Gruppen

Bündeln Sie Mitglieder eines Arbeitsbereichs in Gruppen.

Eine Gruppe bündelt mehrere Mitglieder eines Arbeitsbereichs. So vergeben Sie Zugriff für alle auf einmal.

Vergleich aus dem Alltag

Stellen Sie sich einen Verteiler in Ihrer Behörde vor. Sie schreiben eine E-Mail an „Sachbearbeitung". Alle Personen aus diesem Verteiler bekommen die Nachricht. Eine Gruppe funktioniert genauso. Sie teilen etwas mit der Gruppe, und alle Mitglieder erhalten den Zugriff.

Wann brauchen Sie das?

• Mehrere Personen brauchen immer denselben Zugriff.

• Sie wollen nicht jede Person einzeln hinzufügen.

• Ein Team wechselt oft. Sie pflegen dann nur die Gruppe.

Gruppen gehören zu einem Arbeitsbereich. Sie bündeln nur Mitglieder aus diesem Arbeitsbereich.

Gruppen finden

Gruppen verwalten Sie in den Einstellungen des Arbeitsbereichs.

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich.

2. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Verwaltung auf Mitglieder & Gruppen.

3. Wechseln Sie zum Reiter Gruppen.

Eine Gruppe erstellen

1

Gruppe anlegen

Klicken Sie im Reiter Gruppen auf Gruppe erstellen.

2

Name und Beschreibung eingeben

Geben Sie einen Namen ein. Eine Beschreibung ist möglich, aber nicht nötig.

Ein klarer Name hilft später. So weiß jeder, wofür die Gruppe da ist.

3

Speichern

Klicken Sie auf Gruppe erstellen. Die Gruppe ist nun angelegt.

Eine neue Gruppe ist zunächst leer. Mitglieder fügen Sie im nächsten Schritt hinzu.

Eine Gruppe verwalten

In der Tabelle steht neben jeder Gruppe ein Menü (drei Punkte). Dort finden Sie diese Aktionen:

• Mitglieder verwalten: Personen zur Gruppe hinzufügen oder entfernen.

• Bearbeiten: Name oder Beschreibung ändern.

• Attribute: zusätzliche Informationen zur Gruppe hinterlegen. Mehr dazu unter Attribute.

• Löschen: die Gruppe entfernen.

Mitglieder verwalten

1. Öffnen Sie das Menü der Gruppe.

2. Wählen Sie Mitglieder verwalten.

3. Suchen Sie eine Person über das Suchfeld.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um sie aufzunehmen.

5. Klicken Sie erneut, um sie wieder zu entfernen.

Die Liste zeigt nur Mitglieder des Arbeitsbereichs. Denn eine Gruppe bündelt nur Personen aus diesem Bereich.

Alle Mitglieder einer Gruppe erhalten denselben Zugriff, wenn Sie die Gruppe zu einer Lösung oder einer Auswertung einladen.

Löschen Sie eine Gruppe, entfernt das keine Person aus dem Arbeitsbereich. Es löst nur die Bündelung auf.

Tipps

• Benennen Sie Gruppen nach ihrer Aufgabe, zum Beispiel „Haushaltsplanung".

• Pflegen Sie die Gruppe statt vieler Einzelfreigaben. Das spart Zeit.