.