Arbeitsbereiche
Organisieren Sie Ihre Teams in Arbeitsbereichen.
Ein Arbeitsbereich ist ein eigener Bereich für ein Team. Dort arbeiten die Mitglieder gemeinsam an Lösungen.
Ein Beispiel aus der Verwaltung
In einer Stadtverwaltung arbeiten das Sozialamt, das Bauamt und das Schulamt getrennt voneinander. Jedes Amt hat eigene Mitarbeitende, eigene Daten und eigene Aufgaben. Die Unterlagen des Sozialamts gehen das Bauamt nichts an.
Ein Arbeitsbereich bildet genau diese Trennung ab: Das Sozialamt ist ein Arbeitsbereich, das Bauamt ein anderer. Jedes Amt sieht und bearbeitet nur seine eigenen Lösungen und Daten.
Wann brauchen Sie das?
Sie wollen eine Abteilung von den anderen trennen.
Nur ein Team soll bestimmte Lösungen sehen.
Sie wollen den Zugriff pro Team steuern.
Einen Arbeitsbereich öffnen
Nach dem Anmelden bringt die Plattform Sie direkt zu Ihrer Arbeit. Gehören Sie zu mehreren Arbeitsbereichen, wählen Sie unter Wählen Sie einen Arbeitsbereich einen aus. Mehr dazu unter Einstieg.
Sind Sie in einem Arbeitsbereich, wechseln Sie jederzeit oben in der Seitenleiste: Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsbereichs und wählen Sie unter Arbeitsbereich wechseln einen anderen.
Die Übersicht
In der Seitenleiste öffnen Sie mit Übersicht die Startseite des Arbeitsbereichs. Oben stehen der Name und die Beschreibung. Darunter sehen Sie:
Lösungen: die Lösungen dieses Teams als Tabelle. Über Lösung hinzufügen legen Mitglieder eine neue an.
Mit mir geteilt: Berichtsansichten, die andere für Sie freigegeben haben.
Wer den Arbeitsbereich verwalten darf, findet die Verwaltung in der Seitenleiste unter Verwaltung: Mitglieder & Gruppen und Arbeitsbereichseinstellungen.
Arbeitsbereiche erstellen und löschen
Neue Arbeitsbereiche legen Sie nicht selbst im Arbeitsbereich an. Das passiert in der Mandanten-Konsole. Dort werden Arbeitsbereiche erstellt, archiviert, gelöscht und mit Plätzen ausgestattet.
Der Grund: Ein Arbeitsbereich kostet Plätze. Deshalb steuert die Verwaltung des Mandanten das zentral.
Einstellungen des Arbeitsbereichs
Über Arbeitsbereichseinstellungen verwalten Sie einen Bereich. Die Einstellungen sind in drei Reiter aufgeteilt.
Hier ändern Sie Bild, Name und Beschreibung des Arbeitsbereichs.
Ein gutes Bild und ein klarer Name helfen allen. So finden die Mitglieder ihren Bereich schneller.
Über die Schaltfläche Attribute hinterlegen Sie zusätzliche Informationen. Mehr dazu unter Attribute.
Hier laden Sie Personen ein und entfernen sie wieder.
Per E-Mail einladen: Sie geben eine E-Mail-Adresse ein und wählen eine Rolle. Die Person bekommt eine Einladung.
Vorhandene Person hinzufügen: Sie fügen jemanden direkt hinzu, der schon zum Mandanten gehört.
Ganz oben sehen Sie die Arbeitsbereichs-Plätze. Sie zeigen, wie viele Plätze belegt sind. Sind alle Plätze belegt, können Sie keine neuen Mitglieder mehr hinzufügen. Gäste brauchen keinen Platz.
Hier bündeln Sie Mitglieder zu Gruppen. So vergeben Sie Zugriff für mehrere Personen auf einmal.
Mehr dazu unter Gruppen.
Rollen und Berechtigungen
Jedes Mitglied hat im Arbeitsbereich eine Rolle. Die Rolle legt fest, was jemand tun darf.
Admin
Verwaltet den Arbeitsbereich: Details ändern, Mitglieder und Gruppen pflegen
Mitglied
Arbeitet im Arbeitsbereich mit und erstellt Lösungen
Gast
Sieht nur, was ausdrücklich mit ihm geteilt wurde. Belegt keinen Platz
Tipps
Vergeben Sie die Rolle Admin nur an wenige Personen.
Nutzen Sie Gast für Externe, die nur einzelne Ergebnisse sehen sollen.
Geben Sie jedem Arbeitsbereich einen klaren Namen. So findet ihn jedes Team wieder.
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